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供应链管理工具手册：供应商选择到货物验收全流程指南

一、应用场景与适用范围

本工具手册适用于企业采购部门、供应链管理团队及相关部门，在开展供应商引入、合作管理及货物交付验收全流程中的规范化操作。具体场景包括：新产品开发时的供应商寻源、现有供应商绩效评估与续约、紧急采购中的供应商快速筛选、多品类/大批量货物的标准化验收等。通过统一流程与工具，保证供应商选择的科学性、合作过程的可控性及货物验收的准确性，降低供应链风险，提升采购效率与质量保障能力。

二、全流程操作步骤详解

（一）供应商选择阶段：从需求识别到签约

目标：筛选出符合企业需求、具备稳定供应能力与良好合作意愿的供应商，建立长期合作关系。

步骤1：采购需求分析与标准化

操作内容：

明确采购品类（如原材料、零部件、服务等）、规格参数（质量标准、技术要求、认证等）、数量（预估年/月采购量）、交付周期（从下单到到货的最短时间）及预算上限。

编制《采购需求说明书》，经需求部门（如生产部、研发部）负责人审批，保证需求清晰、无歧义。

输出文档：《采购需求审批表》《采购需求说明书》。

步骤2：供应商寻源与初步筛选

操作内容：

通过行业展会、专业数据库（如中国制造网、1688等公开平台）、同行推荐、主动拜访等方式收集潜在供应商名单。

根据供应商基本资质（如成立年限、注册资本、主营业务范围）进行初步筛选，排除明显不符合要求的供应商（如无相关生产资质、经营异常）。

输出文档：《潜在供应商名单》《供应商初步筛选记录表》。

步骤3：供应商资质审核与现场考察

操作内容：

要求潜在供应商提供《营业执照》《相关行业资质证书》（如ISO9001、ISO14001、产品3C认证等）、财务报表（近2年）、主要客户合作案例及产品检测报告。

对通过资质审核的供应商，组织跨部门考察小组（采购、质量、生产、技术），实地考察生产设备、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力及环保安全措施，填写《现场考察评分表》。

输出文档：《供应商资质审核表》《现场考察报告》《现场考察评分表》。

步骤4：供应商综合评估与选定

操作内容：

设定评估指标体系（权重可调整），包括：价格竞争力（30%）、质量历史（25%）、交付及时率（20%）、技术能力（15%）、服务响应（10%）。

汇总资质审核、现场考察、样品测试（如需）结果，计算综合得分，得分≥80分的供应商进入候选名单。

结合企业战略（如本地化采购、绿色供应链要求）及候选供应商报价，最终选定1-3家合作供应商，报采购负责人审批。

输出文档：《供应商综合评估表》《供应商选定审批表》。

步骤5：商务谈判与合同签订

操作内容：

与选定供应商就价格、付款方式（如账期、预付款比例）、交付条款（如运输方式、交付地点）、质量责任（如退换货标准、索赔条款）、保密协议等内容进行谈判，达成一致。

拟定《采购合同》，由法务部门审核无误后，双方签字盖章生效，合同副本分发至采购、财务、仓库等相关部门。

输出文档：《采购合同》《商务谈判纪要》。

（二）订单管理阶段：从下单到交付跟踪

目标：保证订单信息准确传递，供应商按合同要求组织生产与交付，实时跟踪进度，及时解决异常问题。

步骤1：采购订单下达与确认

操作内容：

根据《采购需求说明书》及合同条款，在ERP系统中创建采购订单（PO），注明订单号、物料编码、名称、规格、数量、单价、总金额、交付日期、交付地点、验收标准等信息。

将采购订单发送至供应商，要求供应商在2个工作日内确认（书面回复或系统确认），确认后订单生效。

输出文档：《采购订单》《订单确认函》。

步骤2：订单执行进度跟踪

操作内容：

供应商生产/备货阶段：每周通过电话、邮件或供应商portal跟踪生产进度、原材料库存情况，保证按计划推进。

物流发货阶段：供应商发货前24小时提供《发货清单》（含物流单号、货物批次、数量、预计到达时间），采购人员同步更新物流信息至ERP系统，通知仓库做好收货准备。

输出文档：《订单进度跟踪表》《物流信息跟踪记录》。

步骤3：交付异常处理

操作内容：

若供应商可能延迟交付（如生产故障、物流延误），需提前3天通知采购部门，双方协商调整交付日期或采取替代方案（如分批交付）。

若供应商未按合同约定交付（延迟超过3天、数量短缺等），采购部门发出《异常处理通知书》，要求供应商说明原因并承担违约责任（如支付违约金），同时启动应急预案（如启用备用供应商）。

输出文档：《异常处理通知书》《应急方案执行记录》。

（三）货物验收阶段：到货检验到入库管理

目标：保证交付货物符合合同约定的质量、数量要求，不合格产品及时处理，合格产品准确入库，避免后续生产或使用风险。

步骤1：到货信息核对与初步检查

操作内容：

货物到达后，仓库收货人员核对物流单信息（供应商名称、订单号、物料名称、批次号、数量）与《采购