刍议高校学籍档案管理在学生发展中的指导作用.pdfVIP

第3期 湖南人文科技学院学报 NO．3 2010年 5月 JournalofHunanInstituteofHumanities，ScienceandTechnology M8y．2010 刍议高校学籍档案管理在学生发展 中的指导作用 刘 晓玲 (湘南学院 物理与电子信息工程系，湖南 郴州 423000) [摘 要]随着我国高等教育的发展与完善，高校学籍档案管理呈现 出规范化、系统化、电子化的趋势，对学校教学、 教务管理有重要的参考作用。学校应重视档案管理对学生发展的指导作用，争取建好档案、管好档案、用好档案，力争为 培养高素质人才做出更大贡献。 [关键词]学籍档案管理 ；学生发展；指导作用 [中图分类号]G271 [文献标识码】A [文章编号】1673—0712(2010)03—0098—03 一 高校学籍档案管理的新趋势 的逻辑性以及学籍档案的丰富性。作为高校公共信息服务 学籍档案是高校学籍管理活动中直接形成的对社会、 体系之一的档案部门，已经从原来单一的档案室发展成为 学校和学生具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形 综合性的档案管理部门。学生学籍原始信息分散于这些综 式的历史记录…。高校学籍管理是学校管理工作的一项 合性的档案管理部门中，包括学生的入学材料、个人基本情 重要内容，是高校制定各项工作计划的重要依据和参考材 况、在校成绩、奖惩、学籍变更、学位及毕业状况等。这些学 料，也是衡量我国高校发展的重要指标之一。随着我 国高 生学籍原始信息分属于各类主要 目录之下，相互之间存在 等教育的发展，高校学籍档案管理呈现出以下特征： 着有序的组合及扩展的关系，并互为印证。目前 ，高校学籍 (一)规范化 管理人员都有较强的档案意识，重视档案基础工作，能够做 学籍管理的基本内容包括对学生入学资格、在校学习 到及时收集学籍信息，按期整理归档 ，避免各类资料的丢 情况及毕业资格的检查、考核与管理。随着我国对高校教 失，保证学籍档案的完整性。 育管理的重视，高校学籍档案管理有法可依、管理规范的趋 (三)电子化 势 日益明显。2005年9月1日起实施的 《普通高等学校学 随着我国高等教育的发展，入校学生 日益增多，档案信 生管理规定》第66条 “对学生的奖励、处分材料 ，学校应当 息内容 日趋繁杂，广大学生及社会公众对档案信息的需要 真实完整地归入学校文书档案和本人档案”_2J，对高校学 量不断增加 ，仅凭档案管理人员的个人记忆完成检索借阅， 籍管理的规范性提出了明确要求。学籍档案管理呈现规范 提供准确服务是非常困难的。而随着数字校园的建设和现 化趋势还主要体现在学籍档案形成过程中的分类规范、内 代化管理手段在高校部门间的大量使用，高校学籍档案管 容规范、收集和移交管理过程程序规范等方面。大部分高 理的发展有了催化剂 ，各种档案信息管理软件的不断涌现， 校在学籍档案管理方面都能够严格遵守相关法规制度，还 大大简化了查询的手续。而伴随着信息高速公路的出现， 有一些高校为了能够更好地完成学籍档案管理工作，力求 部分高校通过互联网络技术，已经实现异地信息交流档案 体现本校学籍档案工作的特色，针对高校学籍档案管理制 查询。这些都为增加学生档案利用率，延长档案的使用期 定了一些具体的管理细则和处理办法，这些都很好地促进 限，加强电子文件的收集和积累，逐步建立档案数据库 ，尽 了学籍档案管理工作的良性发展。 量使用电子文件对外提供查阅服务，完善学生档案信息的 (二)系统化 查阅功能提供了可能性 。目前，我国高校学籍档案基 目前，高校学籍档案管理工作 日趋完善，基本涵盖了学 本实现了对学生的学籍管理、社会实践、就业意向、特长爱 生在学校所接受的教育及个人成长的有效信息，并能够对 好等信息的电子管理，大多数院校都建立与之相配套的检 学生信息进行有序的分类 、组合，使学籍档案能够最大限度 索工具和管理系统。在特定的权限范围内，实现了网络信