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记账实操-借支差旅费会计分录

借支差旅费是企业员工因公务出差预先向企业借款，出差结束后凭票据报销并多退少补的业务流程，涉及借款、报销、结算三个环节。

1.适用场景

员工出差前向企业预借差旅费

员工出差归来后报销差旅费并结算预借款项

存在预借款项未用完或超支的情况

2.会计分录操作

（1）员工预借差旅费时

借：其他应收款——XX员工

贷：银行存款/库存现金

示例：员工张三预借差旅费5000元：

借：其他应收款——张三5000

贷：银行存款5000

（2）员工出差归来报销差旅费（分三种情况）

①报销金额等于预借金额：

借：管理费用/销售费用等——差旅费（实际报销金额）

贷：其他应收款——XX员工

②报销金额大于预借金额（企业补付差额）：

借：管理费用/销售费用等——差旅费（实际报销金额）

贷：其他应收款——XX员工（预借金额）

银行存款/库存现金（差额）

③报销金额小于预借金额（员工退回多余款项）：

借：管理费用/销售费用等——差旅费（实际报销金额）

银行存款/库存现金（退回金额）

贷：其他应收款——XX员工（预借金额）

示例：张三出差实际花费4800元，退回200元：

借：管理费用——差旅费4800

库存现金200

贷：其他应收款——张三5000

（3）年末未报销的差旅费处理

对于跨年度未报销的差旅费借款，可暂不处理，但需督促员工及时报销

若确认无法收回（如员工离职）：

借：营业外支出

贷：其他应收款——XX员工

3.关键注意事项

差旅费借支需履行审批手续，按企业规定的标准借款

报销时需提供合法合规的原始凭证（如车票、住宿费发票等）

差旅费标准需符合税法规定，超标准部分不得税前扣除

定期清理员工借款，避免长期挂账，年末尽量结清当年借款