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日本检查官制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，同时遵循集团母公司关于风险防控与合规经营的管理要求，结合公司内部提升治理水平、强化专项风险管控的实际需求，旨在规范日本检查官制度的实施流程，确保业务合规性，防范法律风险，促进公司稳健发展。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖业务覆盖日本市场的所有场景，包括但不限于市场准入、合同履行、财务结算、知识产权保护、数据合规等环节。

第三条本制度中的核心术语定义如下：

（一）“日本检查官制度专项管理”指公司为适应日本法律法规要求，设立的针对日本市场业务的风险识别、合规审查、执行监督及持续改进的管理体系。

（二）“专项风险”指在执行日本检查官制度过程中可能引发法律纠纷、行政处罚或经济损失的风险，包括但不限于行政检查风险、数据泄露风险、知识产权侵权风险等。

（三）“XX合规”指公司在日本市场运营需严格遵守的法律法规及行业规范，包括但不限于《日本反垄断法》《日本个人信息保护法》等。

第四条专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。全面覆盖要求所有日本市场业务均纳入管理范围；责任到人要求明确各级管理及执行主体的职责；风险导向要求优先管控高风险领域；持续改进要求动态优化管理机制以适应变化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司日本检查官制度的实施负总责，领导制度顶层设计及重大风险决策；分管领导为直接责任人，负责专项管理日常工作的组织协调与监督考核。

第六条设立日本检查官制度专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调制度实施，审批重大风险处置方案，开展年度监督评价。

第七条领导小组下设办公室，挂靠法务合规部，负责具体事务执行，包括制度修订、风险排查、培训宣贯、数据统计等。

第八条牵头部门（法务合规部）职责：

（一）组织制定和完善日本检查官制度相关管理细则；

（二）统筹开展专项风险识别与评估，定期发布风险预警；

（三）负责对各部门专项管理落实情况进行监督考核；

（四）组织开展全员培训，提升合规意识。

第九条专责部门职责：

（一）业务合规审核：采购部负责供应商尽职调查、招标流程合规审查；财务部负责资金审批权限、税务合规管理；IT部负责数据安全与跨境传输合规；知识产权部负责专利商标保护与侵权风险防控。

（二）流程优化：根据日本监管动态，提出业务流程改进建议，推动合规化改造。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）落实领导小组及牵头部门的部署要求，制定本领域具体实施细则；

（二）开展日常风险排查，及时上报异常情况；

（三）确保员工合规操作，配合完成检查与整改。

第十一条基层执行岗责任：

（一）签署岗位合规承诺书，熟知业务操作规范；

（二）发现风险或违规行为时，及时向直接上级或牵头部门报告；

（三）按规定流程处理业务，不得擅自变更操作标准。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条市场准入合规管理：

（一）业务操作合规标准：日本业务开展前需完成法律法规尽职调查，确保符合《日本企业法》《日本反垄断法》等要求；

（二）禁止性行为：严禁通过贿赂获取不正当竞争优势，严禁违反本地劳动力法规；

（三）重点防控：关注行政检查频次，提前准备合规材料。

第十三条供应商尽职调查：

（一）合规标准：严格审查供应商的资质、商业信誉及社会责任表现，确保其符合日本《反腐败法》等要求；

（二）禁止性行为：严禁与有不良记录的供应商合作，严禁利益输送；

（三）重点防控：定期复核供应商合规状态，动态调整合作策略。

第十四条招标采购规范：

（一）合规标准：遵循《日本招标法》流程，确保公开透明；采用电子招标系统提升效率；

（二）禁止性行为：严禁围标串标，严禁泄露标底；

（三）重点防控：对评标过程实施监督，防止权力寻租。

第十五条资金审批权限管理：

（一）合规标准：严格执行日本《外汇法》及公司内部资金授权制度，大额支出需经领导小组审批；

（二）禁止性行为：严禁虚假交易套现，严禁挪用公款；

（三）重点防控：建立资金流向监控机制，定期核对账实。

第十六条税务合规要求：

（一）合规标准：聘请本地税务顾问，确保增值税、所得税等按日本税法申报；

（二）禁止性行为：严禁偷税漏税，严禁虚开发票；

（三）重点防控：关注日本税改动态，及时调整税务策略。

第十七条数据合规管理：

（一）合规标准：遵守