2026年公关服务公司公关物料验收管理制度.docxVIP

2026年公关服务公司公关物料验收管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为确保公关物料从制作到交付使用的全过程可控、质量达标，明确各相关部门的职责与协作流程，减少因物料问题导致的工期延误、成本浪费及客户投诉，依据公司质量管理体系及项目运营管理规范，制定本验收管理规定。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体员工，特别是项目组、创意设计部、采购部、财务部及质量管控中心。所有由公司出资或经手制作、采购、接收的公关物料，均需依照本制度进行验收。

第三条核心原则

1.质量优先原则：物料验收以符合预设质量标准为首要准则。

2.权责明确原则：明确验收环节中各岗位的职责与权限，实行分级负责制。

3.流程闭环原则：验收过程须形成完整记录，实现从申请、检验、处理到归档的可追溯管理。

4.效率合规原则：在保证质量的前提下优化流程，确保操作符合《广告法》、《知识产权法》、《产品质量法》等相关法律法规及商业合同约定。

第二章职责分工

第四条项目组

项目组为物料验收的发起方与最终使用责任方。其主要职责包括：明确物料需求与验收标准；提交验收申请；参与现场或实物验收；对物料的内容准确性、创意呈现及使用效果负主要责任；确认验收结果并负责合格物料的接收与分发。

第五条创意设计部

负责对物料的设计方案、视觉呈现、品牌元素应用、工艺实现可能性进行专业审核与确认。在验收环节，需对物料的视觉、图文内容与设计稿的一致性，以及工艺执行效果出具专业意见。

第六条采购部/供应商管理组

负责对接外部供应商，管控制作与采购过程。其主要职责包括：传递准确的制作要求与标准；监督供应商的生产过程；负责物料的初步接收与数量核对；协调处理因供应商原因导致的质量问题。

第七条质量管控中心

作为独立的质量监督部门，负责制定并维护通用物料质量标准库；对关键节点或重要项目的物料进行抽样或全面检验；对验收流程的合规性进行监督；归档重大质量问题的处理记录。

第八条财务部

根据完整的验收合格凭证，办理物料的付款结算。对未通过验收或验收文件不全的物料，有权暂停或拒绝付款。

第三章验收流程与标准

第九条验收前置管理

1.标准确认：在物料制作启动前，项目组须联合创意设计部，明确并书面确认该批物料的详细验收标准，作为后续验收依据。标准应涵盖：规格尺寸、材质工艺、色彩参数（如潘通色号、CMYK值）、图文内容、数量、包装方式、交付时间与地点等。

2.样品确认：对于大批量或重要物料，必须要求供应商提供实物样品或打样，经项目组、创意设计部签字确认后，方可进行批量生产。确认样须封存备查。

第十条验收申请

物料制作完毕或采购到货后，由采购部或供应商通知项目组。项目负责人需在计划使用时间前，填写《公关物料验收申请单》，明确物料名称、项目编号、供应商信息、申请验收时间与地点，并附上已确认的验收标准及设计源文件，发起验收流程。

第十一条验收实施

验收工作分为初步验收与正式验收两个阶段。

1.初步验收（收货核对）：由采购部与项目组指定人员共同进行。主要核对物料的外包装完好性、送货单与订单一致性、货物数量是否短缺。如发现外包装严重破损或数量短少，应立即在送货单上注明并拍照留存，同时通知供应商现场处理或出具书面说明。

2.正式验收（质量检验）：在初步验收通过后，由项目组牵头，组织创意设计部相关人员（必要时邀请质量管控中心人员）组成验收小组，依据事先确认的验收标准进行开箱检验。

内容检验：核对所有文字、图片、标识、二维码等信息是否准确无误，无错别字，无法律及合规风险。

质量检验：检查物料材质、工艺、色彩、尺寸、印刷效果、装订质量、视听文件的清晰度与完整性等是否符合标准。

感官与功能检验：检查实物观感、手感、气味（如环保要求），以及电子物料的链接有效性、交互功能等。

第十二条验收结果处理

验收小组根据检验情况，在《公关物料验收报告》中明确填写验收结论，结论分为三种：

1.合格：物料完全符合验收标准。验收人员签字确认后，项目组办理接收手续，物料可投入项目使用。

2.有条件接受（让步接收）：物料存在轻微瑕疵，但不影响核心功能与主体观感，且出于紧急使用需求。须详细记录瑕疵情况，经项目总监及以上领导书面批准后方可接收。同时，应就瑕疵问题与供应商明确责任及后续处理方式。

3.不合格：物料存在严重不符合验收标准的情形。验收报告需详细列明不合格项，并附照片等证据。物料应予以拒收，由采购部立即通知供应商，并根据合同约定启动退货、重做或索赔程序。项目组需同步启动应急预案。

第十三条验收时限

常规物料验收应在收货后2个工作日内完成。大型活动物料或紧急物料，需在收货后24小时内完成。如有特殊情况需延迟验收，项目组需提前书面说明原因。

第四章特殊物料验收管理