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公司员工还款协议书填写指南

在企业日常运营中，员工因各种原因（如预支款项、公务借款、个人特殊需求借款等）与公司发生资金往来后，签订规范的还款协议书是明确双方权利义务、保障资金安全、维护正常财务秩序的重要环节。一份填写完整、要素清晰、权责明确的还款协议书，不仅能有效防范潜在风险，也能为双方提供清晰的行为指引。本指南旨在为公司相关负责人及员工提供关于如何规范填写还款协议书的详细说明，确保协议的合法性与可执行性。

一、协议主体信息的准确填写

协议主体即债权方（通常为公司，甲方）与债务方（员工，乙方）。此部分信息是协议的基础，务必确保准确无误。

1.甲方（公司）信息：

*公司全称：必须与公司营业执照上的法定名称完全一致，不得使用简称或俗称。例如，“XX市某某科技有限公司”，而非“某某科技”或“XX科技”。

*统一社会信用代码：准确填写公司的统一社会信用代码，这是公司的法定标识。

*法定代表人：填写公司法定代表人的姓名。

*联系地址：填写公司的注册地址或实际办公地址。

*联系方式：填写公司的官方联系电话。

2.乙方（员工）信息：

*姓名：员工本人有效身份证件上的姓名，确保与劳动合同及人事档案记录一致。

*身份证号码：填写员工本人有效居民身份证上的18位号码，仔细核对，避免错漏。

*所在部门：填写员工当前所在的具体部门。

*职位：填写员工当前担任的职务。

*联系电话：填写员工本人常用的手机号码，并确保能正常联系。

*联系地址：填写员工本人确认的有效通讯地址，以便于相关文件的送达。

二、欠款事由与金额的清晰界定

此部分是协议的核心内容，需清晰、具体地说明欠款的起因和确切数额。

1.欠款事由：

*详细、客观地描述产生欠款的具体原因。例如：“因员工个人购房需求向公司借款”、“因公出差预支差旅费超出实际报销金额，需退回差额”、“未能按期偿还公司先前提供的应急借款”等。避免模糊表述，确保事由的真实性与合理性。

2.欠款金额：

*小写金额：使用阿拉伯数字准确填写，例如：“____.00”。注意小数点后保留两位有效数字。

*大写金额：使用中文大写数字填写，例如：“人民币壹万元整”。务必与小写金额完全一致，以防篡改。书写规范：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿。“整”字的使用：金额到“元”为止的，在“元”之后应写“整”（或“正”）字；在“角”之后，可以不写“整”（或“正”）字；大写金额数字有“分”的，“分”后面不写“整”（或“正”）字。

三、还款方式的明确约定

还款方式应根据双方协商一致的结果进行明确约定，常见的有一次性还款和分期还款。

1.一次性还款：明确约定具体的还款日期。例如：“乙方应于XXXX年XX月XX日前一次性将全部欠款偿还给甲方。”

2.分期还款：

*需明确约定每期还款金额、还款日期。例如：“乙方自XXXX年XX月起，每月XX日前向甲方偿还人民币XXXX元（大写：XXXX），共分XX期，直至全部款项清偿完毕。”

*若涉及从工资中代扣，必须有员工本人明确的、书面的同意，并应符合劳动法规及公司薪酬制度的相关规定，明确代扣的起始月份、每期代扣金额及代扣截止条件。例如：“乙方同意甲方自XXXX年XX月起，每月从其应发工资中代扣人民币XXXX元作为本期还款，直至欠款及相关费用（如有）全部结清。若当月工资不足以代扣约定金额，乙方应于当月XX日前以现金或银行转账方式补足差额。”此条款需特别注意，确保不侵犯员工合法权益，且代扣金额不应影响员工的基本生活保障。

3.还款账户信息：无论何种还款方式，甲方均应提供公司指定的收款银行账户信息，包括：开户银行全称、银行账号、账户名称（公司全称）。乙方若通过银行转账还款，应保留转账凭证。

四、还款期限的严格规定

还款期限是指乙方履行全部还款义务的最后截止日期。应明确、具体，例如：“本协议项下全部欠款最迟应于XXXX年XX月XX日前清偿完毕。”分期还款的，以最后一期还款日期为总还款期限。

五、双方权利与义务的详尽阐述

1.甲方权利与义务：

*权利：有权按照协议约定按时足额收取乙方偿还的款项；在乙方未按期还款时，有权按照本协议约定追究乙方违约责任。

*义务：在乙方依约履行还款义务后，应为乙方出具收款凭证；对乙方提供的个人信息负有保密义务（法律规定或司法程序要求除外）。

2.乙方权利与义务：

*权利：有权要求甲方在收到还款后出具收款凭证；对甲方提出的超出本协议约定的还款要求有权拒绝。

*义务：按照本协议约定的时间、金额和方式履行还款义务；向甲方提供真实、准确的个人信息。

六、违约责任的清晰设定

违约责任是保障协议履行的重要条款，需明确双方（主要是乙