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专利代理机构服务规范

一、客户沟通服务规范

专利代理机构应建立标准化客户沟通机制，确保信息传递准确、透明，维护客户合法权益。

（一）咨询接待要求

1.机构应设置专门咨询岗位，由具有专利代理师资格或3年以上代理经验的人员负责。接待时间覆盖工作日9:00-18:00，非工作时间通过官方平台（如留言系统、客服信箱）接收咨询，需在次工作日12:00前响应。

2.接待人员需主动告知客户机构资质（包括专利代理机构注册证编号、执业专利代理师名单等）、服务范围及收费标准，禁止夸大代理能力或承诺“100%授权”等不实信息。

3.针对客户技术领域（如机械、电子、化学等），应匹配同领域代理师参与初步沟通，确保技术理解的专业性。接待过程需全程记录，形成《咨询记录表》，内容包括客户基本信息、技术方向、核心需求及疑问，记录保存期不少于5年。

（二）需求确认流程

1.客户明确委托意向后，机构应在3个工作日内组织专项会议，由项目负责人、技术对接代理师及客户代表共同参与，通过多轮问答方式确认以下内容：

（1）技术创新点：包括区别于现有技术的关键改进、技术效果及应用场景；

（2）保护目标：客户期望的权利范围（如产品、方法、装置等）、地域（国内/国际）及时间（是否涉及优先权）；

（3）特殊要求：如是否需要快速预审、优先审查，或对说明书附图、实施例数量有特定需求。

2.确认后需形成《技术需求确认书》，由客户签字确认，作为后续代理服务的依据。若客户技术涉及多领域交叉（如人工智能+医疗），应额外组织跨领域代理师评审，确保需求理解无偏差。

（三）风险告知义务

1.机构需以书面形式向客户说明专利申请可能面临的风险，包括但不限于：

（1）授权不确定性：基于现有技术检索结果，说明新颖性、创造性可能存在的争议点；

（2）审查周期波动：国内发明专利平均审查周期为22-30个月（优先审查可缩短至1年左右），实用新型约6-8个月，外观设计约4-6个月，但实际周期受技术复杂度、审查员工作量等因素影响；

（3）后续维护成本：授权后需缴纳年费（发明专利第1-3年年费900元/年，逐年递增），未按时缴纳可能导致权利终止；

（4）权利稳定性风险：授权后可能面临无效宣告请求，需提前告知应对策略及额外成本。

2.风险告知书需由客户签收，并存档备查。

二、代理服务全流程操作规范

（一）委托前准备

1.客户签署《专利代理委托书》后，机构需在2个工作日内核对客户提供的技术资料，包括：

（1）技术交底书（需包含技术领域、背景技术、发明内容、附图说明、具体实施方式等完整内容）；

（2）申请人身份证明文件（企业需营业执照复印件，个人需身份证复印件）；

（3）发明人名单及身份信息（需真实有效，禁止虚构发明人）；

（4）优先权证明文件（如有）。

2.若技术交底书内容不完整（如缺少具体实施例、附图模糊），应在3个工作日内书面通知客户补充，明确补充时限（一般不超过5个工作日），逾期未补充的需重新评估委托可行性。

（二）申请文件撰写规范

1.权利要求书：

（1）需遵循“从整体到具体”的逻辑，独立权利要求应覆盖发明的最宽保护范围，从属权利要求需进一步限定技术特征，形成层次化保护体系；

（2）技术特征表述需清晰、准确，避免使用“约”“大致”等模糊用语；涉及数值范围的，需明确端点值及选择依据（如实验数据支持）；

（3）化学领域专利需注明化合物的结构式、制备方法及活性数据；生物领域需说明保藏信息（如保藏单位、编号、日期）。

2.说明书：

（1）需充分公开技术方案，使本领域技术人员能够实现；对于化学配方、软件算法等，需提供具体实施例（一般不少于3个）及实验数据；

（2）背景技术部分需客观引用现有技术，避免贬低他人专利；技术效果部分需基于实验数据或理论推导，禁止主观断言“显著提升”“突破性进展”等无依据表述；

（3）附图需清晰标注各部件名称，机械领域需提供结构示意图、剖视图；电子领域需提供电路原理图、流程图；附图编号需与说明书正文对应。

3.撰写完成后，代理师需填写《文件撰写自查表》，核对法律条款（如专利法第26条关于充分公开的要求）、格式要求（如权利要求书编号连续）及技术逻辑连贯性，自查通过后提交审核。

（三）提交与审查阶段管理

1.形式审查：

（1）申请文件提交前，机构需进行形式审查，重点核对：

-申请人、发明人姓名/名称与身份证明文件一致；

-摘要字数（不超过300字）、附图（如有）是否为最能说