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企业员工出国考察违规处理办法

第一条适用范围

本办法适用于公司全体在职员工（含劳务派遣、借调人员）因执行公司指派任务，赴国（境）外开展市场调研、技术交流、商务谈判、项目考察等活动（以下简称“出国考察”）过程中，违反公司规章制度或相关法律法规的行为处理。涉及上市公司、境外子公司员工的，参照本办法执行，国家及地方另有规定的，从其规定。

第二条违规行为界定

本办法所称“违规行为”，指员工在出国考察全流程中，违反公司《员工出国（境）管理办法》《差旅费用报销制度》《境外安全管理规范》等内部制度，或违反考察目的地国家（地区）法律法规、公序良俗，或损害公司利益、形象的行为。具体包括但不限于以下情形：

（一）审批环节违规

1.未按规定提前提交《出国考察审批表》及相关材料（如邀请函、行程计划、安全承诺等），或提供虚假、伪造的审批材料（包括但不限于虚构考察目的、篡改行程时间、伪造合作方签章等）；

2.未经公司有权审批人（部门负责人、分管领导或董事长）逐级审批，擅自办理护照/签证、预订机票酒店或出境；

3.审批通过后，未在规定时间内（一般为获批后3个工作日）向公司人力资源部、合规部报备最终行程（含境外联系人、紧急联络方式等），或隐瞒关键行程信息（如非工作时间私人活动安排）。

（二）行程执行违规

1.擅自变更经审批的考察行程，包括但不限于：

-增加、减少或替换考察地点（如原计划考察A、B两国，实际仅去A国并增加C国旅游）；

-延长境外停留时间超过审批期限（因不可抗力需延期的，未在24小时内通过书面或邮件向公司报备并补办审批）；

-改变主要考察任务（如原计划为技术交流，实际主要进行私人商务活动）。

2.未遵守境外安全管理要求：

-未携带并妥善保管公司配发的安全联络设备（如卫星电话、定位手环）；

-擅自脱离考察团队单独行动（经团队负责人批准的工作需要除外）；

-进入公司禁止的高风险区域（如战争冲突区、治安混乱区）且未提前报备。

3.违反境外工作纪律：

-泄露公司商业秘密（包括技术参数、客户信息、合同条款等）或国家机密；

-与考察无关方（如竞争对手、未备案的第三方机构）进行私下接触并交换利益；

-利用职务便利为个人或他人谋取私利（如要求合作方提供免费住宿、购物折扣，或接受超过合理范围的礼品、宴请）。

（三）费用报销违规

1.虚报、冒领考察费用，包括但不限于：

-虚构或重复报销交通、住宿、餐饮等费用（如同一日重复报销机票和高铁票）；

-提供虚假票据（如购买假发票、篡改发票金额或日期）；

-超标准报销（如未按职级选择交通工具舱位、入住超出规定标准的酒店）且未提前报批。

2.挪用、侵占公司预支的考察经费（如将预支款用于非考察用途，或未在回国后5个工作日内完成报销并返还剩余款项）；

3.利用汇率差、当地货币结算漏洞套取公司资金（如故意多报外币支出，或少报实际收入）。

（四）其他违规行为

1.因个人行为导致公司被考察目的地政府、机构或合作方投诉（如违反当地环保法规、参与赌博或色情活动、发生治安案件等）；

2.未按要求提交考察报告（包括但不限于未在回国后10个工作日内提交书面报告，或报告内容虚假、敷衍，未涵盖重点考察成果、问题建议等关键信息）；

3.遗失或违规使用公司证件（如工作签证、企业认证文件），造成公司损失或声誉损害。

第三条处理程序

（一）违规行为发现

违规行为通过以下渠道发现：

1.公司内部监督：人力资源部、合规部通过行程报备核查、费用报销审核、考察报告评估等日常管理发现；

2.员工举报：公司设立专项举报邮箱（xxx@）和举报电话（XXX-XXXXXXX），接受匿名或实名举报（实名举报需提供有效线索及证明材料）；

3.外部反馈：合作方、境外机构、使领馆等第三方反馈的违规线索；

4.其他途径：如司法机关通报、媒体曝光等。

（二）初步核实

发现违规线索后，由合规部牵头，联合人力资源部、财务部组成核查小组（以下简称“核查组”），在5个工作日内完成初步核实：

1.收集基础信息（如员工身份、考察审批文件、行程记录、费用报销单等）；

2.与被举报人、相关证人（如考察团队成员、审批人）进行谈话，形成书面记录；

3.调取电子证据（如邮件、聊天记录、支付凭证、酒店/机票预订记录等）；

4.必要时联系境外合作方、使领馆核实关键信息。

初步核实后，核查组需形成《初步核实报告》，明确是否存在违规事实及涉嫌违规的具体情形；若线索不实或证据不足，予以结案并反馈相关方。