2026年公关服务公司公关物料储存与养护管理办法.docxVIP

2026年公关服务公司公关物料储存与养护管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为适应2026年行业发展新态势，规范本公司公关物料的科学储存与专业养护管理，确保各类物料处于最佳可用状态，降低资产损耗与浪费，保障市场活动与公关项目的顺利执行，依据《中华人民共和国产品质量法》、《中华人民共和国消防法》及相关资产管理规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司所有部门及项目组所购置、制作、接收的各类用于公关、市场、品牌活动的实体物料。包括但不限于：印刷品（宣传册、海报、年报、邀请函）、定制礼品、展示器材（易拉宝、展架、背景板）、活动道具、服装、视听资料载体（定制U盘、光盘）、样品及其他具有宣传、展示、馈赠功能的实物资产。

第三条管理原则

公关物料的储存与养护管理遵循“集中管理、分类存放、责任到人、定期维护、高效周转”的原则，确保物料的完整性、可用性与安全性，并注重环保与成本控制。

第四条管理职责

1.仓储管理部门：负责公司中心仓库的统一管理，包括物料入库验收、分类储存、日常养护、环境监控、出库审核及定期盘点，是物料储存养护的主要执行与监督部门。

2.采购/项目部门：负责物料的采购、定制与交付入库验收，提供物料的特性说明及养护建议，对专用或特殊物料的储存提出明确要求。

3.使用部门/项目组：负责按流程申领、借用物料，在使用过程中进行妥善保管，用毕及时归还，并报告损耗情况。

4.行政与财务部门：协同进行资产登记、价值管理、报废审核及安全巡查。

第二章物料入库与储存管理

第五条入库验收

所有公关物料在进入公司仓库前，必须履行入库验收程序。仓储管理员会同采购人员或项目对接人，依据采购合同或制作单，核对物料名称、规格、数量、质量。对于印刷品需检查印刷质量、装订效果；对于礼品、道具需检查完好性；对于电子载体需抽样检测可用性。验收合格后，双方在入库单上签字确认，并及时更新库存台账。不合格物料应拒收并立即联系供应商处理。

第六条分类与编码

物料入库后，仓储管理部门须对其进行科学分类与唯一编码。编码规则采用“物料大类入库年份序列号”的形式，例如“YL2026001”代表2026年入库的第一批印刷类物料。所有物料须粘贴或悬挂清晰标签，注明编码、名称、规格、入库日期及建议保存条件。

第七条储存区域规划

中心仓库应根据物料特性划分不同储存区域：

1.普通干燥区：用于存放对温湿度无特殊要求的纸质印刷品、部分塑料制品、金属制品等。须确保货架稳固，离墙离地，避免直接日晒。

2.恒温恒湿区：用于存放对环境敏感的物料，如高档艺术纸印刷品、丝绸制品、木质精密道具等。该区域应配备温湿度计，温度维持在1822摄氏度，相对湿度维持在45%55%，并配备必要的除湿、加湿设备。

3.防尘密封区：用于存放易受灰尘影响的物料，如白色或浅色织物、电子设备、开放式展示模型等，应采用密封储物箱或防尘罩进行保护。

4.贵重物品区：用于存放高单价、易损或限量版礼品、艺术品等。该区域实行双锁管理，存取需双人经手，监控全覆盖。

5.大型器材区：用于存放易拉宝、桁架、大型背景板等不规则尺寸物品，应设立专门区域或货架，防止挤压变形。

第八条堆码与摆放

物料堆码应遵循安全、稳固、整齐、节约空间的原则。重物在下，轻物在上；大件在下，小件在上。堆码高度不超过规定限高，防止倒塌。同类物料集中存放，通道宽度不得少于1米，确保畅通无阻，符合消防安全要求。

第三章物料养护管理

第九条日常养护

仓储管理员应每日巡查仓库环境，每周进行一次全面的清洁整理，保持库内整洁无尘、无虫害、无霉变。根据不同物料的特性，采取针对性养护措施：

1.纸质品：避免折叠、挤压，防止受潮、曝晒。长期储存的精品图册应竖直放置或平放于专用架，定期翻动通风。

2.织物与服装：洗净晾干后储存，使用防尘罩，放入防蛀剂，定期检查有无霉点、虫蛀。

3.金属与电子制品：保持干燥，防止锈蚀，电子类产品需定期通电检查。

4.木质与亚克力道具：避免重压和尖锐物品划伤，远离热源，防止开裂变形。

第十条环境监控

仓储管理部门负责对仓库环境进行持续监控。恒温恒湿区需每日记录温湿度数据，异常时及时调整设备。仓库内应配备足够的消防器材（灭火器、烟感报警器），禁止存放易燃易爆等危险品，每月进行一次安全检查并记录。

第十一条定期盘点与状态评估

公司实行季度小盘、年度大盘的盘点制度。由仓储管理部门牵头，财务及使用部门配合，核对实物与台账，做到账实相符。在盘点同时，应对库存物料的状态进行评估，识别出即将过期、老化、破损或技术淘汰的物料，并填写《物料状态评估报告》。

第四章物料流转与处置

第十二条领用与借用

各部门领用或借用物料，需通过公司内部管理系统提交申请，经部门负