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会务活动承办协议

一、协议主体：明确合作双方的基本信息

协议的开篇，首要任务是明确合作双方的身份。这不仅是法律关系确立的基础，也是后续责任追溯的依据。

甲方（通常为活动主办方）：应载明其法定全称、统一社会信用代码、法定代表人或授权代表姓名及职务、联系地址、邮政编码、联系电话、电子邮箱等信息。若甲方为临时性组织或项目组，需明确其背后的实际责任主体或上级单位。

乙方（通常为会务活动承办方）：同样需要准确提供上述基本信息。特别需要注意的是，乙方应具备相应的会务服务资质和能力，必要时甲方可要求乙方提供相关证明文件，如营业执照、相关行业许可等，以确认其履约能力。

在确认主体信息时，务必保证准确无误，避免因错别字或信息不全导致后续法律文书送达困难或主体认定不清。

二、活动概况：勾勒合作的核心轮廓

活动概况是协议的“眼睛”，需要清晰、准确地描述合作的核心内容，让双方对合作标的有一致的认知。

活动名称：必须与最终对外宣传和举办的活动名称一致。

活动主题：简要概括活动的核心思想或主要议题。

活动时间：明确活动的具体举办日期、时间，包括签到、开场、各环节及结束的大致时间安排，建议精确到小时。

活动地点：详细说明活动举办的具体场馆、楼层、会议室名称等，如有多个场地，需分别列明。

活动规模：预估参与人数，包括嘉宾、听众、工作人员等，这直接关系到场地选择、物料准备、餐饮安排等多个方面。

活动主要内容：简要描述活动的形式（如会议、论坛、研讨会、展览、发布会等）、主要议程、拟邀请嘉宾（如有重要嘉宾，可作为附件列明）等。

此部分内容应尽可能具体，避免模糊不清的表述，以减少后续执行中的理解偏差。

三、服务内容与要求：界定承办方的核心职责

这是协议中最为核心和复杂的部分，需要详尽列出乙方（承办方）应提供的各项服务内容、具体标准和质量要求。这部分内容建议尽可能细化，并可根据实际情况附列详细的《服务清单》或《工作方案》作为协议附件。常见的服务内容包括：

1.场地策划与布置：场地的选择建议与预订、会场整体氛围设计、舞台搭建、背景板制作与安装、灯光音响视频设备租赁与调试、桌椅摆放、指示系统设置、鲜花绿植布置等。需明确具体材质、规格、数量、品牌要求（如对音响设备的品牌有要求）。

2.物料设计与制作：会议手册、嘉宾证、参会证、邀请函、易拉宝、横幅、礼品等物料的设计、制作、印刷与分发。设计稿的确认流程、制作材质、数量、交付时间等需明确。

3.嘉宾与参会人员服务：嘉宾的邀请协助、接送安排、住宿餐饮协调、陪同服务；参会人员的报名系统搭建与管理、注册签到、信息咨询、引导服务等。

4.餐饮与茶歇服务：若包含餐饮，需明确餐标、用餐人数、用餐形式（自助餐、围餐等）、特殊饮食需求（如清真、素食）的处理、茶歇的频次与标准。

5.交通与住宿安排：若涉及，需明确为特定人员（如重要嘉宾）提供的交通方式、车辆标准、住宿酒店的星级、房型、房价及预订服务。

6.活动流程执行与现场协调：制定详细的活动执行手册、现场总控、各环节衔接、工作人员配备与管理、应急处理预案等。

7.宣传推广协助：如乙方负责部分宣传推广工作，需明确推广渠道、内容、频次、预期效果等。

8.摄影摄像与后期制作：活动全程摄影、摄像，以及后期的视频剪辑、照片精修、光盘或电子版交付等。

9.其他服务：如翻译服务、速记服务、礼仪服务、安保服务、保洁服务等。

对于各项服务的标准，应尽可能量化或明确可衡量的指标，避免使用“优质”、“良好”等主观性词汇。

四、费用及支付：明确合作的经济关系

费用条款直接关系到双方的经济利益，是协议的关键条款之一，务必清晰、准确。

费用总额：明确本次会务活动承办服务的总费用。

费用明细：应以列表形式详细列明各项服务的具体费用构成，如场地布置费、物料制作费、设备租赁费、人员服务费、餐饮费、税费等。各项费用应尽可能细化到具体服务项目的单价、数量和小计。

额外费用：约定如因甲方原因导致服务内容增加、标准提高或活动规模扩大等产生的额外费用如何处理，通常需甲方书面确认后方可发生并计入总费用。

支付方式：明确是银行转账、支票还是其他方式，并提供乙方的收款账户信息（户名、开户行、账号）。

支付期限：分阶段支付的，需明确各阶段付款的比例、金额及支付条件（如合同签订后X日内支付预付款XX%，活动举办前X日内支付中期款XX%，活动结束后X日内支付尾款XX%）。支付条件应具有可操作性，如“活动结束”是指活动当天结束还是乙方提交总结报告并经甲方确认后。

五、双方权利与义务：平衡合作关系的保障

明确双方的权利与义务，是确保合作顺利进行的基础。

甲方权利与义务：

*权利：对乙方的服务过程进行监督、检查和指导；对乙方提交的方案、设计稿等进行审核与确认；按照协议约定接收乙方提供的服务并获取相关成果；在乙方未按