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行业通用技术文档撰写及审查指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于信息技术、智能制造、能源化工、建筑工程等多个行业的技术文档规范化撰写与多维度审查，覆盖产品研发、项目交付、技术方案论证、标准规范制定等核心场景。典型应用包括但不限于：

新产品研发：如硬件设备技术规格书、软件系统架构设计文档；

项目交付：如系统集成方案、用户验收测试报告；

技术论证：如新技术可行性分析报告、技术改造实施方案；

标准制定：如企业技术规范、行业操作指引。

涉及角色包括文档撰写人（研发工程师、技术经理）、审查专家（技术负责人、质量工程师）、项目干系人（客户代表、运维人员）等，保证文档在技术准确性、合规性及实用性上满足多方需求。

二、文档撰写与审查全流程操作指南

（一）文档撰写阶段

1.需求与目标明确

核心任务：清晰界定文档的“为什么写、写给谁、写什么”。

操作步骤：

与需求方（如产品经理、客户）沟通，明确文档的核心目标（如指导研发、规范操作、通过验收）；

分析受众背景（如技术人员、非技术决策者），确定内容深度与表达方式（如技术方案需侧重逻辑架构，操作手册需侧重步骤细节）；

列出文档必须覆盖的核心内容清单（如功能模块、技术参数、风险应对措施），避免遗漏关键信息。

2.文档框架搭建

核心任务：构建逻辑清晰、层级分明的文档结构，保证读者可快速定位信息。

通用框架建议：

封面：文档名称、版本号、编写/日期、密级（如公开/内部/秘密）；

目录：自动，包含章节标题及页码；

引言：编制目的、适用范围、术语定义（解释专业术语，避免歧义）、参考资料（如国标、行业规范、前期文档）；

按逻辑模块划分（如“技术方案”含设计原则、架构图、功能描述；“测试报告”含测试环境、用例、结果分析）；

附录：补充数据、图表、代码片段等非核心但需备查的信息；

修订记录：版本变更说明（如V1.1修订条目、修改人、修改日期）。

3.内容规范填充

核心任务：保证内容准确、表述严谨、格式统一，符合技术文档的专业性要求。

操作要点：

数据与事实：参数、功能指标等需注明来源（如实验数据、第三方检测报告），避免模糊表述（如“高功能”需替换为“响应时间≤500ms”）；

图表规范：图表需有编号（如图1-1、表2-3）和标题，图中文字清晰，坐标轴标注完整（如单位、含义）；架构图、流程图需使用标准符号（如UML、Visio规范）；

术语统一：全文术语需一致（如“客户端”不混用“用户端”），首次出现时标注英文（如“物联网（IoT）”）；

逻辑连贯：章节间需有过渡句，结论需基于前文分析（如“根据测试结果，系统稳定性满足99.9%要求，因此可进入上线阶段”）。

4.内部校对修订

核心任务：通过自查与交叉校对，消除低级错误，提升文档质量。

操作步骤：

自查：撰写人对照“文档撰写自查表”（见第三部分）逐项检查，重点核对数据一致性、图表与匹配度、术语规范性；

交叉校对：邀请非本项目的同事（如测试工程师、文档专员）阅读，检查逻辑漏洞、表述歧义（如“’确定’按钮后，系统将自动保存”是否需补充保存路径提示）；

修订确认：记录校对问题（如“图3-2中服务器IP地址错误”），修订后由需求方确认核心内容无偏差。

（二）文档审查阶段

1.形式规范性审查

审查目标：保证文档格式、排版符合企业/行业标准，提升可读性。

审查要点：

格式统一：字体（如宋体五号、标题黑体三号）、行距（如1.5倍）、页边距（如上下2.54cm、左右3.17cm）是否全篇一致；

编号规范：章节编号（如“1→1.1→1.1.1”）、图表编号（如“按章编排，图3-1表示第3章第1个图”）是否正确；

版本信息：封面、修订记录中的版本号是否一致，修订记录是否完整记录每次变更。

2.技术准确性审查

审查目标：验证技术内容的专业性、可行性，保证无知识性或逻辑性错误。

审查要点：

方案可行性：技术方案是否考虑资源约束（如硬件配置、开发周期），是否存在无法实现的功能（如“在低功耗设备中运行大模型”）；

数据准确性：功能参数、测试数据是否与实际结果一致（如“并发支持1000用户”是否通过压力测试验证）；

合规性：是否符合国家/行业标准（如GB/T25000.51（系统与软件工程功能规模测量》）、企业内部技术规范（如《代码编写规范》）。

审查人员：由技术负责人、领域专家（如网络架构师、安全工程师）担任，必要时引入第三方机构（如认证中心）参与。

3.合规与完整性审查

审查目标：保证文档覆盖所有必需内容，满足法律、合同及管理要求。

审查要点：

完整性：对照需求文档/合同条款，检查是否覆盖所有交付物要求（如合同要求提供“运维手册”，文档中是否包含）；

风险提示：是否明确技术风险（如“数据迁移可能导致部分历史数据丢失”）及应对措施（如“提前备份全量数据”）；

责任界定：是