外贸跟单实务 教学课件 作者 杨玲 主编 4第四章.pptVIP

本章学习要点 1．掌握采购的含义、特征、目标； 2．掌握物料采购的含义、内容； 3．掌握物料采购跟单的含义； 4．掌握物料采购的起因； 5．掌握物料采购中经常出现的问题； 6．掌握物料采购跟单流程； 7．掌握物料采购跟单的要求。 一 .采购的含义 “采购”的“采”是从众多对象中选择若干的意思；“购”就是取得或购买，是通过商品交易的手段把所选对象从对方手上转到自己手中一种活动。 采购的含义： 采购就是指在一定的时间、地点、条件下，通过交易手段，实现从多个备选对象中选择取得能满足自身需求的物品的活动过程。 二．采购基本的特征 1．所有采购都是从资源市场获取资源的过程； ２．采购既是一个信息流、商流和物流相结合的过程； ３．采购是一种经济活动。 三．物料采购的含义 资源市场是指经过买家认可的、信得过的采购资源，由一些供应商组成。资源可能是一个有形的物品，如一颗螺丝，一块集成电路；资源也可能是一个无形的物品，或者是参与一个系统运行的组成部分，如一个软件，一项服务，有形物品的采购称之为“有形采购”；无形物品的采购称之为“无形采购”。 在有形采购中仅用于生产目的的采购，称之为“物料采购”。 四．采购的目标 1．降低生产成本; 2．提高产品质量; 3．提供最新信息; 4．推进产品开发; 5．提升企业竞争力 。 五．物料采购的内容 企业的物料采购主要有以下内容： （一）原料 （二）辅助材料 （三）半成品 （四）成品 （五）固定设备 （六）MRO物品 一．物料采购跟单的含义 物料采购跟单是指外贸跟单员根据对外合同、订单所列明的产品名称、规格、质量、数量以交货期等，需要在国内其他企业物料采购，并向生产企业提供对外合同、订单所需产品的物料、零部件或辅料的物料采购跟进工作。 三．物料采购流程具体阐述 采购实施是指采购工作的具体过程，主要包括采购认证、选择供应商、签订合同、合同跟踪、付款操作等几个方面。 一个完整的采购流程应包括以下环节 （一）确认需求 采购的起点是确认需求。在采购之前，应先确定需要采购哪些货品、需要多少、何时需要、何时采购、由谁决定等。采购需求来自企业的各个部门，包括企业的生产部门、使用部门、维修部门、销售部门、广告部门和实验室等。 采购部门应协助生产部门预测物料需求。要求生产部门在填写采购订单时尽量采用标准订单，尽量减少特殊需求订单和紧急订单。 知识链接:在采购申请中应包含下列内容 （１）采购日期； （２）采购品的编号； （３）采购申请的发出部门； （４）采购所涉及的金额； （５）对于所需采购品本身的型号、品名、规格、产地和数量的完整描述； （６）采购品需要的日期； 小知识:为了有效地采购，采购部门必须做到： 对合同的履行情况进行监控； 提供多购货品项目的分类表； 做好供应商记录； 提供合同样本。 小知识:采购订单包括哪些要素？ （１）采购订单应包括以下几个基本要素： （２）采购品序列编号； （３）采购订单发出的日期； （３）接受订单的供应商名称和地址； （４）所需货品的数量和描述； （５）发货日期； （６）运输要求； （７）价格； （８）付款条件； （９）对订单有约束的各种条件。 知识链接:在采购实物务中要保存的档案有 1.采购订单目录 2.采购订单卷宗 3.商品文件 4.供应商历史文件 5.合同管理 6.投标历史文件 7.工具和寿命记录。 四．物料采购单跟踪 物料采购单跟踪是外贸跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行物料采购单跟踪。但对一些重要或紧急的物料的物料采购单，外贸跟单员则应全力跟踪。 外贸跟单员在制作物料采购单时应注意： （一）审查《采购物料申请单》 外贸跟单员在审查《采购物料申请单》时应注重以下内容： １．适当的物料采购人。 ２．以书面方式提出物料的物料采购。 ３．明确表明物料的要求。 ４．以型号规格表明物料采购的标准。 （二）确认质量标准 物料质量直接影响生产产品的质量，必须认真检查物料采购物料的质量，使物料符合对外合同的要求。 （三）确认物料采购量 物料的物料采购数量应与对外合同、订单总量相匹配，或者稍小对外合同订单总量。 五．物料检验跟单 １．确定检验日期 ２．通知检验人员 ３．进行物料检验 ４．处理质量问题 六． 物料进仓流程跟单 Ａ．协调送货 Ｂ．协调接收 Ｃ．物料入库 Ｄ．处理物料接受问题 物料的库房接收过程有 1.检查即将送达的货物清单信息是否完整； 2.接受物料，对应物料采购单进行核查； 3.检查送货单据及装箱单据； 4.检查包装与外观，注意物料检验合格后才能卸货； 5.卸货； 6.清点物料； 7.搬运入库； 8.填写“物料入库单据”，注意物料检验合格后才能填写物料入库单； 9.将物料入库信息