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材料询价方案

引言

在任何工程项目或生产运营活动中，材料成本往往占据总投入的相当比重。因此，规范、高效、严谨的材料询价工作，是保障采购质量、控制项目成本、提升整体经济效益的关键环节。本方案旨在建立一套系统化的材料询价流程与方法，确保询价过程的公平、公正、公开，并最终实现最优性价比的材料采购目标。

一、询价总则

1.1目的与意义

明确材料询价的核心目的在于通过多渠道、多方式的价格征询与比较，获取符合质量要求、交付周期及服务标准的材料最低合理价格，同时评估潜在供应商的综合实力与合作风险，为采购决策提供科学依据。

1.2基本原则

合规性原则：询价过程需严格遵守国家相关法律法规及公司内部采购管理制度，杜绝任何形式的舞弊行为。

公平性原则：对所有参与报价的供应商一视同仁，提供同等的信息和竞争机会。

准确性原则：确保询价信息（如材料规格、数量、质量标准等）的准确无误，避免因信息偏差导致报价失真。

及时性原则：根据项目进度或生产需求，合理规划询价时间，确保材料及时供应，避免延误。

保密性原则：妥善保管供应商的报价信息及商业秘密，不得泄露给无关第三方。

1.3适用范围

本方案适用于公司所有工程项目建设、日常生产运营所需的各类原材料、辅助材料、零部件、设备等的采购询价活动。具体实施时，可根据材料的重要性、采购金额及市场特性进行适当调整。

二、询价准备与策划

2.1明确材料需求与规格

需求确认：由需求部门（如工程技术部、生产部）提出详细的材料采购申请，明确材料名称、规格型号、技术参数、质量标准、数量、预计交货期、使用地点及特殊要求等。

规格标准化：尽可能采用国家或行业标准规格，对非标材料，需提供详细的图纸或技术文件，确保供应商能够准确理解需求。

2.2编制询价文件

询价文件是供应商报价的基础，应包含以下核心内容：

询价函：阐明询价目的、项目背景、报价截止时间、报价方式及联系方式等。

材料需求清单：详细列出材料名称、规格型号、技术参数、计量单位、数量、质量标准及验收要求。

商务条款：包括交货地点、交货方式、运输责任、付款方式、发票类型、违约责任及争议解决方式等。

技术文件：必要时附上图纸、样品、技术规范等，作为材料质量验收的依据。

报价单格式：为便于比较，可统一提供报价单模板，要求供应商按指定格式填写。

2.3供应商的选择与邀请

供应商库筛选：优先从公司已认证的合格供应商库中选取信誉良好、实力较强、供货稳定的供应商。

市场调研与拓展：对于重要或新型材料，应进行市场调研，积极发掘潜在的优质供应商，引入竞争机制。

邀请数量：根据材料特性、市场竞争程度及采购金额大小，合理确定邀请报价的供应商数量，一般不应少于三家，以确保充分竞争。

三、询价实施

3.1询价信息发布

发布方式：可通过邮件、传真、即时通讯工具或专用采购平台等方式向选定的供应商发出询价文件。

信息确认：确保供应商已完整接收并理解询价文件的全部内容，对于供应商提出的疑问，应及时、准确地予以澄清和回复，并将澄清内容书面通知所有相关供应商，以保证信息对称。

3.2报价回收与初步审查

截止时间：严格遵守报价截止时间，逾期报价一般不予受理（特殊情况需经审批）。

资料完整性：检查供应商提交的报价资料是否齐全，包括报价单、资质证明（如需要）、技术偏离说明等。

形式审查：对报价单的规范性、签字盖章等进行初步核查，剔除无效报价。

四、报价评估与比较

4.1价格分析

横向比较：对各供应商的报价进行直接对比，关注价格差异幅度及其合理性。

成本构成分析：对于金额较大或价格异常的材料，可尝试要求供应商提供简要的成本构成说明，或通过市场行情分析，判断报价的真实性与合理性。

历史价格比对：若有相同或类似材料的历史采购价格，应进行对比分析，评估价格波动趋势。

4.2供应商综合实力评估

价格并非唯一的决定因素，需对供应商进行多维度评估：

质量保障能力：考察供应商的质量控制体系、生产工艺、过往产品质量反馈等。

供货能力与周期：评估供应商的生产能力、库存状况及能否满足我方的交货期要求。

商业信誉与财务状况：了解供应商的行业口碑、合作历史、付款记录及整体财务稳定性。

售后服务与技术支持：考量供应商提供安装指导、维修保养、技术更新等后续服务的能力。

社会责任与可持续性：如环保标准、劳工权益等（根据公司政策要求）。

4.3综合评审

建立评审指标体系：根据材料的重要程度和特性，设定价格、质量、交货期、服务、信誉等各评估指标的权重。

量化评分：对每个供应商在各项指标上进行打分，加权计算综合得分。

集体决策：成立询价评审小组，对评审结果进行集体讨论和决策，避免个人主观因素影响。对于存在争议的供应商，可进行二次询价或实地考察。

五、确定供应商与合同洽谈

5.1拟定中标（成交）供应商

根据综合评审结果，提出拟合作的供应商名