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有关各分公司新增新人报备的制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等相关国家法律法规，以及集团母公司关于强化内部管控、防范经营风险的整体部署，结合公司实际情况，为规范各分公司新增人员报备管理，防控相关专项风险，提升人力资源管理效能，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部各部门、各下属单位及全体员工，覆盖各分公司新增人员的入职报备、信息核实、动态管理等全流程业务场景，以及与新增人员相关的招聘、用工、合规审查等环节。

第三条本制度中下列术语含义：

（一）“新增人员报备管理”指公司为掌握各分公司新增人员情况，按照规定流程及时、准确、完整地提交人员信息，并接受监督、核查、管理的系统性工作。

（二）“专项风险”指新增人员报备过程中可能出现的合规风险、操作风险、信息安全风险等，包括但不限于信息不实、招聘违规、用工不合规等情形。

（三）“XX合规”指新增人员报备管理须符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保人员资质真实、招聘过程合法、用工行为规范。

第四条新增人员报备管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则，确保报备工作标准化、规范化、制度化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对新增人员报备管理负总责，统筹决策、资源配置及重大风险处置；分管人力资源、运营等业务的领导为直接责任人，负责制度落地、监督考核及日常管理。

第六条公司设立新增人员报备管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，人力资源部、合规管理部、财务部、信息技术部等部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调新增人员报备管理工作，审批重大事项，监督制度执行，定期评估管理效果。

第七条人力资源部为新增人员报备管理的牵头部门，负责：

（一）统筹制定和完善新增人员报备管理制度、操作流程及考核标准；

（二）组织开展新增人员报备的业务培训、宣贯和指导；

（三）监督各分公司新增人员报备工作的落实情况，开展定期检查和风险排查；

（四）建立新增人员报备管理台账，统计分析报备数据，定期向领导小组汇报。

第八条合规管理部为新增人员报备管理的专责部门，负责：

（一）审核新增人员报备的合规性，包括人员资质、招聘流程、用工条件等；

（二）优化新增人员报备管理流程，识别并处置相关领域的专项风险；

（三）组织编制合规审查指引，指导各分公司规范报备行为。

第九条各分公司为新增人员报备管理的业务部门，负责：

（一）按照公司制度要求，及时、准确提交新增人员报备信息；

（二）落实新增人员招聘、入职、档案管理等环节的合规要求；

（三）配合人力资源部、合规管理部开展报备核查和风险处置工作。

第十条基层执行岗位（如招聘专员、人事助理等）为新增人员报备管理的执行主体，负责：

（一）严格遵守岗位合规承诺，确保报备信息的真实性和完整性；

（二）及时上报新增人员报备过程中发现的异常情况或风险隐患；

（三）配合上级部门开展合规审查、风险排查及整改工作。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条新增人员资格审核。各分公司在提交新增人员报备前，须核实其身份信息、学历证明、职业资质等材料的真实性，确保符合岗位要求及法律法规规定。严禁虚构、伪造或篡改人员信息。

第十二条招聘流程规范。新增人员招聘须遵循“内部推荐、外部招聘、背景调查、合规审查”等流程，确保招聘过程公平、公正、透明。禁止存在利益输送、虚假宣传、歧视性招聘等行为。

第十三条用工合同管理。新增人员入职后须依法签订劳动合同，明确岗位职责、薪酬福利、试用期等条款。合同签订须经合规管理部审核，确保符合劳动法律法规及公司制度要求。

第十四条劳务派遣管理。涉及劳务派遣的新增人员，须严格按照《劳动合同法》及相关法规执行，避免出现“假外包、真派遣”等违规用工情形。

第十五条社保公积金缴纳。新增人员入职后须依法缴纳社会保险和住房公积金，确保缴费基数、比例、时间等符合规定。禁止存在漏缴、少缴、瞒报等行为。

第十六条商业秘密保护。新增人员须签署保密协议，明确商业秘密范围及保护义务。各分公司应加强保密培训，防范商业秘密泄露风险。

第十七条信息安全管控。新增人员报备信息涉及敏感数据，须采取加密存储、权限控制等措施，防止信息泄露或被不当使用。

第十八条劳动争议预防。各分公司应建立健全劳动争议预防机制，及时化解新增人员用工纠纷，避免引发群体性事件或法律诉讼。

第四章专项管理运行机制

第十九条制度动态更新机制。人力资源部、合规管理部应根据国家法律法规、行业政策及公司业务变化，每年对新增人员报备管理制度进行评估，必要时组