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维普资讯 小议记账凭证数据编辑模块设计 李小科 黄昌勇 (湘潭大学 商学院，湖南 湘潭 4111O5) 【摘要】财务软件的发展应用水平决定了记账凭证的编辑不可避免。目前我国的商品化财务软件在凭 证编辑模块设计上存在严重缺陷，亟待改进。在当前期大量的凭证数据中，迅速找到要编辑的数据是本 模块设计的关键。基于凭证数据的组织特点而设计的凭证数据编辑模块，综合使用记录筛选和字段投影 两种手段，可快速精确定位至所需编辑的凭证数据，大大地提高了凭证编辑的效率。 【关键词】凭证数据 编辑 记录筛选 字段投影 我国商品化财务软件经过多年发展，已经粗具规 证编辑模块，即使设计时考虑到了，功能也十分简单。如 模，涌现出一些较为优秀的软件。但由于对凭证数据编 国内某著名财务软件将凭证编辑合并在 “填制凭证”模 辑认识不足，大多数商品化财务软件编辑功能不强，主 块中，为检索凭证数据的需要，配有一个凭证 “查询”工 要表现在对凭证数据的记录筛选和字段投影方面存在 具，其界面设计如图1所示。 严重不足，大有改进的必要。 一 、 记账凭证数据编辑的意义 电算会计的数据编辑是指对输入机内的原始数据 进行修改所运用的方法，其编辑对象仅限于原始数据， 而不是再生数据。无论是保留手工制证还是机器制证， 存储在机 内凭证表中的总是记账凭证上的数据，因而凭 证编辑就是指编辑机 内的记账凭证数据。按会计分期 假定，只能编辑当前会计期的凭证数据，不可编辑已结 图 1 账会计期的凭证数据。 图1反映只提供凭证类型、凭证编号、月份和 日期等 在记账凭证输入模块，财务软件一般都有严格的控 几个选项，仅仅涉及凭证表的少数字段，其余字段都没 制，如控制输入正确的科 目编码，金额要试算平衡等，可 有利用，记录筛选功能十分有限。同时，根本就不提供 在一定程度上保证凭证数据的准确性。但是，任何控制 字段投影功能。这样的设计界面，无法满足凭证编辑的 都不是万能的，有些错误很难避免，如输入的科 目编码 实际需要。国内其他商品化财务软件也大多如此，有些 串户，借方和贷方金额等量多输或少输，输入错误的日 甚至还要简单，只有首张、上张、下张、末张这4个选项， 期、凭证类型、凭证编号、摘要、附件张数和实物量，某些 要想在大量的凭证数据中寻找所需编辑的凭证数据，无 数据的重复输入等。因此，难免有一些错误数据进入电 异于大海捞针，编辑效率十分低下，无法充分发挥计算 算会计的凭证数据表，这些错误数据只能依靠凭证编辑 机高速检索的强大功能，这不能不说是现行财务软件设 加以更正。 计上的一大缺陷。 凭证编辑属广义上的凭证输入范畴，是凭证输入的 导致现行商品化财务软件的上述设计缺陷，主要原 延伸和补充，目的只有一个，那就是切实保证凭证数据 因有二。一方面是思想认识不足，“重输入、轻编辑”是 的准确性，从而为各种再生数据加工提供可靠的数据源， 我国商品化财务软件的通病。实践证明，凭证数据的输 从源头上实现会计数据的真实性。