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纸质文件管理规范

1适用范围

本规范适用于所有党政机关、企事业单位、社会团体在公务活动、业务运营、内部管理过程中产生的具有保存价值的各类纸质文件，包括但不限于行政公文、业务合同、财务凭证、人事档案、项目资料、技术图纸、会议纪要、法律文书等。电子文件的纸质归档版本、外部单位送达的具有法律效力的纸质函件也纳入本规范管理范畴。

2术语定义

2.1纸质文件：指以纸张为载体，通过印刷、书写、复印、打印等方式形成的，承载公务或业务信息的文件材料，包括正件、附件、草稿、定稿、审批记录、佐证材料等关联材料。

2.2归档：指将办理完毕、具有保存价值的纸质文件，按照本规范要求整理后移交档案管理部门集中保管的过程。

2.3保管期限：根据纸质文件的重要程度、利用价值划定的留存时长，分为永久、30年、10年三个等级，国家有专项规定的档案从其规定。

2.4密级：根据文件内容的敏感程度和泄露危害划定的保密等级，分为绝密、机密、秘密三个等级，非涉密文件标注为“普通”。

3纸质文件形成规范

3.1格式要求

3.1.1正式发文需符合《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，幅面统一采用A4型纸（技术图纸、财务凭证等特殊载体可保留原有规格），页边距设置为上2.54cm、下2.54cm、左2.8cm、右2.6cm，正文采用三号仿宋GB2312字体，行间距设置为28磅，页码统一标注在页脚居