秘书文档管理课件 项目三.pptVIP

尚辅网 尚辅网 项目三 公文的体式和稿本 项目目标 任务导向 技能训练 项目目标 1．知识点 ◆公文的文体特征及表达要素 ◆公文用纸及印装格式 ◆公文符号要素的排列格式 ◆公文稿本的种类和特征 2．技能要求 ◆了解和熟悉文书的问题特征和稿本种类，能够根据公文格式的要求制作出规范的文件格式、信函格式和会议纪要格式 任务导向 一、公文的文体 二、公文的格式 （一）公文的用纸及印装格式 1．公文用纸的主要技术指标 2．公文用纸的幅面尺寸 3．公文用纸的版面尺寸 4．排版规格 5．印装格式 （二）公文符号要素的排列格式 1.文件格式 （1）眉首部分 ①公文份数序号 ②秘密等级和保密期限 ③紧急程度 ④发文机关标识 ⑤发文字号 怎样拟定机关代字 ⑥签发人 ⑦红色反线 （2）主体部分 ①标题 ②主送机关 ③正文 ④附件与附件说明 关于附件的几个特殊说明 ⑤成文日期 ⑥印章 单一机关行文印章 联合行文印章 特殊情况说明 ⑦附注 （3）版记部分 ①黑色反线 ②印发机关和印发时间 ③抄送机关 抄送机关的确定原则 ④主题词 主题词的确定步骤 2.信函格式 （1）发文机关标识 （2）首页间隔线 （3）份号、文号、秘密等级和紧急程度 （4）标题 3.会议纪要格式 （1）发文机关标识 （2）发文字号 （3）注意事项 三、公文的稿本 （一）公文的文稿 1.草稿 2.定稿 （二）公文的文本 1.正本 定型本 试行本 暂行本 修订本 2.副本 3.存本 技能训练 P30页 尚辅网 单一机关行文时，印章加盖在公文末尾的右下角，上距正文2-4mm，下压成文日期的中部位置，印文端正，使用红色印泥或印油。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以印章的下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即以印章中心线压在成文日期上。 尚辅网 联合向上行文时，仅加盖主办机关印章，加盖方法和位置同单一机关行文。 联合向下行文时，各机关均应加盖印章，加盖方法和位置有以下两种情况： 当加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。主办机关印章在前，参办机关印章在后，两个印章均上距正文2-4mm，下压成文时间。两个印章要采用同种加盖方式，以保证排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应在正文末尾的下面标注各发文机关的名称（可用简称），主办机关在前，参办机关在后，在每个机关的名称上加盖本机关的印章。第一排印章应上距正文2-4mm。每行最多排3个印章，两端不得超出版心。最后一排如遇一个或两个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切。 尚辅网 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。 尚辅网 附注一般仅仅出现在“请示”这一文种当中，用来注明联系人的姓名和电话。 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。 尚辅网 版记部分位于公文末页的最下方，一般由3-4个要素组成。 ①黑色反线（必备要素） ②印发机关和印发时间（必备要素） ③抄送机关（非必备要素） ④主题词（必备要素） 尚辅网 版记中各文字要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。以明显区分各要素，同时也增加文面的美观。 尚辅网 印发机关是指文件的印制主管部门，通常是机关的办公室和文秘部门；印发时间以公文付印的时间为准，与公文的生效日期不同。 印发机关和印发时间标注于公文末页的最后一行，左侧行首空一个字标注印发单位名称，右侧注明印发时间，行尾空一个字。 尚辅网 抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。 抄送机关标注在印发机关和印发时间之上，二者之间不空行，用黑色反线隔开。标注时，左右各空一字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关名称之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关名称对齐；在最后一个抄送机关后面标句号。 抄送机关名称要用全称或规范化简称。 抄送机关的确定原则 尚辅网 第一，抄送机关必须与文件内容有关。 第二，主送上级机关的请示、报告，不得同时抄送下级机关。 第三，向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关。 第四，一般情况下，不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级抄送时，应当抄送被越过的上级机关。 第五，受双重领导单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件的内容来确定是否抄送受文单位的另一个上级机关。 尚辅网 主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。它的主要作用是可以准确简要地概括文件的主要内容，能够提高文件的检索、查询速度，有利于文书档案管理的规范化、系统化和科学化。 主题词的标注位置在抄送机关的上