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供应商往来账核对管理规定

一、总则

1.1目的

为了规范公司与供应商之间的往来账核对管理工作，确保公司财务数据的准确性、完整性和及时性，有效防范财务风险，维护公司与供应商的良好合作关系，特制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于公司所有与供应商存在业务往来并产生应付账款的部门及相关业务。

1.3相关定义

供应商往来账：指公司与供应商在采购商品或接受劳务等业务过程中形成的应付账款、预付账款、应付票据等债权债务关系的记录。

核对周期：指规定的与供应商进行往来账核对的时间间隔，分为月度核对、季度核对和年度核对。

对账差异：指公司财务记录与供应商提供的对账单在金额、业务内容、交易时间等方面存在的不一致情况。

二、职责分工

2.1采购部门

负责与供应商保持日常业务沟通，及时获取供应商的发票、送货单、验收单等原始交易凭证，并确保凭证的真实性、完整性和准确性。

在收到供应商发票后，及时进行审核，检查发票的内容是否与采购合同、送货单、验收单等一致，审核无误后及时传递给财务部门进行账务处理。

协助财务部门进行往来账核对工作，提供采购业务的相关信息和资料，对于核对过程中发现的问题，负责与供应商进行沟通和协调解决。

2.2财务部门

负责建立健全供应商往来账核算体系，及时、准确地记录公司与供应商的往来业务，定期对往来账进行清理和分析。

制定供应商往来账核对计划，按照规定的核对周期与供应商进行往来账核对工作，编制对账单并及时发送给供应商。

对供应商反馈的对账单进行审核和分析，查找对账差异的原因，与采购部门、供应商等相关方进行沟通和协调，解决对账差异问题。

定期对供应商往来账核对工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断完善往来账核对管理工作。

2.3仓库部门

负责对采购物资进行验收入库，确保入库物资的数量、质量、规格等与采购合同和送货单一致，并及时办理入库手续，出具验收单。

定期对仓库库存进行盘点，确保库存物资的实际数量与财务账记录一致，对于盘盈盘亏情况及时进行账务处理，并将相关情况反馈给财务部门和采购部门。

2.4审计部门

定期对供应商往来账核对管理工作进行审计和监督，检查往来账核算的真实性、准确性和完整性，以及核对工作的执行情况和效果。

对审计过程中发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。

三、核对周期与方式

3.1核对周期

月度核对：对于交易频繁、金额较大的供应商，每月末进行一次往来账核对，确保当月业务的财务记录准确无误。

季度核对：对于交易相对较少、金额较小的供应商，每季度末进行一次往来账核对，保证季度内业务的财务记录准确。

年度核对：每年年末对所有供应商的往来账进行全面、细致的核对，为年度财务报表的编制提供准确的数据支持。

3.2核对方式

书面核对：财务部门按照规定的格式编制对账单，加盖公司公章或财务专用章后，以邮寄、传真或电子邮件等方式发送给供应商。供应商在收到对账单后，应在规定的时间内进行核对，并加盖公章或财务专用章后反馈给公司财务部门。

电话核对：在日常工作中，对于一些小额、简单的业务，财务部门可以通过电话与供应商进行初步核对，确认交易的基本情况。但电话核对不能替代书面核对，最终仍需以书面对账单的形式进行确认。

现场核对：对于存在重大对账差异或财务风险较高的供应商，公司可以安排专人到供应商处进行现场核对，与供应商的财务人员面对面沟通，查阅相关的会计凭证和资料，确保核对结果的准确性。

四、核对流程

4.1准备工作

财务部门：在进行往来账核对前，财务部门应清理和整理与供应商相关的会计凭证、账簿、报表等财务资料，确保财务数据的准确性和完整性。同时，根据核对周期和供应商的情况，制定详细的核对计划，明确核对的范围、时间、人员等。

采购部门：采购部门应收集和整理与供应商的采购合同、订单、送货单、验收单、发票等业务资料，确保业务资料的齐全和准确。对于未结清的采购业务，应及时与供应商沟通，了解业务进展情况。

仓库部门：仓库部门应对库存物资进行盘点，确保库存物资的实际数量与财务账记录一致。对于盘盈盘亏情况，应及时进行账务处理，并将相关情况反馈给财务部门和采购部门。

4.2发送对账单

编制对账单：财务部门根据核对计划和财务资料，按照规定的格式编制对账单。对账单应包括供应商名称、对账期间、期初余额、本期发生额、期末余额等基本信息，以及每笔业务的详细情况，如业务日期、业务内容、发票号码、金额等。

审核对账单：对账单编制完成后，应经过财务主管审核签字，确保对账单的内容准确无误。

发送对账单：审核通过的对账单应在规定的时间内发送给供应商。采用邮寄方式的，应保留邮寄凭证；采用传真方式的，应保留传真记录；采用电子邮件方式的，应保留邮件发送记录。

4.3供应商反馈

供应商在收到对账单后，应在规定的时间内进行核对。对