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办公室档案管理制度办公室档案管理制度

第一章总则

1.1为统一公司纸质与电子档案的收集、整理、保管、利用与销毁流程，确保信息完整、真实、可用、安全，依据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和保管期限规定》及公司信息安全政策，特制定本制度。

1.2本制度所称“档案”系指公司在研发、生产、经营、管理、财务、人事、法务、行政等活动中直接形成的、具有保存价值、已办理完毕且经过系统整理的各种文字、图表、声像、实物、电子数据及其元数据。

1.3本制度适用于公司总部、各分支机构、项目组及合资公司；外包团队产生的属于公司产权的文件，参照本制度执行。

1.4档案管理实行“统一领导、分级管理、谁形成谁负责、管办分离、全程留痕”的原则，确保“应归尽归、应收尽收、应管尽管、方便利用”。

第二章组织与职责

2.1董事会：审议批准档案管理制度、年度档案工作计划及重要档案的出境、转让、销毁事项。

2.2档案管理委员会（以下简称“档委会”）：由行政中心、财务中心、法务中心、信息中心、人力资源中心、审计部及业务条线负责人组成，每季度召开一次会议，统筹解决跨部门档案争议、密级变更、重大数字化项目立项。

2.3档案室（隶属行政中心）：为公司档案业务归口管理部门，设档案室主任、专职档案管理员、数字化加工员、系统运维员岗位，编制不少于3人，履行下列职责：

a)制定、解释、修订档案分类方案、档号编制规则、元数据标准、保管期限表；

b)指导、监督、检查各部门预立卷、归档、移交、借阅、销毁工作；

c)负责库房七防（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防高温）及电子档案四性（真实性、完整性、可用性、安全性）技术保障；

d)组织档案鉴定、开放、编研、统计与培训；

e)对接国家综合档案馆，办理移交、进馆、出境审批。

2.4各部门负责人：为本部门档案管理第一责任人，指定一名兼职档案员，人员名单报档案室备案；确保本部门在业务系统上线、合同签订、项目验收、离职交接等关键节点同步完成预立卷与归档。

2.5项目组：从立项开始即建立“项目档案包”，指定文档控制工程师，按照《项目文件控制计划》进行编号、版本管理、竣工移交；未移交即解散的项目，项目经理承担连带责任。

2.6员工个人：对本人经办的业务文件负有初始整理义务，确保字迹清晰、签章齐全、无涂改；离职时须完成《离职文件交接清单》，否则人力资源中心暂缓办理最后工资及证明。

第三章文件生命周期与归档范围

3.1文件生命周期划分为“形成—流转—办结—预立卷—归档—保管—鉴定—销毁/进馆”八个阶段，任何部门不得跨越“预立卷”直接销毁。

3.2归档范围采用“正面清单+负面清单”模式：

a)正面清单：公司级规章制度、股东会董事会监事会决议、年度经营计划、年度财务报告、审计报告、税务报表、重大合同、诉讼仲裁案卷、知识产权案卷、投融资尽调材料、人事任免、薪酬方案、社保公积金台账、客户及供应商评级、质量事故调查报告、环境健康安全评估、信息系统需求与验收、研发立项与结题、工程设计底图、竣工图、声像档案、实物奖牌印章等；

b)负面清单：草稿、重复件、无查考价值的事务性通知、私人信件、外部公开报刊、已全文数字化且校验正确的纸质打印件（经档案室审批后可直接销毁）。

3.3保管期限划分为永久（Y）、长期（30年，C30）、短期（10年，C10）、定期（3年，C3）四档，具体以《保管期限表》为准；任何部门不得擅自缩短或延长。

第四章预立卷与整理规则

4.1预立卷：文件办结后5个工作日内，由经办人按“事项—项目—时间”顺序装入预立卷盒，填写《预立卷封面》，注明部门、责任人、起止日期、份数、密级、载体类型；涉密文件须同步在封角加盖密级章。

4.2档号结构：全宗号—年度—分类号—项目号—案卷号—件号，共六段14位，示例：A01—2025—2.1—XM03—005—012；分类号采用“职能—业务”双层编码，第一层1位数字代表职能，第二层1位数字代表业务，共24大类108小类。

4.3装订：永久与长期保存的纸质档案采用“三孔一线”左侧装订，棉线直径0.5mm，结头置于背面；短期可用不锈钢订书钉，但不得钉压字迹；热熔胶、塑料螺旋、活页夹一律禁用。

4.4页码编写：凡有图文页面均需编页，空白页不编；正面右上角、背面左上角；出现错编用红笔划“×”并加盖校正章。

4.5图纸折叠：A0、A1图纸按手风琴式折成A4幅面，图签栏外露，右侧距边缘10mm处粘贴75g牛皮纸标签，注明档号、图名、图号、比例、张次。

4.6电子文件命名：档号_文件标题_形成日期_版本号，示例：A01-2025-2.1-XM03-005-012_会议纪要V1.0；扫描件采用PDF/A-2b格式，分辨率≥300dpi，OFD双轨保存