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建立食品采购索证制度

第一章总则

第一条为贯彻落实国家关于食品安全的相关法律法规，严格执行行业质量标准，规范公司食品采购行为，有效防范采购过程中的各类风险，保障公司及消费者的合法权益，根据《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国产品质量法》及集团母公司关于风险防控和内控管理的要求，结合企业实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在通过建立健全食品采购索证管理机制，实现源头管控、过程监督、结果追溯，全面提升食品安全管理水平，防范系统性风险。

第二条本制度适用于公司所有部门、下属单位及全体员工，涵盖食品原料、包装材料、添加剂等所有涉及人体健康或安全产品的采购活动。业务场景包括但不限于生产加工、仓储物流、餐饮服务、员工福利等与食品直接相关的领域。任何涉及食品采购的业务流程均须严格遵守本制度的规定，确保采购行为的合法性、合规性及安全性。

第三条本制度中下列术语含义：

（一）“食品采购索证管理”是指企业在采购食品及食品相关产品时，必须向供应商索取并审核其合法资质证明、产品合格证明、检验检疫报告等文件资料，确保采购的食品符合国家法律法规及企业内部质量标准的管理活动。

（二）“采购风险”是指因供应商资质不合规、产品质量不合格、索证资料缺失或虚假等导致的食品安全事件、法律责任或经济损失的潜在可能性。

（三）“合规采购”是指企业采购行为完全符合国家法律法规、行业规范及企业内部管理制度要求，无任何违法违规或明显不当情形。

第四条食品采购索证管理应遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”原则：所有食品采购活动均须纳入索证管理范围，不留死角。

（二）“责任到人”原则：明确各级管理人员及执行岗位的索证责任，确保责任可追溯。

（三）“风险导向”原则：重点关注高风险供应商及产品，实施差异化管控措施。

（四）“持续改进”原则：定期评估索证管理有效性，优化制度流程，适应外部环境变化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司食品采购索证管理工作负总责，负责组织制定相关策略、审批重大采购决策及监督制度执行情况；分管领导为直接责任人，负责具体组织协调、资源调配及日常监督管理。

第六条设立食品采购索证管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导主持，成员包括采购部、品控部、财务部、法务部及下属单位代表。领导小组主要职能为：统筹协调全公司索证管理工作，审批重大采购风险控制方案，监督评价制度执行效果，定期召开会议研究解决重大问题。

第七条采购部为食品采购索证管理的牵头部门，负责统筹制定索证标准及流程，组织供应商资质审核，监督采购合同中索证条款的落实，定期开展专项检查及培训宣贯；品控部为专责部门，负责对采购食品的合格性进行验证，审核索证资料的技术有效性，提出改进建议；财务部负责审核索证资料的财务合规性，确保付款流程符合制度要求；下属单位及业务部门为业务执行主体，负责具体采购需求提出及索证资料的初步收集，配合相关部门完成后续审核。

第八条采购部应制定食品供应商准入标准，明确必须索证的文件清单（包括但不限于营业执照、生产许可证、食品经营许可证、产品检验报告等），并建立供应商黑名单制度；品控部应制定食品质量标准及检验方法，确保索证资料与实际产品质量一致；财务部应将索证审核结果作为付款前置条件，严禁无有效索证资料的情况下支付货款；下属单位及业务部门应确保采购需求明确、合规，并积极配合相关部门完成索证工作。

第九条基层执行岗位（如采购专员、仓库管理员、品控专员等）应严格履行以下职责：

（一）按标准索证并妥善保管文件资料，确保完整有效；

（二）发现索证问题及时上报，不得隐瞒或拖延；

（三）参与培训并签署岗位合规承诺书，自觉抵制违规行为；

（四）在职责范围内对索证资料的准确性负责。

第三章专项管理重点内容与要求

第十条供应商尽职调查管理。采购部应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、生产能力、质量管理体系等进行全面评估，重点审查其营业执照、食品生产/经营许可证、ISO体系认证等核心资质，确保供应商具备持续稳定供货及符合食品安全要求的能力。严禁向无资质或资质过期、被列入行业黑名单的供应商采购食品。

第十一条采购招标管理。金额超过XX万元的食品采购项目必须通过招标程序，公开征集供应商并择优选择；金额较小的采购可采取比选或直接采购方式，但必须严格执行供应商资质及索证要求。招标文件应明确索证标准及权重，确保评审结果兼顾价格与合规性。

第十二条索证资料审核管理。品控部应制定索证资料清单及审核标准，包括但不限于：

（一）营业执照、食品生产/经营许可证（有效期内的正副本复印件）；

（二）产品出厂检验合格报告（涵盖批次、规格、生