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公文报送材料审核制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，结合企业内部风险防控需求，旨在规范公文报送材料的审核流程，确保信息传递的合规性、准确性与时效性，防范因材料审核不严引发的决策失误与管理风险。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖日常经营、项目审批、公文流转等涉及材料报送的业务场景。各部门在执行过程中应结合自身职能范围，细化操作细则，确保制度有效落地。

第三条本制度下列术语含义如下：

（一）“XX专项管理”指企业围绕公文报送材料审核建立的系统性管控体系，包括风险识别、流程规范、技术支撑、监督考核等环节；

（二）“XX风险”指因材料审核缺失、错误或舞弊行为可能导致的决策偏差、法律责任或声誉损失等潜在危害；

（三）“XX合规”指材料审核活动须严格遵循法律法规、企业制度及业务规范要求，确保全过程符合内外部管控标准。

第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保所有材料在报送前均通过审核，不留管控盲区；

（二）责任到人原则：明确各级审核主体职责，建立可追溯的审核责任链条；

（三）风险导向原则：聚焦高风险环节实施重点审核，平衡效率与安全；

（四）持续改进原则：通过动态评估优化审核流程，适应业务发展需求。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司XX专项管理负总责，统筹决策重大审核事项与资源保障；分管领导为直接责任人，负责分管领域审核工作的组织协调与监督考核。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、各职能部门负责人及下属单位代表组成，主要履行以下职能：

（一）统筹规划XX专项管理制度体系，审议审核标准与流程；

（二）决策重大审核争议或紧急事项，协调跨部门审核资源；

（三）监督审核工作落实情况，定期向决策层报告管理成效。

第七条XX专项管理领导小组下设办公室，由牵头部门指定专人负责，主要承担：

（一）组织制定与修订专项管理制度，收集审核需求；

（二）协调各部门审核任务，汇总分析审核风险数据；

（三）组织审核培训与经验交流，推动技术工具应用。

第八条明确三类主体职责分工：

（一）牵头部门：

1.负责XX专项管理制度建设，每季度评估一次审核流程有效性；

2.组织年度风险评估，识别新增审核重点；

3.编制审核操作手册，开展全员培训；

4.落实举报核查，对违规行为启动追责程序。

（二）专责部门：

1.负责核心审核标准的制定与更新，如材料合规性检查清单；

2.优化审核技术工具，实现自动化筛查；

3.处置疑难审核事项，指导业务部门整改；

4.参与重大事件的审核支持，出具专业意见。

（三）业务部门/下属单位：

1.落实本领域材料审核主体责任，指定专人（以下简称“审核员”）负责；

2.开展报送前自查，确保材料要素完整合规；

3.配合专责部门开展现场核查，及时纠正问题；

4.建立内部审核记录，归档管理。

第九条审核员须满足以下条件：

（一）熟悉XX专项管理制度及业务流程；

（二）具备必要的专业能力，如财务领域的会计知识；

（三）恪守职业道德，签署《审核员责任承诺书》。

第十条基层执行岗责任要求：

（一）按审核标准逐项核对材料，不得遗漏关键要素；

（二）对发现的不合规问题及时上报，并注明改进建议；

（三）在系统中标记已审核状态，确保流程闭环。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条材料完整性审核：报送材料须包含申请事项、依据文件、经办人签字及部门审批意见，附件须与主件编号对应。禁止“有头无尾”的报送行为。

第十二条材料合规性审核：重点审查以下内容：

（一）法律合规：是否符合《合同法》《数据安全法》等外部法规要求；

（二）企业制度：是否遵循公司《财务审批办法》《采购管理办法》等内部规定；

（三）业务合理性：报送事项是否与部门职责范围一致。

第十三条材料一致性审核：确保报送材料内部逻辑无冲突，如预算与执行金额一致、审批层级完整。对存在矛盾的材料，需暂缓报送直至澄清。

第十四条材料时效性审核：按业务场景设定报送时限，如采购申请需在预算下达后X日内报送，逾期须说明理由。对超期报送，审核员可要求补充说明。

第十五条材料保密性审核：涉及敏感信息（如客户名单、核心技术参数）的报送需经保密审查，明确密级及知悉范围，禁止无授权扩散。

第十六条关联交易审核：对可能涉及利益输送的材料，须核查是否存在以下禁止行为：

（一）未经比选直接委派任务给关联方；

（