企业行政管理流程模板.docVIP

通用企业行政管理流程模板

一、适用范围与典型应用场景

二、核心管理模块标准化操作流程

（一）会议管理全流程规范

会议发起与审批

申请人填写《会议申请表》，明确会议主题、时间（精确至小时）、地点（会议室名称/线上）、参会人员（部门/职务）、议程（含各环节时长）、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）及预算（如需餐饮或物料）。

提交至部门负责人审批（部门级会议）或行政部+总经理审批（公司级/跨部门会议），紧急会议（需2小时内召开）可先口头沟通，事后4小时内补填申请表。

会议准备与确认

行政部根据审批结果，提前1个工作日协调会议室（优先使用部门会议室，冲突时按“先审批后申请”原则调配），调试设备并测试线上会议软件稳定性。

若需餐饮，按企业标准（如人均50元/工作日，80元/周末）预订，标注“无糖/素食”等特殊需求；需印制材料时，提前2个工作日提交至行政部，明确份数、装订方式。

会议召开与纪律

参会人员提前10分钟到场，签到后按指定就座；主持人开场明确会议目标、议程及时限，严格控制各环节时长（超时5分钟提醒，超时10分钟终止该环节）。

禁止使用手机与工作无关内容，重要会议需开启录音（提前告知参会人），行政部安排专人记录会议要点（含争议点、决议、待办事项）。

会议纪要与分发

会后24小时内，由指定人员整理《会议纪要》，内容包括：会议基本信息、各议题讨论摘要、决议事项（明确“做什么、谁负责、何时完成”）、待办清单（含责任部门/人、截止日期）。

纪要经主持人审核无误后，通过企业内部系统（如OA、钉钉）分发至所有参会人及相关领导，抄送行政部存档。

会议材料归档

会议申请表、纪要、签到表、录音/录像（重要会议）等材料，由行政部整理归档，保存期限不少于3年（涉密会议按保密规定单独保存）。

（二）办公用品精细化管理流程

需求申请与审批

月度初，各部门填写《办公用品月度需求表》，注明物品名称、规格（如A4纸80g）、数量、预估使用量（按季度需求申报）、用途（部门共用/个人领用）。

部门负责人审核后提交至行政部，行政部汇总库存后按“先库存后采购”原则调整需求，超预算（单次超500元）需报总经理审批。

采购与入库

行政部根据审批后的需求表，选择合格供应商（至少比价2家，保证质量与价格合理），签订采购合同（含交货期、验收标准）。

物品送达后，行政部与采购员共同验收，核对数量、规格、质量，填写《办公用品入库单》（入库时间、物品名称、数量、供应商、验收人），录入库存台账（更新“入库数量、库存余额”）。

领用与登记

员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》，注明领用人、部门、物品名称、数量、领用日期、用途；部门共用物品（如打印机墨盒）需由部门指定人员统一领用，个人物品（如笔、笔记本）限领用标准内（每月每人限2支笔、1本笔记本）。

行政部核对领用数量与库存，台账更新“领用数量、库存余额”，杜绝超量领用。

盘点与核销

每月最后一个工作日，行政部组织盘点库存，填写《办公用品月度盘点表》（账面数量、实盘数量、差异原因），差异率超过5%时需分析原因（如损耗、漏登记）并整改。

对于损坏、过期物品，填写《办公用品报废申请表》，经行政部负责人审批后核销，台账同步更新“报废数量”。

（三）固定资产全生命周期管理流程

采购申请与审批

部门因工作需要新增固定资产（如电脑、打印机、办公家具），填写《固定资产采购申请表》，注明物品名称、规格、数量、预算（含采购、运输、安装费）、使用人、用途，提交至部门负责人→行政部→总经理审批（单次超1万元需总经理办公会审议）。

验收与登记

物品送达后，行政部与使用部门共同验收，核对型号、数量、功能（如电脑需测试功能），填写《固定资产验收单》（验收时间、物品信息、验收人、使用人），粘贴“固定资产标签”（含编号、名称、购置日期、使用部门）。

行政部录入《固定资产台账》（编号、名称、规格、购置日期、原值、使用部门、使用人、存放地点、维保记录、报废日期），保证“账、物、卡”一致。

维护与保养

行政部建立《固定资产维保记录》，按设备类型制定维保周期（如电脑每季度清灰1次，空调每年制冷前检修1次），提前3天通知使用部门配合，维保后记录“维保日期、内容、结果、维保方”。

使用人发觉设备故障时，立即停止使用并报行政部，行政部在24小时内响应（小故障自行修复，大故障联系供应商维修，维修期间填写《固定资产维修记录》）。

调拨与报废

固定资产内部调拨时，填写《固定资产调拨申请表》（原使用部门、新使用部门、物品信息、调拨原因），经双方部门负责人审批后，行政部更新台账（使用部门、存放地点）。

达到使用年限（如电脑5年、办公家具8年）或无法修复时，填写《固定资产报废申请表》，附鉴定意见（行政部+技术部），经总经理审批后处置（残值收入交财务部），台账同步更新“报废日期、处置方式”