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2026年公关服务公司公关物料质量管理规定

第一章总则

第一条目的与宗旨

为系统性提升本公司公关物料的质量水准，规范质量问题的报告、分析与处理流程，明确相关责任，降低业务风险，维护公司专业声誉与客户权益，依据《中华人民共和国广告法》、《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司业务实际，特制定本管理规定。

第二条适用范围

本规定适用于本公司内部所有部门及全体员工，涵盖在2026年度及后续，为公司客户或自身品牌策划、设计、制作、发布、使用的全部公关物料。包括但不限于：新闻稿、白皮书、案例分析、社交媒体图文视频内容、宣传册、海报、展会展具、礼品、数字媒体广告素材、发言人讲稿、活动背景板与电子屏素材等所有对外传递信息的载体。

第三条核心原则

1.预防为主原则：强调质量源于策划与流程控制，通过前置审核与标准化作业，最大限度预防质量问题发生。

2.全员参与原则：质量是全体员工的共同责任，从客户对接、策划、创作、审核到执行，每个环节均须树立质量意识。

3.客户导向原则：所有物料的质量标准最终以符合客户合法要求、达成传播目标、保护客户及公司声誉为准绳。

4.快速响应原则：一旦发现质量问题，必须立即启动报告与处理程序，力求最小化负面影响。

5.持续改进原则：对质量问题进行根本原因分析，并系统性改进流程与标准，防止重复发生。

第四条关键定义

1.公关物料质量问题（以下简称“质量问题”）：指已产出或发布的公关物料存在不符合双方确认的brief要求、公司内部质量标准、客户合理预期、相关法律法规或公序良俗，可能或已经对客户声誉、项目目标、公司专业形象造成损害的情形。主要包括：内容事实错误、数据失实、逻辑矛盾、错别字及语法错误；版式设计与客户VI规范严重不符；图片、视频、音频质量低劣或存在版权瑕疵；表述违反法律法规或含有不当言论；印刷/制作工艺存在明显缺陷；发布渠道、时间、格式错误等。

2.重大质量问题：指可能导致或已经导致客户重大投诉、法律纠纷、媒体负面报道、广泛社会负面舆论，或造成直接经济损失超过人民币[X]元的质量问题。

3.一般质量问题：指除重大质量问题外，其他对项目效果或公司形象产生一定负面影响，但可通过补救措施有效控制的问题。

第二章组织与职责

第五条质量管理领导小组

公司设立公关物料质量管理领导小组，由公司分管运营的副总经理担任组长，成员包括创意总监、客户服务总监、运营支持部经理。其职责为：审批质量管理相关制度；督导质量文化建设；裁决重大质量问题的责任认定与处理方案；听取季度质量报告。

第六条各部门职责

1.客户服务部：作为第一责任接口，负责准确传达客户需求，参与物料各环节审核，第一时间接收并初步判断客户反馈的质量问题，牵头组织问题处理与客户沟通。

2.创意与内容部：负责物料的内容创作、设计与初稿制作，确保输出物符合创意brief与基础质量要求，对内容本身的准确性、创意性、合规性负主要责任。

3.运营支持部：设立专职或兼职质量管理员，负责维护与更新物料质量标准库；监控物料生产流程的关键节点；接收内部质量问题报告；组织一般质量问题的调查与协调；归档所有质量问题记录；编制质量分析报告。

4.媒介与公关部：负责发布环节的最终核对，对发布渠道、时间、格式等技术性错误负责；监测已发布物料的舆论反馈，及时发现潜在问题。

5.所有员工：均有责任在其职责范围内保证工作质量，并对发现的质量问题（无论是否属自身职责）有义务及时报告。

第三章质量标准与前置控制

第七条质量标准库建设

运营支持部应建立并动态更新《公关物料质量标准库》，该库应至少包含：各类型物料的内容框架指南；客户VI系统应用规范；事实与数据核查指引；法律法规红线清单（如广告禁用词、肖像权与版权指引等）；常用设计输出技术参数；印刷与制作工艺标准；发布前检查清单。

第八条流程节点审核

实施严格的“三级审核”制度：

1.一级自查：物料创作者（文案、设计师等）在提交前，必须依据标准库进行彻底自查。

2.二级互审/组长审核：项目组内非直接创作者进行交叉审核，或由创作组长进行审核，重点关注内容逻辑、创意表达与基本规范。

3.三级终审：由客户服务经理（或以上）与创意总监（或指定授权人）进行联合终审。终审必须基于客户确认的brief，并使用《发布前检查清单》逐项核对，双方签字（或电子签批）确认后方可进入制作或发布环节。重大项目的核心物料，建议增加合规审核或邀请客户进行预审。

第四章质量问题报告流程

第九条问题发现与初步报告

1.内部发现：任何员工在任一环节发现物料存在或疑似存在质量问题，应立即暂停后续流程，并在[X]小时内通过公司内部办公系统“质量问题报告模块”或邮