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来宾市会议制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国企业内部控制法》《企业风险管理基本规范》等行业法律法规及企业内部治理要求制定，结合来宾市地方产业发展特点及企业业务拓展需求，旨在规范会议管理流程，防控会议组织过程中的合规风险、安全风险及资源浪费风险，提升会议效率与决策质量，保障企业战略目标的顺利实现。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工参与的各类会议活动，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题研讨会、部门例会、客户接待会、培训会议等，覆盖会议的策划、组织、实施、总结等全生命周期管理。

第三条本制度下列术语含义：

（一）“XX专项管理”指企业针对特定领域（如会议管理）的风险识别、控制、监测与改进的系统性管理活动，通过制度约束与技术手段实现管理目标。

（二）“XX风险”指会议管理过程中可能引发经济损失、声誉损害、合规违规或安全生产事故的潜在不确定因素，如信息泄露风险、场地安全风险、决策延误风险等。

（三）“XX合规”指会议活动严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保决策程序、权限设置、资源使用等环节合法合规。

第四条会议管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：

（一）全面覆盖：所有会议活动均须纳入制度管控范围，无死角、无例外；

（二）责任到人：明确各级组织及岗位的会议管理职责，实现责任闭环；

（三）风险导向：重点防控高风险环节，优先化解重大风险隐患；

（四）持续改进：定期评估会议管理效果，优化流程与机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为本单位会议管理的第一责任人，对会议管理的总体有效性负最终责任；分管领导为直接责任人，负责分管领域会议活动的日常监督与决策审批。

第六条设立来宾市会议管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括总部各职能部门负责人及下属单位主要负责人。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹协调全公司会议管理工作，制定会议管理策略；

（二）审批重大会议的议题、预算及组织方案；

（三）监督评估各级会议管理制度的执行情况，提出改进要求。

第七条明确三类主体的职责分工：

（一）牵头部门（会议管理办公室）：负责会议管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯，定期汇总分析会议管理数据，提出优化建议；

（二）专责部门（办公室、法务部、安全部等）：分别负责会议活动的合规审核、流程优化、风险处置，提供专业支持；

（三）业务部门/下属单位：落实本单位会议管理要求，开展日常风险防控，确保会议活动符合制度规定。

第八条基层执行岗位（如会务人员、参会人员）的合规操作责任：

（一）会务人员须严格执行会议审批程序，核实参会人员资质，确保会议信息保密；

（二）参会人员应遵守会议纪律，规范使用会议资源，及时反馈问题与建议；

（三）所有岗位须签署岗位合规承诺书，明确违约责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条会议分类管理：根据会议性质、层级、参与人数等标准，将会议分为战略决策类、业务执行类、外部交流类等，并制定差异化管控措施。

第十条议题管理：会议议题须提前提交，经审批后方可列入议程，确保议题必要性、前瞻性，避免议题冗余或偏离主题。

第十一条预算管理：重大会议须编制专项预算，明确场地、设备、差旅等费用标准，经财务部门审核后执行，严禁超预算支出。

第十二条审批管理：会议组织需履行分级审批程序，一般会议由部门负责人审批，重要会议由分管领导审批，重大会议由主要负责人审批。

第十三条场地安全管理：会议场所须符合消防安全要求，提前开展安全检查，设置应急通道标识，明确用电、用火规范，必要时配备专业安保人员。

第十四条信息保密管理：涉密会议须采取物理隔离、技术防护等保密措施，参会人员须签署保密承诺，会议记录按密级管理。

第十五条资源节约管理：推行电子化会议，减少纸张使用，合理配置设备资源，倡导绿色会议理念，避免资源浪费。

第十六条决策跟踪管理：会议形成的决议须明确责任部门、完成时限，由牵头部门纳入绩效考核，确保决策落地见效。

第四章专项管理运行机制

第十七条制度动态更新机制：每年组织牵头部门对会议管理制度进行评估，结合法规变化、业务需求及时修订，确保制度适用性。

第十八条风险识别预警机制：每季度开展会议管理风险排查，运用风险矩阵模型进行分级评估，对高风险环节发布预警通知，制定专项防控方案。

第十九条合规审查机制：将会议合规审查嵌入业务流程，未经审批的会议不得召开，重大会议方案须经法务部门前置审核，明确“未经审查不得实施”原则。

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