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商务用餐接待制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司商务用餐接待管理，保障接待工作有序开展，树立良好企业形象，同时厉行勤俭节约、杜绝铺张浪费，合理控制费用支出，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司因业务洽谈、客户拜访、合作对接、嘉宾接待等商务活动产生的用餐接待行为。公司内部员工聚餐、部门团建等非商务用餐活动，不适用本制度。

第三条接待原则

合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及公司财务管理制度，所有接待行为均需有明确的商务事由，严禁无实质内容的接待活动。

勤俭节约原则：按需安排用餐，合理控制用餐标准和人数，杜绝铺张浪费，优先选择性价比高的用餐场所。

适度得体原则：根据接待对象的身份、商务活动的重要程度，合理安排用餐规格，既要体现对客人的尊重，又要避免过度接待。

公开透明原则：接待费用需真实、准确记录，报销流程规范，接受公司内部监督。

第二章接待管理职责

第四条接待部门职责

负责商务用餐接待的发起、需求确认、用餐安排及现场协调工作；准确提供接待对象信息、商务事由、用餐人数及时间要求；负责接待费用的初步审核及报销材料的提交。

第五条行政部门职责

负责建立合作用餐场所名录，对接用餐场所的预订、结算等事宜；协助接待部门制定用餐方案，对用餐标准进行审核把关；负责接待相关资料的归档管理。

第六条财务部门职责

负责接待费用的审核、报销及核算工作；严格按照制度规定核查报销材料的真实性、合规性；定期对商务用餐接待费用进行统计分析，向公司管理层汇报。

第七条公司管理层职责

负责审批超出常规标准的重要商务用餐接待申请；监督本制度的执行情况，对违规接待行为进行处理。

第三章接待标准

第八条用餐标准分类

根据接待对象的身份和商务活动重要程度，将用餐标准分为以下三类：

一类标准：适用于重要客户、上级单位领导、合作方核心决策人员等重要接待对象。人均用餐标准不超过[X]元（不含酒水），酒水标准根据接待需求合理控制，原则上选用单价不超过[X]元/瓶的饮品。

二类标准：适用于普通客户、合作方业务对接人员、一般来访嘉宾等常规接待对象。人均用餐标准不超过[X]元（不含酒水），如需安排酒水，单价不超过[X]元/瓶。

三类标准：适用于商务活动中的随行人员、普通业务洽谈等简单接待。人均用餐标准不超过[X]元，原则上不安排酒水。

第九条特殊情况处理

因特殊商务需求，需超出上述标准的用餐接待，接待部门需提前提交书面申请，详细说明接待事由、接待对象、拟超出标准的金额及理由，经公司分管领导审核、总经理审批同意后，方可执行。

第十条用餐人数控制

严格控制陪同用餐人数，原则上陪同人数不超过接待对象人数的[X]倍。重要接待活动陪同人数需经部门负责人确认，避免人员冗余。

第四章接待流程

第十一条接待申请

接待部门需在商务用餐活动开展前[X]个工作日，填写《商务用餐接待申请表》，详细填写接待对象信息、商务事由、用餐时间、地点要求、预计人数、拟选用餐标准及陪同人员等信息，经部门负责人审核签字后，提交行政部门备案；超出常规标准的，需按审批流程报公司管理层审批。

第十二条用餐安排

行政部门根据接待申请信息，结合用餐场所资源，协助接待部门确定用餐地点并完成预订；接待部门需提前与接待对象确认用餐相关事宜，确保信息准确无误；如需调整用餐安排，接待部门需及时通知行政部门，避免产生不必要的费用。

第十三条现场接待

陪同人员需提前到达用餐场所，做好接待准备工作；用餐过程中，陪同人员应注重礼仪，主动沟通交流，保障商务活动顺利开展；严格控制用餐时长，避免过度拖延影响后续工作。

第十四条费用结算与报销

用餐结束后，接待人员需核对用餐费用明细，确认无误后签字确认；结算方式优先选择公司对公结算或指定人员垫付，严禁无理由拖欠用餐费用；接待人员需在用餐结束后[X]个工作日内，整理好《商务用餐接待申请表》、用餐费用发票、费用明细单等报销材料，提交部门负责人审核后，报财务部门办理报销手续；财务部门对报销材料审核通过后，按公司财务报销流程及时支付相关费用。

第五章禁止性规定

第十五条严禁以下行为

无实质商务事由的用餐接待，或借商务接待名义组织内部员工聚餐、娱乐等活动；

超标准、超范围接待，或未经审批擅自提高用餐标准；

虚报、冒领接待费用，或伪造报销材料套取公司资金；

在接待过程中铺张浪费，如过量点餐、随意丢弃食物等；

使用接待费用购买礼品、购物卡等非用餐相关物品；

在禁止公款消费的场所开展商务用餐接待活动。

第六章监督与问责

第十六条监督检查

公司行政部门、财务部门定期对商务用餐接待工作开展监督检查，核查接待活动的合规性、费用支出的真实性，检查结果向公司管理层汇报；鼓励员工对违规接待行为进行举报，公司对举报人员信息严格保密。

第十七条责任追究

对违反