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2026年工业机器人公司公务接待费用管控与报销制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司公务接待行为，强化公务接待费用的制度化、规范化管控，厉行勤俭节约、反对铺张浪费，降低企业运营成本，提高资金使用效益，同时兼顾公务接待的合理性与合规性，保障商务洽谈、技术交流、考察调研等公务活动有序开展，树立工业机器人行业务实、高效、节俭的企业形象，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》《中央八项规定及其实施细则》等相关法律法规及行业规范，结合公司研发、生产、销售、运营的实际特点，制定本制度。

本制度坚持“必要、合规、节俭、高效”的核心导向，覆盖公务接待从申请、审批、实施至费用报销、归档的全生命周期，明确各环节的责任分工、操作标准和管控要求，确保公务接待活动有章可循、费用使用有据可查，实现公务接待工作与费用管控的有机统一，杜绝违规开支、铺张浪费等行为。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有公务接待活动及相关费用的管控与报销工作，包括但不限于以下场景：商务洽谈、客户来访接待、供应商对接接待、行业专家考察调研接待、政府及相关职能部门检查指导接待、技术交流会议接待、合作伙伴互访接待等各类公务性质的接待活动。

本制度适用对象包括公司各部门、各业务单元，以及所有参与公务接待活动的组织人员、接待人员、费用报销人员，涵盖公司全体在职员工。

本制度不适用于员工个人接待、私人宴请等非公务性质的接待活动，此类活动产生的费用由个人自行承担；不适用于公司对外大型商务展会、行业峰会等专项活动的接待工作，此类活动的接待费用管控与报销参照公司专项活动管理制度执行。

第三条核心定义

1.公务接待：指公司为保障研发合作、生产协作、市场拓展、技术交流、政务对接等公务工作顺利开展，合理安排的接待来访人员、洽谈合作、考察调研等相关活动，核心是体现公司礼仪、保障公务需求，杜绝铺张浪费。

2.接待费用：指公务接待活动过程中产生的合理、合规开支，主要包括餐饮费、住宿费、交通费、接待物资费、场地使用费等，不包括与公务接待无关的娱乐、健身、礼品赠送（国家禁止的）等开支。

3.费用管控：指对公务接待费用的预算、申请、审批、支出等环节进行全程监督和管理，确保费用使用符合制度规定、贴合接待需求、不超标准开支，实现成本控制目标。

4.费用报销：指接待人员在公务接待活动结束后，凭合法、有效的原始凭证，按规定流程申请报销相关费用，经审核批准后，由财务部办理付款手续的工作过程。

5.接待责任人：指负责具体公务接待活动的组织、实施和费用核销的人员，由各部门指定，对接待活动的合规性、费用的合理性负责。

第四条基本原则

1.合规合法原则：公务接待活动及费用开支必须严格遵守国家相关法律法规、行业规范及公司各项管理制度，严禁组织违规接待、超标准接待，严禁报销不合规、不合法的费用，确保接待工作与费用使用全程合规。

2.勤俭节约原则：树立“过紧日子”的思想，严格控制接待标准，精简接待流程，杜绝铺张浪费，优先选择经济、实用的接待方式和场所，合理控制各项费用开支，提高资金使用效益。

3.必要适度原则：公务接待仅针对确有必要的公务活动开展，杜绝无实质内容、无明确目的的接待活动；接待标准与接待对象、接待事由相匹配，适度安排，不搞形式主义，不超范围、超标准开支。

4.权责清晰原则：明确公务接待各环节的责任部门、责任人员，做到分工明确、权责对等，确保接待申请、审批、实施、报销等每个环节有专人负责、有标准可依、有记录可查，杜绝推诿扯皮。

5.公开透明原则：公务接待费用的预算、支出、报销等情况实行公开透明管理，定期进行汇总公示，接受公司各部门及员工的监督，确保费用使用合规、合理、可追溯。

第二章公务接待费用管控标准

第五条接待分级及费用标准

结合工业机器人行业公务接待特点，根据接待对象的级别、接待事由的重要程度，将公务接待分为三级，明确各级别接待费用标准，所有接待活动必须严格按照对应标准执行，严禁超标准开支（以下标准为单人单次最高限额，均为脱敏后标准，公司可根据实际情况内部细化）。

1.一级接待：适用于政府及相关职能部门主要负责人、行业顶级专家、重要战略合作伙伴高层管理人员等接待对象。餐饮费标准不超过XX元/人/餐，住宿费标准不超过XX元/人/晚（优先安排公司协议酒店），交通费根据实际需求合理安排（优先使用公司自有车辆，确需租赁车辆的，按公司车辆租赁标准执行），接待物资费按需合理安排，不超过XX元/批次。

2.二级接待：适用于政府及相关职能部门中层管理人员、行业一般专家、合作伙伴中层管理人员、重要客户代表等接待对象。餐饮费标准不超过XX元/人/餐，住宿费标准不超过XX元/人/晚（优先安排公司协议酒店），交通费优先使用公司自有车辆，确需额外开支的，按实际合理金额管控，