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跨部门沟通与协作会议记录标准化模板

一、适用场景与价值

项目启动与规划：跨部门明确项目目标、分工及资源需求；

问题协同解决：针对跨部门流程卡点、资源冲突或突发问题进行研讨；

阶段性复盘：回顾跨部门协作成果，总结经验并优化后续策略；

流程与机制建设：建立或优化跨部门协作流程、权责划分及沟通机制。

通过标准化记录，可保证会议信息传递准确、责任分工明确、行动项可追溯，提升跨部门协作效率，减少因信息不对称导致的重复沟通或执行偏差。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确夯实基础

确定会议目标与议题

召集人（通常为项目牵头部门负责人或指定协调人）需提前明确会议核心目标（如“确定项目A的跨部门开发排期”），并梳理需讨论的关键议题，优先级排序后形成会议议程。

议题需具体、可聚焦，避免泛泛而谈（例如将“讨论产品设计问题”细化为“确认产品B的用户交互逻辑是否需调整，涉及技术部、设计部、市场部协同”）。

确定参会人员与分工

根据议题邀请相关部门负责人或核心执行人（如技术、设计、市场、运营等），保证决策方与执行方均参与；

提前指定会议记录人（建议由项目组协调人或指定助理担任），明确记录职责（重点记录讨论结论、行动项、负责人及时间节点）。

提前分发会议材料

召集人需提前1-2个工作日将会议议程、背景资料（如项目计划书、问题清单、数据报表等）发送至参会人员，保证各方提前熟悉内容，提升会议效率。

（二）会中记录：聚焦核心，精准捕捉

记录会议基本信息

会议名称需体现跨部门属性（如“产品A开发项目-技术-设计协同会”）；

记录时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、参会部门及人员（用“”代替人名，如“技术部：工、经理；设计部：工”）、缺席人员及原因（可选）。

按议程顺序记录讨论内容

议题背景：简要说明当前进展或待解决问题（如“当前产品A原型设计已完成，技术部反馈交互逻辑与系统架构存在3处冲突，需明确调整方案”）；

各方观点：客观记录各部门的核心意见（避免主观评价），例如：

技术部*经理：“现有技术架构不支持实时数据同步，建议调整交互逻辑为异步加载，预计开发周期增加2天”；

设计部*工：“异步加载可能导致用户体验卡顿，建议优先优化前端渲染效率，技术部需评估可行性”；

分歧与共识：标注未达成一致的问题及关键分歧点，同时明确共识结论（如“共识：优先由技术部评估前端渲染优化方案，24小时内反馈结果；若不可行，再采用异步加载方案”）。

明确行动项与责任人

每个议题讨论结束后，需提炼具体行动项，包含：任务描述、负责人（部门+人名，用号代替）、完成时间、交付成果（例如：“行动项1：技术部工牵头完成前端渲染优化可行性评估，交付成果为评估报告，完成时间：X月X日17:00前”）。

行动项需遵循“SMART”原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性），避免模糊表述（如“尽快研究”需明确具体时间）。

确认会议结论与下一步计划

会议结束前，召集人需带领参会人员回顾核心结论、行动项及负责人，保证各方无异议；

明确下次会议时间（若有）及需提前准备的材料。

（三）会后整理：及时分发，闭环跟进

24小时内完成记录整理

记录人需根据会中笔记，补充完善会议记录，保证信息准确、逻辑清晰，重点核对行动项的负责人、时间及成果描述是否无误。

审核与分发记录

整理完成后提交给会议召集人审核，确认无误后，在1个工作日内通过企业协作平台（如钉钉、飞书）或邮件发送至所有参会人员及相关方，并抄送部门负责人。

行动项跟踪与闭环

记录人或项目组需建立行动项跟踪表（可附在会议记录后），定期（如每日/每周）提醒负责人进度，保证按时交付；

行动项完成后，负责人需及时反馈结果，记录人在下次会议前更新跟踪表，形成“计划-执行-反馈-闭环”的管理流程。

三、会议记录模板结构

会议基本信息

会议名称

产品A开发项目-跨部门协同会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A（线上会议：腾讯会议，会议号XXX-XXXX-XXXX）

参会部门及人员

技术部：工（经理）、工；设计部：工（负责人）、工；市场部：*工

缺席人员及原因

运营部：*工（因客户紧急事务请假）

记录人

*工（项目组协调人）

召集人

*工（技术部经理）

会议议程与讨论内容

决议结论/行动项

议程1：产品A原型交互逻辑与技术架构对齐（14:00-14:50）?背景：设计部完成原型设计，技术部反馈3处交互逻辑与系统架构冲突?技术部经理：现有架构不支持实时同步，异步加载需增加2天开发周期?设计部工：异步加载可能影响用户体验，建议优化前端渲染?市场部*工：需保证用户体验流畅，避免用户流失

共识：优先评估前端渲染优化方案，若不可行再采用异步加载行动项1：技术部工牵头完成前端渲染优化可行性评估，交付《评估报告》，完成时间：X月X