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企业资料存档分类标准化手册

一、手册编制背景与目标

在企业运营过程中，各类资料（如制度文件、合同记录、人事档案、财务凭证等）的分散存储、分类混乱易导致资料查找困难、管理效率低下，甚至存在合规风险。为规范企业资料存档管理，保证资料的完整性、安全性和可追溯性，特编制本手册。本手册旨在统一资料分类标准、明确存档流程、规范操作要求，为企业各部门提供标准化存档指引，提升整体管理效能。

二、适用范围与资料类型

（一）适用范围

本手册适用于企业总部及各部门、各分支机构的资料存档管理，涵盖行政、人事、财务、业务、法务等各职能领域。

（二）常见资料类型

综合管理类：企业章程、内部管理制度、会议纪要、办公物资管理记录等；

人力资源管理类：员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核表、薪资凭证等；

财务管理类：财务报表、税务申报资料、费用报销凭证、审计报告、合同付款记录等；

业务运营类：客户资料、销售合同、项目方案、产品技术文档、市场调研报告等；

法务合规类：法律纠纷案件材料、知识产权证明、资质证书、合规检查报告等；

其他类：企业荣誉证书、媒体宣传资料、重要往来函件等未明确分类的资料。

三、资料分类体系与编码规则

（一）分类体系设计

采用“一级分类+二级分类+三级分类”三级架构，保证分类逻辑清晰、覆盖全面。

一级分类

二级分类（示例）

三级分类（示例）

综合管理类

行政管理

制度文件、会议纪要、办公物资记录

档案管理

归档目录、保管台账、销毁记录

人力资源管理类

入职管理

应聘材料、录用通知书、入职登记表

合同管理

劳动合同、补充协议、离职证明

财务管理类

财务报告

月度报表、年度审计报告、税务报表

凭证管理

费用报销单、付款申请单、发票存根

业务运营类

客户管理

客户档案、沟通记录、合作协议

项目管理

项目立项书、进度报告、验收报告

法务合规类

法律事务

诉讼材料、律师函、法律意见书

资质证书

营业执照、行业许可证、认证证书

（二）编码规则

采用“部门代码+年份+分类代码+流水号”的组合编码，保证每份资料具有唯一标识。

部门代码：用2位大写字母表示（如综合部=“ZB”，人力资源部=“RL”，财务部=“CW”）；

年份：资料形成年份（如2024年=“24”）；

分类代码：一级分类1位数字（综合管理类=“1”，人力资源类=“2”，财务类=“3”，业务类=“4”，法务类=“5”），二级分类1位大写字母（如行政管理=“A”，合同管理=“B”）；

流水号：3位数字（按资料归档顺序从001开始编号）。

示例：综合部2024年行政管理类第1份资料编码为“ZB241A001”。

四、资料存档标准化操作流程

（一）资料收集与初审

责任主体：各部门资料管理员为资料收集第一责任人，每月末对本月形成的资料进行汇总。

收集要求：

资料内容完整（如合同需包含双方签字页、附件等）；

电子版资料需为最终版（标注版本号），纸质版资料需字迹清晰、无破损；

涉及敏感信息（如员工薪资、客户隐私）的资料，需脱敏处理（隐去部分关键信息）。

初审内容：检查资料是否符合归档范围、分类是否准确、信息是否完整，对不符合要求的资料退回原部门补充完善。

（二）资料分类与编码

分类操作：依据本手册“分类体系”对资料进行三级分类，如“2024年6月部门会议纪要”分类为“综合管理类-行政管理-会议纪要”。

编码操作：按照“编码规则”唯一档案编号，用铅笔在纸质资料右上角标注，电子版资料在文件名中体现编码（如“ZB241A001_2024年6月部门会议纪要.pdf”）。

（三）资料登记与归档

登记：

纸质资料：填写《档案登记总表》（见附件1），记录档案编号、名称、形成日期、页数、存放位置、经手人等信息；

电子资料：在档案管理系统中录入上述信息，并电子文件至对应分类文件夹。

归档：

纸质资料：按档案编号顺序存入统一规格的档案盒（盒面标注档案编号、名称、年份），放入档案柜指定区域；

电子资料：按“一级分类/二级分类/年份”文件夹层级存储，定期备份（每月1次）至企业服务器或云端存储平台。

（四）资料保管与借阅

保管要求：

档案库房需具备防火、防潮、防虫、防盗设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

纸质资料存放时避免挤压，电子资料需设置访问权限（仅授权人员可查看/）。

借阅流程：

借阅人填写《档案借阅申请表》（见附件2），说明借阅目的、资料名称、归还期限，经部门负责人审批后交资料管理员；

资料管理员核对借阅权限，提供资料复印件（原件原则上不外借），借阅后及时在《档案借阅登记表》（见附件3）中记录；

借阅期限不超过5个工作日，到期需归还，如需续借需提前1天申请。

（五）资料鉴定与销毁

鉴定：对保管期满的资料（如保管期限参考《企业档案保管期限表》），由档案管理员会同法务部、使用部门组成鉴定小组，确认是否具有