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销售业务订单处理流程模板

一、适用业务场景

二、流程操作步骤详解

步骤1：订单接收与初步审核

责任人：销售代表

操作内容：

通过客户邮件、线上系统提交或线下对接等方式接收客户订单，记录订单基本信息（客户名称、产品需求、数量、交货日期、付款方式等）。

核对订单关键信息：客户基本信息（名称、地址、联系人）是否准确完整；产品型号/规格、数量、单价是否与客户需求一致；交货日期是否符合生产周期；付款方式是否符合公司政策（如预付款比例、账期等）。

同步查询客户信用状态（财务部提供最新信用额度记录），若客户信用不足或存在未结清尾款，需先联系客户解决信用问题后方可推进。

若订单信息不全（如缺少技术参数、交货地址模糊），需在24小时内联系客户补充，保证信息准确后再进入下一步。

步骤2：订单确认与系统录入

责任人：订单专员

操作内容：

收到销售代表提交的完整订单后，进行二次审核，重点确认产品库存状态（系统查询库存量）、生产周期（若需定制产品）与交货日期是否匹配。

审核通过后，向客户发送《订单确认函》（含订单号、产品明细、总价、交货日期、付款方式、联系人信息等），请客户书面确认（邮件盖章或系统回执）。

在订单管理系统中录入订单信息，唯一订单号（规则：年份+月份+客户简称+流水号，如202405ABC001），关联客户档案、产品信息、金额、状态（初始状态为“已确认”），并同步推送至仓库、财务、生产部门（如涉及生产）。

将确认后的订单原件（或扫描件）归档至“订单-待执行”文件夹，标注归档日期。

步骤3：订单执行与进度跟踪

责任人：仓库负责人、订单专员

操作内容：

仓库备货：仓库收到系统订单指令后，根据“先进先出”原则备货，核对产品型号、数量、质量（质检报告需随货同行），若库存不足，立即反馈订单专员，由订单专员协调生产部门排期或调货，并同步更新预计交货日期。

进度跟踪：订单专员每日跟踪订单执行进度，在系统中更新状态（如“生产中”“已入库”“待发货”），每周通过邮件或客户portal向客户反馈订单状态（如“产品已完成生产，预计X月X日发货”）。

异常处理：若遇生产延迟、物流拥堵等可能影响交货日期的情况，订单专员需提前3个工作日通知客户，说明原因及新的交货时间，协商达成一致后更新订单信息并记录沟通内容。

步骤4：订单交付与客户验收

责任人：物流专员、客户联系人

操作内容：

发货准备：仓库备货完成后，物流专员根据订单地址安排物流，核对收货人信息（名称、电话、地址）、产品清单，保证包装完好、标识清晰（如“易碎”“防潮”），同时《发货清单》（随货同行）和《物流跟踪号》（同步给客户）。

物流跟踪：物流专员每日跟踪物流状态，保证货物按时送达；若遇物流异常（如地址错误、延误），立即协调物流方解决，并通知客户预计送达时间。

客户验收：货物送达后，客户现场核对产品数量、型号、外观质量，确认无误后在《发货清单》和《签收单》上签字盖章；若有问题（如破损、数量不符），需在24小时内反馈订单专员，订单专员协调仓库或售后部门处理（如补发、退货），并记录异常原因及解决方案。

签收单原件由物流专员返回，扫描后存档至“订单-已完成”文件夹，标注签收日期。

步骤5：订单归档与复盘优化

责任人：财务部、销售部

操作内容：

财务对账：财务部根据签收单和订单信息开具发票（发票信息需与客户名称、税号一致），确认收款后，在系统中更新订单状态为“已结清”。

资料归档：销售部整理订单全流程资料（订单确认函、签收单、沟通记录、异常处理报告等），按订单号分类存档（电子档+纸质档），保存期限不少于3年。

流程复盘：销售部每月组织订单复盘会，分析订单处理时长、客户反馈、异常问题类型（如信息错误、延迟交付等），提出优化建议（如简化审核流程、加强库存管理），持续迭代订单处理流程。

三、订单处理核心表单

订单号

客户名称

客户联系人

联系方式

产品名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

金额（元）

订单日期

要求交货日期

订单状态

销售代表

订单专员

仓库负责人

物流专员

财务联系人

备注

202405ABC001

*科技有限公司

*先生

5678

工业传感器

ST-2000

台

50

1200

60000

2024-05-10

2024-06-15

已结清

*张

*李

*王

*赵

*陈

含10%预付款，尾款到货付

202405DEF002

*制造厂

*女士

139

电机配件

M-350

套

100

850

85000

2024-05-12

2024-06-20

已完成

*刘

*杨

*周

*吴

*郑

定制产品，生产周期30天

四、执行关键要点

信息准确性：订单全流程需保证客户信息、产品信息、数量、金额等关键数据准确无误，任何变更需经客户书面确认及内部审批，避免因信息错误导致纠纷。

跨部门协作：销售、订单、仓库、物流