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公司技术档案管理制度

第一章总则

1.1目的

为统一公司技术档案的收集、整理、保管、利用与处置流程，确保技术资产完整、安全、可追溯，支撑研发、生产、运维、合规及知识产权管理，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度覆盖公司所有技术活动中形成的纸质、电子、多媒体及实物档案，包括但不限于研发设计、工艺工装、测试验证、设备运维、软件版本、标准规范、外来技术资料、专利交底、失效分析、客户定制需求、供应链技术协议、技术变更、项目结题报告等。

1.3基本原则

（1）全程管控：技术活动启动即同步建档，项目里程碑节点同步审核档案完整性。

（2）单源truth：一份技术数据只归口一个档案号，禁止多系统重复存储。

（3）分级保密：按商业秘密、国家秘密、个人隐私三级划定密级，动态调整。

（4）可用可验：任何授权人员3分钟内可检索到目标档案，30分钟内可验证其真伪与版本。

（5）生命周期：从“形成”到“销毁”全流程留痕，销毁前须双人评估、双人审批、双人监销。

第二章组织与职责

2.1技术档案管理委员会

主任由首席技术官兼任，成员包括档案中心、法务、知识产权、信息安全、质量、供应链、生产、售后负责人。职责：审批年度档案预算、仲裁档案归属争议、审批销毁清单、监督重大技术档案转移。

2.2档案中心

公司级唯一归口部门，设档案业务组、系统运维组、保管组。档案业务组负责制度解释、培训、考核；系统运维组负责电子档案管理系统（EDMS）及备份策略；保管组负责库房环境、介质养护、出入库登记。

2.3项目技术档案责任人（PTR）

每个立项项目须在启动5日内指定PTR，由项目经理提名、档案中心确认。PTR对该项目全部技术档案的完整性、准确性、及时性负终身责任，离职或调岗须完成“档案交接审计”方可办理手续。

2.4部门兼职档案员

各部门设1名兼职档案员，接受档案中心垂直考核，占绩效考核权重10%。职责：审核本部门移交清单、督办逾期归档、每月抽查10%借阅归还状态。

2.5信息安全部

负责电子档案加密、脱敏、水印、防勒索、防泄露；每季度进行一次渗透测试并出具报告。

2.6法务与知识产权部

负责审核对外提供档案的合法性，出具知识产权风险意见；对专利交底、软件著作权源码、技术秘密进行双重备份并封存。

第三章档案分类与代码

3.1分类维度

采用“业务-产品-阶段-专业-版本”五段式分类法，共36个一级类目、218个二级类目、1100余个三级类目。

3.2代码结构

档案号=公司代码（2位）+业务线（2位）+产品平台（3位）+阶段码（1位）+专业码（2位）+年度（2位）+流水（4位）+密级码（1位）。示例：AB01B03R010223001M。

3.3版本规则

版本号格式V主.次.修订-分支，主版本升级需档案管理委员会审批；修订仅用于勘误。

3.4外来资料编号

外来资料统一前缀“EX”，并在24小时内完成病毒查杀、密级初判、与原所有者签署使用范围协议。

第四章形成与收集

4.1形成要求

（1）任何技术文件须使用公司统一模板，模板嵌入隐形水印与二维码。

（2）电子文件须原生PDF/A格式，同时保留可编辑源文件；二维、三维图档须另存中性格式（STEP、IGES、DWF）。

（3）实验数据须同步生成哈希值并写入区块链存证节点，防止事后篡改。

4.2收集节点

立项→方案评审→详细设计→首样→小批→批产→运维→升级→项目结项。每个节点结束前，PTR须完成“节点归档包”并上传EDMS，系统自检缺项自动提醒。

4.3实时采集

研发人员每日18:00前须将当日工作日志、仿真模型、代码提交至GitLab，GitLab通过Webhook自动推送元数据到EDMS，实现“日清”。

4.4纸质补充

热敏纸、手绘草图、实验胶卷等无法原生电子化的，须在48小时内扫描600dpi以上彩色影像，同时装入无酸纸袋贴RFID标签入库。

第五章整理与编目

5.1整理原则

“谁形成、谁整理；谁受益、谁审核”。整理包括排序、剔除重份、补页、编页码、加盖档号章、装盒、填写备考表。

5.2目录深度

纸质档案要求三级目录：盒级、册级、文件级；电子档案要求文件级、字段级双目录，字段级支持全文检索。

5.3元数据规范

必填18项：档案号、题名、责任者、日期、密级、页数、份数、载体、格式、哈希、关键词、项目号、阶段、专业、版本、存放位置、保管期限、开放范围。

5.4自动分类

EDMS采用NLP引擎对文本进行语义分析，自动推荐分类号，推荐准确率≥92%，人工仅需确认。

5.5质量抽检

档案中心每月随机抽取5%新归档档案，错误率＞1%则整批退回，并扣减PTR当月绩效5%。

第六章