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会议室管理制度

1.总则

1.1为规范公司会议室资源的合理配置与高效利用，保障各类会议、研讨、培训等活动有序开展，避免资源闲置与冲突，特制定本制度。

1.2本制度适用于公司全体员工及外部参会人员，覆盖公司所有办公区域内的会议室、研讨室、多功能会议厅等各类会议场所。

1.3核心原则：优先保障重点会议、高效利用资源、规范流程管理、确保安全有序。

2.管理职责

2.1行政部：作为公司会议室归口管理部门，负责制定和修订本制度，统筹会议室的预约调度、环境维护、耗材补给、使用监督与考核；牵头协调会议资源冲突，对接外部单位会议室使用需求；每季度统计会议室利用率并形成分析报告提交管理层。

2.2各部门：作为会议室使用主体，需指定专人负责本部门会议资源的预约与管理，严格执行本制度规定，规范组织本部门会议，会后及时复原会场；配合行政部完成会议室使用情况的统计与反馈。

2.3IT运维部：负责会议室所有电子设备（含投影、视频会议系统、音响、视频监控等）的日常巡检、故障维修、升级维护；建立设备运维台账，每半年对核心设备进行一次全面检测；设立24小时运维热线（020-XXXXXXX），保障会议设备突发故障的快速响应。

2.4安保部：负责会议室的消防安全管控，定期检查消防设施；对接外部参会人员的访客登记、身份核验与通行权限管理；配合行政部完成涉密会议的安全保障工作。