计算机技术在档案信息管理中的应用.pdfVIP

2015年3月 中 国 管 理 信 息 化 Mar．．2015 第 18卷第5期 ChinaManagementInformationization Vo1．18，No．5 计算机技术在档案信息管理中的应用 王 磊 (山东商业职业技术学院，济南 25oloo) 睛 要J档案信息是知识经济时代重要的资源，随着计算机技术的广泛应用和迅猛发展，为档案信息资源的科学管理和有 效开发利用创造了前所未有的契机。目前，档案电子化已经成为人们的共识并显示出非常显著的成绩，是档案管理工作必 须实施的重要步骤。计算机对档案信息进行管理，在检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低 等方面具有手工管理所无法比拟的优势，这些优点是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件，极大地提高 了档案管理的效率与利用工作的水平。 [关键词]档案信息；计算机技术；档案电子化 doi：10．3969／j．issn．1673——0194．2015．05．117 [中图分{告剐 G275 [文蒯 郦 l码]A 陂章编号] 1673—0194(2015)05-o244—02 0 引 言 认识上的误区地 从一定程度上加大了原始记录归档工作的难度。 传统纸质档案有一个很大的缺点，即占用空间较大。由于要扩 3 加强收集控制电子文件 展档案库房空间与购买档案用具，所 以花费的资金会愈来愈多。 当前办公自动化及科研手段 自动化迅猛发展，不论是办公文 而且有些珍贵的纸质历史档案，由于使用次数的不断增加会出 件、科研原始记录，还是生产经营原始记录都将更多地 以电子文件 现破损现象。因此，对档案的存储条件和利用方式会提出更高的 的形式出现。因为没有针对原文管理的档案信息系统，所以电子文 要求，如档案馆应保持一定的温度和湿度，珍贵历史档案只能以 件的收集：[作比较吃力，如果仅仅是仿照手工管理模式开展电子 复印件形式利用等。现代信息计算机技术在档案信息管理中的 文件的收集，则很难保证其原始性、完整性和准确性及若干年后的 应用，节约了大部分人力、财力、物力，以及对馆藏历史档案的保 可读性，当然后续管理工作更是无从谈起。随着 电子文件几何式递 护也起到重要作用。 增，对电子档案的超前控制、及时收集、有效管理、开发利用以及数 1 不断加强信息化的建设 字化技术的推广也就尤为重要，所以要加强收集控制 电子文件。 信息化建设是档案资源管理的必然要求和重要内容，信息 4 提高档案信息的利用 时代项 目档案管理工作的根本出路是真正实现档案管理信息 通过整理和编研，可以使科技档案信息内容进一步系统化和 化，这就要求全面建立包括所有档案业务环节的档案信息全文 优化，现代信息技术的应用使科技档案的整理和编研周期迅速 管理系统。在项 目负责制的大背景下，所有资源围绕项 目而配置， 缩短，及时、准确地为经济技术决策提供可靠的依据，信息密度 即为原生信息资源。例如，科研项 目档案只有认真思考改进现有 和传递速度大大提高。在提供利用方面，现代信息技术的应用可 的服务方式，紧紧围绕项 目的方方面面，特别是信息化工作需要 以方便、快捷地满足利用者对科技档案信息的需求。研究院未来 开展的工作，才能真正发挥其在科学研究工作中的作用。项 目档 的档案信息管理系统中，可以包括在局域网上建立的用户友好介 案信息化水平过低，将在信息化大潮面前举步维艰，可能直接导 面的查询子系统，可以引导其按权限浏览本站的信息，为用户方 致档案收集、整理与编 目、加工利用、库房管理、鉴定与销毁等档 便索取档案信息提供技术保证，以期扩大社会影响并提高知名 案业务工作环节的失败。 度。根据用户权限，数字化的形式提供必要、及时、可靠、大量的基 2 系统梳理档案资源体系 础性原生科技信息，可通过局域网传输给各业务部