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2026年环保袋生产公司会议室预约使用管理制度

为规范公司会议室的预约、使用与管理工作，合理调配会议室资源，提高场地与配套设备的使用效率，保障公司生产例会、技术研讨、客户洽谈、管理培训等各类会议有序开展，结合环保袋生产企业以生产为核心、各部门协作紧密、会议类型兼具生产实操性与商务洽谈性的行业特点，以及公司日常经营管理的实际需求，特制定本制度。

本制度的制定遵循合理分配、公平使用、规范操作、责任到人、节约高效的基本原则，明确会议室使用的预约流程、操作规范、管理责任，杜绝会议室资源闲置、无序占用、设备损坏等问题，为公司各部门提供整洁、有序、功能完善的会议环境，保障各项工作沟通顺畅、高效推进。

本制度适用于公司所有正式命名的会议室及配套的办公设备、物资，覆盖公司全体在职员工、劳务派遣人员，同时适用于因业务合作、客户洽谈、参观交流等原因需使用公司会议室的外部单位人员；公司临时设置的会议场地，可参照本制度核心原则执行，由管理部门统一协调安排。

公司会议室实行**统一管理、分级使用、预约优先**的管理模式，行政部为会议室的归口管理部门，负责所有会议室的日常维护、设备检修、物资补给、预约登记、使用监督及违规处理，建立会议室使用管理档案，定期统计使用情况并优化资源调配；各部门作为使用方，需严格按本制度办理预约手续、规范使用会议室，指定专人负责会议组织与场地交接；公司高层领导可根据工作需要，协调行政部优先安排会议室使用，保障重要会议顺利开展。

结合环保袋生产企业的经营特点，会议室使用实行**优先级排序**原则，当多个部门同时预约同一会议室时，按“生产紧急协调会＞设备技术研讨会议＞质量管控分析会议＞经营管理会议＞客户商务洽谈会＞员工培训学习会”的顺序优先安排，行政部在预约登记时需明确会议类型，合理调配资源，确需调整的需提前与相关部门沟通，确保生产相关核心工作不受影响。

第一章会议室分类与使用范围

第一条会议室分类标准

公司根据场地面积、配套设备、功能定位，将会议室划分为三类，差异化满足各部门不同类型的会议需求，贴合环保袋生产、经营、管理的全流程工作特点。一类会议室为大型综合会议室，可容纳30人及以上，配备高清投影仪、音响系统、会议桌椅、白板、茶水柜等全套设备，适用于公司全员大会、生产经营总结会、外部客户大型洽谈会、员工集中培训等大型活动。

二类会议室为中型研讨会议室，可容纳10-30人，配备投影仪、白板、会议桌等基础设备，适用于公司中层管理会议、生产车间协调会、技术部工艺改进研讨会、质检部质量分析会等中等规模的工作沟通会议，是公司日常生产经营沟通的核心场地。三类会议室为小型洽谈会议室，可容纳3-10人，配备简易桌椅、白板、饮水机等基础物资，适用于部门内部小型沟通会、双人客户洽谈、岗位对接交流会等小型会议，满足日常工作的即时沟通需求。

行政部需在各会议室门口张贴**使用标识牌**，明确会议室类别、容纳人数、配套设备、管理责任人及联系电话，同时标注禁止行为与注意事项，方便各部门查看与使用；若会议室因设备检修、场地清洁等原因暂时无法使用，行政部需提前在标识牌张贴停用通知，并同步更新预约登记信息，避免无效预约。

第二条各类会议室使用范围

一类大型综合会议室主要用于公司层面的重要会议与活动，原则上仅对公司高层组织的会议、跨部门大型协调会、外部重要客户洽谈会开放使用，各部门需使用的，需提前提交书面预约申请，经行政部负责人审核、公司分管领导批准后方可安排，使用前需与行政部确认场地布置、设备调试等细节。

二类中型研讨会议室为公司日常使用频率最高的场地，主要对各部门开放，满足生产、技术、质检、销售等核心部门的工作研讨需求，生产车间因产能调整、设备故障、质量问题需召开紧急协调会的，可优先使用二类会议室，行政部需开通绿色通道，简化预约手续。

三类小型洽谈会议室实行**半开放管理**，除提前预约外，若场地空闲，各部门可临时使用开展小型沟通会，使用后需及时告知行政部登记使用信息，做好场地清洁与设备归位；外部来访的零散客户洽谈，优先安排三类会议室，由销售部或对接部门提前与行政部沟通，做好基础布置。

第二章预约流程与审批规范

第三条常规预约办理流程

公司各部门开展非紧急性会议，需按**常规预约流程**办理手续，确保会议室资源合理调配。预约发起人为部门指定的会议负责人，需提前向行政部提交《会议室使用预约申请表》，明确填写会议名称、组织部门、参会人数、会议类型、使用会议室类别、使用时间、所需设备、特殊布置要求及联系人、联系电话等核心信息，信息填写需真实、完整，不得遗漏关键内容。

预约时间需明确**具体起止时段**，精确到小时，单次常规会议使用时长原则上不超过4小时，若需长时间使用（如员工培训、大型研讨），需在申请表中注明原因，经行政部审核后安排；各部门需根据会议筹备情况