酒店后勤采购管理手册.pdfVIP

XXX 大酒店采购管理手册 为使酒店的采购工作走上制度化、 规范化,合理控制成本,加强内 部工作协调 和提高工作效率,特制定本采购管理手册: 一、采购管理部门 酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接 受财务总监、成本控制、集 团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店 的采购工作. 二、采购部工作基本要求 1. 所有采购项目均需董事会签批授权及 酒店财务部批准同意 2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品 质,月结类物品每月每一类 至少有三家供货商提供报价单 3. 所有采 购物品的品质须保持一惯稳定4. 采购部工作人员须对自己采购物品的 价格和品质负责 5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、 接待厂商等方式获 取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理 成价格信息库,以书 面形式汇报给酒店财务部及董事会 6. 所有供应 商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善 保管,有 人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格 信息 采购部每天须录入至采购部价格信息库. 7. 采购时间要求:一般物品采 购时间为 3 天;急用物品当天必须采购回来;印 刷品、客房一次性用 品、布草等使用部门须提前一个月下单采购 8. 采购部禁止采购任何未 下申购单的物品,否则财务部将不予以报销 9. 禁止使用部门自行采购 物品或私自与供应商洽谈采购事宜 10.采购部负责跟进各协作厂商的 货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐 款,酒店应及时支付,以建立 酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为 日后的采购工作提供便 利. 三、采购审批程序 1.申购单审批程序：使用部门经理(仓库主管) 购部询价 董事会 资产会计复查 财务总监 稽查部 董事同意 行政办 采申购单返回采购部 2.单位价值 1000 元以下或批量价值在 2000 元 以下的由采购部现金自购的物 品,采购部须事先货比三家,并在申购单 上注明询价结果和选定的供应商,经 董事会最后批准后方可采购.酒店 财务部和集团稽查部将对价格及品质进行 不定期抽查. 2. 单位价值 1000 元以上或批量价值在 2000 元以上的物品采购审批程序: 采购部 寻找至少三家厂商比较价格品质 采购部与供货商共同草拟合同或采购 协议 批 董事会审批盖章或签字 评定小组确定供货商 财务审批 行政 办审执行合同或协议( 评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副 总、集团稽查组成) 3.赊购(月结)物品采购审批程序 蔬菜、肉类、冻 品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货. 其它物品按 上述第 1、2、3 款程序执行. 各月结供应商选定办法： 采购部每月每 类物品均应邀请至少三家供应商报价, 采购部、使用部门、主管副总、 财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力 合作，进行价格及质量 的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分 头或联合组 织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供 应 价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料. 带格式的: 项目符号和编号 格式 的 四、采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集 团稽查部共同完成,平 时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进 酒店采购成本的控制与监 督. 五、供应商管理 2.1、财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财 务部、采购部、使用部门及 集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物 品须有至少三家供货商),淘汰部 分不合格供货商. 3.2、选用供应商角 度采用 1+2+N 原则，所谓 1+2+N 是指一类商品一个主供 应商、2 个 辅助供应商、N 个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商， 大约 70%的物资从他手中购买。2 个辅助供应商提供大约 20%的物资，一旦 主 供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商 既是辅助 供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买 死角。 3、采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象. 采购部工作流程 一、各类物品采购工作流程 1、仓库补仓物品的采购工作流程：仓 库补仓物品的采购工作流程：补仓物品的采购工作流程 仓库的每种存 仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低 于采购线时，即需