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来访登记制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于风险管理与合规建设的指导意见制定，结合公司实际防控专项风险、规范业务流程的需求，旨在通过明确管理职责、细化操作标准、健全运行机制，实现来访登记管理的规范化、制度化、科学化，确保公司资产安全、信息安全及运营秩序。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖但不限于以下场景：

（一）外部人员（含客户、合作伙伴、政府机构人员等）进入公司办公区域或参与公司活动时的登记管理；

（二）内部跨部门协作及外部单位人员来访时的信息记录与流程衔接；

（三）涉及公司机密信息或重要决策的会谈、会议等活动的访客管控。

第三条本制度下列术语含义：

（一）XX专项管理：指围绕来访登记全过程，通过制度建设、流程优化、风险防控、监督考核等手段，实现访客管理的系统性、标准化运作。

（二）XX风险：指因来访登记管理缺失或不当，可能引发的信息泄露、安全隐患、资源浪费、合规违规等潜在危害。

（三）XX合规：指来访登记行为符合国家法律法规、行业准则及公司内部规章要求，确保管理活动的合法性与合理性。

第四条XX专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保所有来访场景纳入管理范畴，不留死角；

（二）责任到人：明确各层级、各岗位的职责分工，实现全程可追溯；

（三）风险导向：重点防控高风险环节，强化动态预警与处置；

（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程与技术手段。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司XX专项管理的第一责任人，对管理制度完整性、执行有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责统筹推进、监督落实，确保制度与业务发展相适应。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，成员包括分管领导、牵头部门负责人、专责部门代表及业务部门代表，主要履行以下职能：

（一）统筹协调：协调跨部门协作，解决管理中的重大问题；

（二）决策审批：审定关键流程、标准及重大风险处置方案；

（三）监督评价：定期检查制度执行情况，考核管理成效。

第七条划分三类主体职责：

（一）牵头部门（如综合管理部）：负责统筹制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯，定期编制管理报告；

（二）专责部门（如信息安全部）：负责业务合规审核、技术工具支持、风险处置指导，开展专项培训；

（三）业务部门/下属单位：落实本领域管理要求，开展日常风险防控，及时上报异常情况。

第八条基层执行岗（如前台接待、部门秘书）须履行以下责任：

（一）严格执行登记程序，确保信息完整准确；

（二）对可疑人员或行为及时上报，配合调查；

（三）参加年度培训，签署合规承诺书。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条访客身份核验：禁止使用无效证件或伪造身份，对特殊身份人员（如媒体、政府人员）需提前报备并核实单位函件。

第十条登记信息记录：须包含来访人姓名、单位、证件号、联系方式、访问事由、陪同人员等，电子档案保存期限不少于三年。

第十一条访客证件管理：对外部证件需拍照留存，临时证件由专人负责回收销毁，禁止转借或外带。

第十二条区域准入控制：根据来访事由划分管控等级，机密区域需经审批并全程陪同；非必要区域禁止无关人员进入。

第十三条特殊场景管控：

（一）会议活动：大型活动需提前制定方案，现场设置登记点并加强安保；

（二）维修施工：外来人员需佩戴标识，施工区域设置物理隔离及警示牌；

（三）车辆管理：访客车辆需登记车牌，限定停放区域并配合查验。

第十四条禁止性行为：

（一）严禁伪造证件或隐瞒真实身份；

（二）严禁携带危险品、易燃易爆物；

（三）严禁窃取公司文件或信息；

（四）严禁未经许可拍摄录像或录音。

第十五条风险防控重点：

（一）信息泄露：加强对电子档案、敏感区域的管理，定期检查系统漏洞；

（二）安全隐患：定期排查消防设施、监控设备，组织应急演练；

（三）合规违规：重点关注关联交易、利益输送等风险，建立举报渠道。

第四章专项管理运行机制

第十六条制度动态更新：每年至少修订一次，根据法规变化、业务调整及时补充，修订需经领导小组审议通过。

第十七条风险识别预警：每季度开展专项排查，对高风险场景（如重要会议、敏感区域）发布预警通知，明确防控要求。

第十八条合规审查机制：将访客登记嵌入以下节点：

（一）活动审批：无登记记录不得审批；

（二）车辆通行：门禁系统与登记信息联动；

（三）档案查阅：需经专责部门审核方可进入。

第十九条风险应对机制：

（一）一般风