科技查新业务的流程化精确管理研究.pdfVIP

第２８卷　第１期 甘肃科技 Ｖｏｌ２８　Ｎｏ１ ２０１２年１月 ＧａｎｓｕＳｃｉｅｎｃｅａｎｄＴｅｃｈｎｏｌｏｇｙ Ｊａｎ　２０１２ 科技查新业务的流程化精确管理研究 杨生举，赵昕晖 （甘肃省科学技术情报研究所，甘肃 兰州７３００００） 摘　要：针对目前科技查新管理中存在的种种问题，甘肃省科学技术情报研究所提出一种基于“查新业务综合管理 系统”的“流程化精确管理”模式。该模式为查新业务的集约化、扁平化和精细化管理提供了强有力的技术支持，为 科技查新工作和科研管理提供了有力的保障，体现了先进的管理思想，极大地提高了查新工作效率，在很大程度上 降低了管理成本，已经被浙江省科技信息研究院、浙江大学图书馆、中国石油兰州化工研究院、安徽省科技情报研究 所等１０余家查新单位应用。该管理模式的应用全面提升了查新业务效率和管理水平，使查新管理水平迈上了一个 新台阶。 关键词：科技查新；流程化；精确管理 中图分类号：ＴＰ３９３９８ 　　随着科技查新工作重要性的日益突出，工作量 送到查新中心（或通过Ｕ盘拷贝，纸件邮寄等），查 随之急增，查新业务及信息共享方面的需求日益增 新中心的管理人员登记后再将邮件转发到查新员信 长，传统的封闭、复杂、低效的查新管理模式已不能 箱，查新员查完后将查新报告打印出来或通过邮件、 适应现代科技要求。针对当前的这种迫切需求，甘 ＱＱ、Ｕ盘等方式发送到审核员审核，如果需要修改 肃省科学技术情报研究所作为甘肃省科技工作的一 再退回，然后重复此过程。最后盖章，由查新员交付 个重要部门，从２００４年起，通过调研科技查新行业 给客户。这种人工流转方式效率低，且某一环节出 的相关单位，针对管理中存在的问题，提出一种基于 了问题就会造成整个流程的中断。 “查新业务综合管理系统”的“流程化精确管理”模 ２２　过程无法跟踪管理 式，在实际应用中取得了良好的效果。 查新任务部署后，查新课题的进展、质量无法监 控、跟踪管理，中间环节出了问题，互相推诿，无法确 １　流程化精确管理介绍 定责任。客户的意见没有反馈渠道，导致服务质量 查新业务流程化精确管理，是将查新业务、互联 无法评估。 网技术、工作流技术、精确管理理念四者紧密结合起 ２３　管理成本高 来，贯穿于查新业务全过程的现代化管理，使每一个 业务受理需要专人进行登记管理，增加了人员 环节都做到可追踪、可监控、可管理，做到“掌握到 成本；每一次流转都要打印纸件，增加了耗材成本； 每一课题，控制到每一流程”，从而降低管理成本， 与客户的沟通主要通过打电话，有时由于业务工作 提高工作效率，方便查新客户和查新工作人员。其 的繁忙，会发生重复打电话的情况，不仅增加了通讯 核心是精确分析查新客户和查新工作人员在查新业 成本，且沟通过程无法管理。 务中行为流程，采用信息化工具对这些行为流程进 ２４　数据统计分析费时费力 行有效管理，很好地分析解决了查新管理中普遍存 由于都是手工登记，进行查新数据统计分析的 在的问题和现象，从而使查新客户和查新工作人员 时候，就要翻阅查询以前的记录，费时费力，且无法 能协同工作，实现高效的流程化精确管理。 进行下一步深度的数据挖掘分析。 ２　科技查新管理存在的问题 ３　主要业务环节的精确