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学校综合办公室信息共享规定

一、总则

信息共享是学校综合办公室高效运转的重要保障，旨在确保信息传递的准确性、及时性和安全性。本规定适用于综合办公室内部及授权部门的信息共享活动，所有参与者应严格遵守相关规定。

（一）信息共享原则

1.**必要性原则**：仅对工作需要的信息进行共享，不得滥用权限。

2.**最小化原则**：共享范围限于完成工作任务所必需的信息。

3.**安全性原则**：确保信息在传输和存储过程中的机密性、完整性和可用性。

4.**合规性原则**：遵守学校相关管理制度，不得泄露敏感或私密信息。

（二）信息共享范围

1.**内部共享**：包括办公室内部文件、通知、会议纪要等日常办公信息。

2.**部门共享**：经授权的跨部门信息共享，如财务数据、人事信息等，需提供书面申请。

3.**外部共享**：仅限学校官方合作方或上级单位，需经部门负责人审批。

二、信息共享流程

（一）需求申请

1.**个人申请**：需明确信息类型、用途及共享对象，填写《信息共享申请表》。

2.**部门申请**：由部门负责人提交申请，说明共享原因及必要性。

（二）审批流程

1.**初级审批**：由综合办公室指定人员（如秘书）审核申请的合理性。

2.**高级审批**：涉及敏感信息时，需提交至综合办公室主管审批。

3.**审批时限**：普通信息审批不超过2个工作日，特殊需求需另行说明。

（三）信息传递

1.**内部传递**：通过学校内部邮件系统或共享文件夹进行，禁止使用个人邮箱。

2.**外部传递**：采用加密邮件或专用传输工具，确保传输安全。

（四）信息使用与反馈

1.**使用规范**：信息接收方仅限工作用途，不得复制或传播。

2.**反馈机制**：使用完毕后需及时反馈使用情况，如有问题需立即报告。

三、信息安全与保密

（一）权限管理

1.**分级授权**：根据岗位需求分配信息访问权限，定期审查权限设置。

2.**密码保护**：共享文件需设置访问密码，密码强度不低于八位。

（二）存储与销毁

1.**电子存储**：信息存储在加密服务器，定期备份重要数据。

2.**纸质销毁**：纸质文件需通过碎纸机销毁，禁止随意丢弃。

（三）违规处理

1.**记录备案**：所有信息共享活动需记录存档，便于追溯。

2.**责任追究**：对违规共享行为，视情节严重程度进行相应处理。

四、附则

本规定由综合办公室负责解释，自发布之日起施行。如有调整，将另行通知。

**附录**

1.《信息共享申请表》模板

2.信息安全操作指南

一、总则

信息共享是学校综合办公室高效运转的重要保障，旨在确保信息传递的准确性、及时性和安全性。本规定适用于综合办公室内部及授权部门的信息共享活动，所有参与者应严格遵守相关规定。

（一）信息共享原则

1.**必要性原则**：仅对工作需要的信息进行共享，不得滥用权限。共享信息必须与接收方的岗位职责直接相关，禁止因个人兴趣或非工作原因申请共享。

2.**最小化原则**：共享范围限于完成工作任务所必需的最小信息集合。例如，若仅需了解某项活动的时间，则不应共享参与人员名单或联系方式。

3.**安全性原则**：确保信息在传输和存储过程中的机密性、完整性和可用性。所有共享信息必须采取加密措施，如使用VPN传输敏感数据、设置文件访问密码等。

4.**合规性原则**：遵守学校相关管理制度，不得泄露个人隐私、商业秘密或其他受保护信息。共享前需确认信息来源的合法性及使用目的的正当性。

（二）信息共享范围

1.**内部共享**：

-**日常办公信息**：包括部门通知、工作计划、会议纪要、办公用品申领记录等。

-**人事信息**：如员工联系方式（仅限工作用途）、培训记录（仅限人力资源部门内部使用）。

-**财务信息**：项目预算、报销单据（仅限财务及项目负责人查阅）。

2.**部门共享**：

-**跨部门协作信息**：如联合举办活动的时间表、场地安排、物资清单等，需由双方部门共同确认共享内容。

-**教学支持信息**：如课程表调整、实验室使用安排（需教务处授权）。

3.**外部共享**：

-**学校合作方**：如供应商、合作机构，仅限合同履行所需信息，如项目进度、交付要求等。

-**上级单位**：如教育主管部门的调研需求，需经学校领导同意后提供。

二、信息共享流程

（一）需求申请

1.**个人申请**：

-填写《信息共享申请表》，包含以下内容：

(1)申请日期及申请人姓名、部门、岗位。

(2)信息类型（如文档、数据、联系方式等）。

(3)具体信息内容（需列出详细字段，如“2024年第二季度会议室使用计划”）。

(4)共享用途（如“用于安排部门会议”）。

(5)共享对象（如“XX部门全体成员”