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2026年公关服务公司公关耗材管理制度

第一章总则

第一条制度目的与依据

本制度旨在建立系统、规范的公关耗材管理体系，明确各环节职责，杜绝浪费，确保耗材供应及时、账实相符。制定依据包括《中华人民共和国公司法》、《企业内部控制基本规范》及相关财务管理制度。

第二条核心原则

公关耗材管理遵循“预算控制、计划采购、规范领用、责任到人、注重环保”的原则。所有耗材的流转均需以支持具体公关项目为目标，确保物尽其用。

第三条管理范围

本制度所称公关耗材，是指在公关活动策划与执行过程中一次性消耗或使用后形态改变、价值显著降低的物资。主要包括：

1.印刷品类：宣传册、海报、邀请函、新闻稿册、易拉宝、横幅等。

2.礼品及纪念品类：定制文创产品、商务赠品、活动纪念品等。

3.会场布置类：背景板、展架、桌椅装饰、花卉植物、一次性用具等。

4.办公支持类：专项活动使用的文具、耗材（如特定规格打印纸、墨盒）。

5.数字内容载体类：定制U盘、移动硬盘等。

6.其他为特定公关项目采购的易耗物资。

第四条管理职责

1.行政部门：作为公关耗材的归口管理部门，负责供应商管理、集中采购、入库保管、库存盘点、报废处置及制度执行监督。

2.项目部（客户服务部）：根据项目需求，提交详细、准确的耗材需求计划与预算，负责耗材的领用、现场管理与剩余物资退回。

3.财务部：负责耗材预算审核、采购款项支付、成本核算及资产价值监督。

4.采购专员（隶属于行政部）：负责执行具体采购任务，进行市场询价比价，办理采购手续。

第二章预算与计划管理

第五条预算编制

项目部在制定年度或季度项目方案时，必须包含详细的公关耗材费用预算，列明主要耗材品类、预估数量、单价及总价。预算需经项目负责人、部门总监及财务部审核批准后，纳入项目总预算。

第六条需求计划

1.常规耗材：各部门于每月25日前向行政部提交下月常规耗材需求计划。

2.项目专项耗材：项目部至少于活动开始前15个工作日，向行政部提交经审批的《专项公关耗材采购申请单》，明确品名、规格、数量、质量要求、使用日期及预算编码。紧急情况需说明理由，按特殊流程审批。

第三章采购与入库管理

第七条供应商管理

行政部负责建立合格供应商名录，对供应商的资质、产品质量、价格、交货期及服务进行定期评估。主要耗材采购应优先从合格供应商名录中选择。

第八条采购流程

1.审批：所有采购需凭经批准的《采购申请单》执行。预算内采购由部门总监及行政总监审批；超预算或预算外采购，必须报请公司分管领导批准。

2.采购：采购专员根据审批后的申请单，进行至少三家供应商的询价比价（独家代理或特定品牌除外），择优采购，并保留比价记录。单次采购金额超过人民币5000元的，需签订正式采购合同。

3.验收：耗材送达后，由行政部库管员与申请部门指定人员共同验收。核对品名、规格、数量、质量是否与申请单及合同一致。不合格品应及时退货或换货。

第九条入库管理

验收合格后，库管员须在当日办理入库手续，填写《入库单》，登记库存台账，确保账物相符。入库单需由库管员及验收人员共同签字。

第四章领用、使用与归还管理

第十条领用流程

1.领用人填写《公关耗材领用单》，注明项目编号、用途、领用数量，经项目经理审批后，至行政部领用。

2.库管员按单发货，双方当面点清，签字确认。领用单作为出库凭证。

3.对于高价值礼品等耗材，须遵循“谁领用、谁负责”的原则，实行更严格的审批。

第十一条现场使用管理

项目部须指定专人负责活动期间耗材的现场管理、分发与记录，确保按计划使用，防止丢失或滥用。

第十二条余料归还

活动结束后3个工作日内，项目部须将未使用或可重复使用的耗材（如展架、剩余礼品）清理后退还行政部仓库。库管员验收后办理退库手续，登记台账。损坏或无法再利用的物资需单独说明。

第五章库存与仓储管理

第十三条仓储规范

仓库需保持整洁、干燥、安全，物资分类存放、标识清晰。贵重耗材应设专柜保管。做好防火、防盗、防潮工作。

第十四条库存盘点

1.日常盘点：库管员每月进行一次循环抽盘。

2.定期盘点：每季度末，由行政部牵头，财务部参与，进行全面盘点。

3.盘点结果：编制盘点报告，核对账实差异。盘亏盘盈须查明原因，明确责任，按公司规定处理。差异报告需报行政总监及财务部备案。

第十五条库存控制

行政部根据历史数据和使用频率，设定常用耗材的安全库存水平，及时提出补货建议，避免断货或积压。

第六章报废与处置管理

第十六条报废标准

符合下列条件之一的公关耗材，可申请报废：

1.因项目取消或变更，且无法转用于其他项目，超过一年仍闲置的。

2.已过时、失效，无使用价值的（如印有过期活动信息的印刷品）。

3.在