外来文件与记录文件控制程序（2026年）.docVIP

XXXXXXXXX有限公司

外来文件与记录文件控制程序

编制：

审核：

文件编号：

批准：

版本号/修订次：

发布日期：2026年1月1日

受控状态：

密级：

实施日期：2026年1月1日

1.0目的

编制本程序的目的在于确定公司记录的内容及记录标识、储存、保管和处理等管理要求，使公司记录得到有效的控制，为证实产品质量及知识产权管理符合规定要求，以及体系有效性提供可靠的客观证据。

2.0适用范围

本程序适用于公司管理体系运行过程中所有记录的管理。

3.0职责

3.1各部门负责本部门文件涉及的记录的编制，记录的审批发布执行《文件控制程序》，经批准后，记录电子文档交由知识产权管理部门归档和管理。

3.2各部门本部门记录的收集、标识、归档及保管工作。

3.3未经审批，各部门不得随意编制、使用未经批准的记录。

4.0总则

4.1记录的种类与内容

公司的记录主要包括：

4.1.1设计开发、生产、检验、采购、销售等各项记录，如采购品验收记录、产品检验（测试）记录等。

4.1.2知识产权管理体系、质量管理体系等体系运行的记录，如管理评审记录、知识产权内部审核记录等。

4.1.3有关顾客的记录，如顾客提供的产品的使用结论、顾客信息反馈、顾客抱怨等。

4.1.4供方的知识产权记录，如供方提供的检测报告、认证证书等。

4.2记录的媒介

知识产权记录以纸张（如书面报告、表格记录等）、软件或照片三种媒体