行政办公用品采购申请表库存管理版.docxVIP

适用工作场景

适用于各类企事业单位、机关、社会团体等组织的行政办公场景，当各部门因日常办公运营、新项目启动、人员编制调整或特定工作需要，需采购办公用品时，通过库存管理版申请表实现“需求-库存-采购”闭环管理。例如：行政部门发觉打印机墨盒库存低于安全阈值，或业务部门因团队扩充需新增办公文具时，均可通过此模板规范申请流程，保证库存合理、采购高效，避免资源浪费或短缺。

操作流程详解

第一步：需求发起与部门初审

各部门根据实际办公需求（如文具、耗材、办公设备等），由指定经办人（如部门助理或*主管）填写《行政办公用品采购申请表》，明确以下信息：

物品名称（如“A4复印纸”“签字笔”“文件夹”等，需具体到品牌/型号，若无特殊要求可填写“通用”）；

规格/单位（如“500张/包”“支”“个”）；

需求数量及用途说明（如“月度报表打印，需20包”“新入职员工3名，每人1套文具”）；

紧急程度（勾选“紧急/常规/不急”，便于行政部优先处理）。

填写完成后，交由部门负责人（如*经理）审核签字，确认需求合理且符合部门年度预算。

第二步：库存核对与匹配

行政部库存管理员（如*专员）收到申请表后，通过库存管理系统或实物台账核对现有库存，重点检查：

物品当前库存数量（系统数据需与定期盘点结果一致）；

安全库存阈值（如墨盒安全库存为5支，当前库存≤3支时触发采购）；

物品有效期（如部分耗材有保质期，避免采购临近过期物品）。

核对后，若现有库存可满足需求，则通知申请部门无需采购；若库存不足或无库存，则进入下一环节，并在申请表“现有库存”栏填写实际数量，计算“建议采购数量”（需求数量-现有库存，若现有库存为0则需求数量即为建议采购数量）。

第三步：跨部门审核与审批

申请表经库存核对后，按以下流程逐级审批：

行政部审核：行政部负责人确认采购必要性、库存匹配情况及供应商选择建议（如优先从定点供应商采购），签字并标注审核日期；

财务部审核：财务部核对采购预算（是否超部门年度预算、单价是否合理），确认资金来源，签字并标注审核日期；

分管领导审批：根据采购金额（如≥5000元需分管领导签字，具体金额单位自定）及重要性，最终审批采购申请。

审批过程中若需修改，由行政部反馈至申请部门调整，直至所有环节通过。

第四步：采购执行与跟进

审批通过后，行政部根据申请表内容制定采购计划：

小额常规物品（如文具、耗材）：从定点供应商或电商平台批量采购，保证价格优惠；

大额/特殊物品（如办公设备、定制耗材）：需至少3家供应商比价，选择性价比最高且质量可靠的供应商，保留报价单作为凭证。

采购过程中，行政部需与供应商确认交货时间、地点及质量要求，保证物品按时送达。

第五步：入库验收与数据更新

物品送达后，由行政部库存管理员与申请部门经办人共同验收：

核对物品名称、规格、数量是否与申请表一致；

检查物品外观、功能是否完好（如打印机是否正常、文具是否有破损）；

验收无误后，双方在申请表“入库验收”栏签字确认，行政部即时更新库存台账（系统数据+纸质登记），标注“已入库”及入库日期，保证库存信息实时准确。

申请表模板

行政办公用品采购申请表（库存管理版）

基本信息

申请部门

申请人

联系方式（内线）

申请日期

年月日

物品信息

序号

物品名称

1

2

审批流程

部门负责人意见

签字：日期：

行政部审核意见

签字：日期：

财务部审核意见

签字：日期：

分管领导审批意见

签字：日期：

执行与记录

采购执行情况

（供应商名称、采购金额、交货日期）

入库验收

经办人签字：日期：

库存更新

系统编号：更新人：

使用要点提示

库存动态管理：行政部需每月末对办公用品进行一次全面盘点，保证系统库存与实物一致，对易损耗物品（如墨水、订书钉）每周抽查一次，避免数据偏差。

需求合理性控制：申请人需根据实际使用量提报需求，禁止“多报备用”；部门负责人需严格审核，防止重复采购（如同一物品已申请但未入库时，不得再次申请）。

审批时效要求：紧急采购（如24小时内需使用）需在申请表“紧急程度”栏标注，行政部需在4小时内完成审核并启动采购；常规采购需在3个工作日内完成所有审批流程。

采购与质量管控：优先选择环保、耐用品类（如可循环文件夹、节能硒鼓），采购时索要产品合格证；入库验收时若发觉质量问题，需在24小时内联系供应商退换，避免影响办公使用。

记录与追溯：申请表及审批记录需按部门分类存档（电子版保存3年，纸质版保存1年），便于后续统计分析办公用品使用率、采购成本等，为库存优化提供数据支持。