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企业公章使用管控方案

一、方案背景与目标

公章作为企业法人权利的象征，是对外签订合同、出具证明、办理各类手续的核心凭证，其使用规范直接关系到企业的法律责任、商业信誉和经营安全。实践中，因公章管理不善引发的风险屡见不鲜：部分员工随意使用公章签订无效合同，导致企业承担额外债务；个别人员伪造用印记录，利用空白盖章文件实施诈骗；甚至出现公章丢失后被他人冒用，造成重大经济损失。这些问题的根源，往往在于公章使用缺乏系统管控，制度流程执行不到位。

本方案的核心目标是构建“制度约束+流程规范+技术支撑+监督保障”的全链条管控体系，通过明确管理责任、细化操作流程、引入智能工具、强化监督问责，实现公章使用“可追溯、可控制、可防范”，最大限度降低法律风险，保障企业合法权益，同时提升用印效率，避免因流程繁琐影响正常业务开展。

二、公章管理制度建设

（一）管理职责划分

公章管理实行“集中管控、分级负责”原则，明确三类核心角色：

保管责任人：由企业综合管理部门（如办公室）指定专人担任，负责公章的日常保管、用印操作和台账登记。保管人需具备良好的职业操守，熟悉公章管理相关制度，原则上需签订《公章保管责任书》，承诺严格履行保管义务。

审批责任人：根据用印事项的重要性，设置多级审批权限。一般性用印（如员工收入证明、日常通知）由部门负责人审批；涉及经济合同、对外担保等重大事项的用印，需经分管副总或总经理审批；特殊事项（如法律诉讼文件）还需法务部门审核。

使用申请人：由具体业务经办人员担任，负责填写用印申请、提供待用印文件，并对文件内容的真实性、合法性负责。申请人需熟悉业务背景，确保用印文件与实际业务需求一致。

（二）使用范围界定

为避免公章滥用，需严格限定公章使用场景，明确“可使用”与“禁止使用”的边界：

可使用范围：企业对外签订的合同、协议；向上级主管部门报送的正式文件；出具的各类证明（如在职证明、资质证明）；银行开户、税务登记等行政手续文件；经审批的内部重要文件（如章程修订、人事任免决定）。

禁止使用范围：空白纸张、空白合同、未填写完整的表格（如仅填写部分条款的合同）；与企业业务无关的个人事务（如员工私人借款担保）；内容存在矛盾、字迹模糊或修改未签章确认的文件；未经审核的法律风险文件（如涉及高额赔偿的协议）。

（三）保管与交接要求

公章保管需满足“物理安全+制度约束”双重标准：

物理保管：公章需存放于带锁的专用保险柜中，保险柜钥匙由保管人单独持有，密码定期更换（建议每季度一次）。办公场所需配备监控设备，覆盖公章存放区域，监控录像保存期限不少于6个月。

日常管理：非用印时间，公章必须锁入保险柜，严禁随意放置在桌面或抽屉；用印过程中，保管人不得离开现场，需全程监督用印操作；每日下班前，保管人需检查公章是否归位，并登记《公章每日状态记录表》。

交接规范：保管人因出差、休假等原因需临时移交公章时，需填写《公章交接单》，注明交接时间、移交人、接收人、公章状态（如是否完好、有无磨损），经部门负责人审批后完成交接。接收人需当场核对公章与预留印模是否一致，交接过程需有第三人在场见证。

三、公章使用全流程规范

（一）用印申请环节

申请人需通过企业内部审批系统（或纸质表单）提交用印申请，申请内容需包含以下要素：

用印事由：详细说明用印的背景和目的（如“与某供应商签订年度采购合同”）；

文件信息：文件名称、数量、页数、关键内容摘要（如合同金额、期限）；

用印位置：明确公章需加盖的具体位置（如“合同尾页乙方签章处”“证明文件右下角”）；

申请人信息：姓名、所属部门、联系方式；

关联材料：需附待用印文件的电子版或复印件（涉及保密内容的可提供关键页），以便审批人核对。

申请提交后，系统自动推送至审批责任人，审批人需在2个工作日内完成审核，重点核查用印事项是否符合企业业务范围、文件内容是否完整合法、用印位置是否规范。若审批不通过，需注明原因并退回申请人。

（二）用印操作环节

经审批通过后，申请人携带纸质文件（需与申请内容一致）到公章保管处办理用印：

核对验证：保管人需核对文件内容与申请信息是否一致（包括文件名称、关键条款、页数等），检查文件是否存在修改痕迹（如有修改需由修改方签字确认），确认无误后，方可使用公章。

用印实施：用印时需确保公章清晰、端正，避免模糊或重叠；多页文件需加盖骑缝章，骑缝章需覆盖所有页面边缘，确保每一页均有部分印文；合同等重要文件需同时加盖公章和法人私章（如有要求）。

现场记录：用印过程中，保管人需对文件关键页、用印位置进行拍照留存（照片需包含时间水印），并在《公章使用登记台账》中记录以下信息：用印时间、申请人、审批人、文件名称、用印次数、备注（如“骑缝章”“补盖”）。

（三）归档与追溯环节

用印完成后，需对相关材料进行分类归档，确保后续可追溯：

纸质归档：将用印申请