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商户档案管理制度

一、总则

商户档案是企业在与商户建立合作关系过程中形成的一系列具有保存价值的文件材料，是企业经营管理活动的重要基础信息。为规范商户档案管理，确保商户信息的真实、完整、安全与有效利用，保障企业业务的稳健开展和风险的有效控制，特制定本制度。本制度适用于企业内所有与商户管理相关的部门及人员，旨在通过系统化、规范化的档案管理，提升商户服务质量与决策支持能力。

二、管理职责

（一）档案管理部门

档案管理部门是商户档案的归口管理部门，负责统筹规划商户档案管理工作，制定和完善相关制度与操作流程，并对各业务部门的档案收集、整理、归档工作进行指导、监督与检查。同时，承担档案的接收、保管、利用、鉴定与销毁等核心管理职能，确保档案管理工作的有序进行。

（二）业务部门

各业务部门（如招商部、运营部、风控部等）是商户档案信息的产生和收集部门。部门人员在与商户的日常接触和业务往来中，需及时、准确地收集各类商户信息资料，并按照本制度规定的要求进行初步整理、核对与移交，对所提供档案材料的真实性、完整性负责。

（三）信息技术部门

信息技术部门负责为商户档案管理提供必要的系统支持与技术保障，确保档案管理系统的稳定运行、数据安全及功能优化，协助档案管理部门实现档案的电子化存储与检索。

三、档案的建立与归档

（一）归档范围

商户档案归档范围应全面覆盖商户从准入到合作终止的整个生命周期，主要包括但不限于：