中型综合性医院药械科兼职秘书模式的可行性探讨.pdfVIP

大会论文 中型综合性医院药械科兼职秘书模式的可行性探讨 人民解放军第一0二医院，江苏213002) 南京军区联勤十三分部解放军第九八医院是一所集医疗保健、教学、科研一体的中型综合性三级甲 等医院，其药械科下辖门诊药房、急诊药房、中心药房、制剂室、药品检验室、实验室、医疗修理和国 防计量室、供应室、供氧中心等部门，点多面广，为加强科室规范化管理，药械科自2008年开始设置了 兼职秘书，经过3年的摸索实践，已形成了一套行之有效的兼职秘书工作模式。兼职秘书的存在，减轻 了科室大量的事务性工作，有利于科室的可持续发展。 1药械科兼职秘书的必要性 助领导人综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项。社会上所称的打字员、文秘、内勤、 文书、文员、办公室主任、助理等都属于秘书人员。国外医疗机构为医疗专家、科室领导及各类病房配 备医疗秘书已有数十年的历史，早在1948年国外就已经出现了专门针对医疗秘书的手册。医疗秘书的工 作主要是帮助处理各种烦琐的文书。目前国内不少大型综合性医院设置了护理助理、护士长助理、专职 秘书、药剂科专职秘书等医疗秘书，并取得了不错的效果。我院系一所中型综合性三级甲等医院，作为 重要的辅助科室——药械科，工作面宽，部门分布零散，最近几年随着科室的逐步发展壮大，实习生大 量涌进，新的设备、仪器的购进，以及课题的开展，科主任每天要处理很多事务性工作，如每月的考勤 报表、医德医风调查表、值班表、政治理论学习安排、请领物资、接待兄弟单位的参观等，在体力和精 神上的负担大大增加。限于人员编制要求和实际需要，我科探索设立兼职秘书摸索，帮助处理事务性工 作。 2兼职秘书的条件和职能 2．1任职条件 选择具有责任心、熟悉药剂科工作特点，具有一定药学服务工作经验和文字处理能力，具有一定的 电脑操作水平、能使用投影仪、传真机、扫描仪等办公设备，有较好的语言沟通能力和协调配合能力， 具有基本的管理知识，且在年度考核中成绩优异的药师兼任。我院兼职秘书即由负责药品不良反应监测 的药师兼任。 2．2职能 兼职秘书定位于科室秘书，主要服务于科室主任、技术骨干，同时也需要协助科室其他药学人员， 以及配合医院和各个行政职能部门，一起做好协调管理工作。 2．2．1 在管理、医疗、教学、科研方面，当好科室帮手 兼职秘书要帮助科室收集整理各类人员的基本 信息资料，建立、维护科室人力资源档案库；认真负责地做好会议准备工作，做好相关记录，会后及时 ·14l· 2011年全国医院药学学术年会暨第7I届世界药学大会卫星会 整理会议纪要；协助科室负责人做好年度实习生实习计划，并针对不同学校的实习生进行合理安排；协 助科室负责人做好科室学术活动的安排，以及申报各级各类基金课题科研成果奖，做好科研档案管理； 协助科主任将各项科研成绩、经验、特殊病例汇总分析，撰写学术论文并积极投稿。 2．2．2从日常性、事务性工作入手兼职秘书协助科室负责人做好人员考勤记录；协助科室负责人起草 各种请示、报告、通知等文件，科室负责人审核签字后，呈送相关部门或相关领导；及时向科室负责人 和相关部门汇报科室发生的突发事件；按奖金分配方案分发奖金：按时完成相关部门和科室负责人临时 交办的各项工作和任务。 2．2．3物资的请领保证科室各类医用纸张、办公用品及其他一次性物品等各种物资的正常供应；负责 仪器设施、仪器维修的联系及信息系统的维护；负责摆药机耗材的订购及请领；协助做好相关物品的发 送。 2．2．4加强信息传递、沟通及反馈 “上传下达”是秘书最基本的工作，兼职秘书要注意收集、加工和 反馈信息。药械科的信息主要包括医院及职能部门下达的信息(通知、政策、决议等)和科室内部信息。 未设兼职秘书前，科室信息零散且丢失严重，无法按时传递，反馈质量低。设置兼职秘书后，加快了信 息的传递和反馈速度。建立了文件收发登记本和公务电话记录本，逐项记录收发文件并进行必要的追踪 反馈。各种通知首先是传递到兼职秘书，然后由兼职秘书进行传达，有效的保证了各种信息的传递效率， 使科室人员可以及时了解各项政策和规定；保证了医院各项政策精神在科室的透明化和知晓程度。同时 能够及时让科室人员了解医院的动向；保证将科室内的信息及时准确地传达给每个人；亦可加大医院行 政部门的执行力。同时，兼职秘书还要经常深入各部门，将各种意见、