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用户操作手册编写规范

一、适用范围与核心目标

本规范适用于企业级软件产品、智能硬件设备、SaaS服务等数字化产品的用户操作手册编写工作，覆盖面向终端用户（含新手用户、进阶用户及专业用户）的全场景操作指导文档。核心目标是通过标准化编写流程与内容规范，确保操作手册具备“易读性、指导性、准确性”三大特性，帮助用户快速掌握产品功能，降低使用门槛，同时提升企业技术文档的专业形象。

二、术语定义与一致性要求

2.1关键术语标准化

操作手册中涉及的技术术语、功能名称、参数定义需与产品设计文档（PRD）、开发代码、界面交互保持绝对一致。编写前需同步产品团队获取《术语对照表》，并在手册正文前增设“术语表”章节（篇幅较小时可作为附录）。

示例：

-若产品界面按钮标注为“数据同步”，则手册中所有同类操作描述均使用“数据同步”，禁止出现“同步数据”“数据上传”等变体；

-若技术文档定义“API密钥”为“用于系统间身份验证的32位字符串”，则手册中需统一使用“API密钥”，并在首次出现时附加简要说明（如“API密钥：32位字符组成的身份验证凭证，用于调用开放接口”）。

2.2量词与单位统一

涉及数值、度量单位时，需采用国际通用标准（如时间单位“秒/s”“分钟/min”，存储单位“MB”“GB”），避免口语化表述（如“几秒钟”“大概1G”）。若产品涉及行业专有单位（如医疗设备的“mSv”），需在术语表中明确定义。

三、内容结构设计与编写要求

操作手册的内容需遵循“从全局到细节、从准备到执行、从操作到解决”的逻辑链路，核心章节建议按以下顺序编排：

3.1概述与产品简介（必选）

内容要求：

-简要说明产品核心功能与适用场景（如“XX协同办公系统适用于5-500人团队的任务分配、即时沟通与文件协作”）；

-明确目标用户群体（如“新手用户：首次使用协同工具的职场新人；进阶用户：需配置审批流程的部门管理者”）；

-列出手册阅读前提（如“需提前注册账号并完成手机验证”“硬件设备需连接稳定Wi-Fi”）。

禁止内容：避免夸大产品优势（如“全球领先”“行业第一”）或主观评价（如“操作非常简单”），保持客观描述。

3.2操作准备（必选）

内容要求：

-环境检查：列出软件运行的系统要求（如“Windows10及以上，内存≥8GB”）、硬件适配型号（如“仅支持安卓9.0以上手机”）、网络条件（如“需稳定5G/Wi-Fi，上传速率≥2Mbps”）；

-前置操作：用户需提前完成的步骤（如“登录账号后需绑定企业邮箱”“硬件需安装最新版本固件”）；

-资源准备：需提前下载的文件（如“模板文件需从‘资源中心’下载并保存至本地”）、需准备的物理材料（如“激活设备需提供购买凭证照片”）。

编写技巧：采用“检查清单”形式呈现，每项标注“必选”或“可选”，关键项用符号（★）或颜色（如红色）突出。

3.3功能模块操作指南（核心章节）

结构设计：按产品功能模块划分（如“基础功能→高级设置→数据管理”），每个模块下按“任务场景”拆分（如“创建任务→分配成员→设置提醒”）。

单任务编写规范：

-步骤描述：采用“动词+对象+结果”的句式，每一步独立成段，用“1.2.3.”序号标注。避免模糊表述（如“点击相关按钮”），需明确操作位置（如“点击页面右上角‘+新建’按钮”）、操作方式（如“长按3秒直至设备指示灯闪烁”）、预期反馈（如“提示‘创建成功’，任务自动同步至成员待办列表”）。

错误示例：“打开设置后调整参数”（未说明设置入口、参数名称及调整范围）；

正确示例：“1.登录账号后，点击首页底部‘我的’进入个人中心；2.点击‘通用设置’→‘通知提醒’；3.在‘消息推送频率’栏，滑动滑块选择‘每30分钟’（默认值为‘每小时’）；4.点击页面右下角‘保存’，提示‘设置已更新’即完成。”

-注意事项：每项操作后需标注可能导致失败的风险点（如“若未开启手机定位权限，无法获取附近门店信息”）、数据影响（如“删除文件将无法通过回收站恢复”）、安全提示（如“修改数据库配置前需联系管理员备份数据”）。

-图示辅助：关键步骤需配合截图或示意图（如界面按钮位置、硬件接口标识），图片需标注“图X-1：新建任务界面”，并在文字中指引（如“参考图X-1，按钮位置如红框所示”）。截图需裁剪冗余信息，突出操作区域（可使用箭头、圆圈标注），分辨率不低于1280×720，格式建议为PNG（避免压缩失真）。

3.4常见问题与解决方案（必选）

内容要求：

-收集产品内测、用户反馈中的高频问题（如“登录提示‘账号未注册’但已注册过