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核情报含计 中国核科学技术进展报告第二卷 算机技术分卷 年 月 项目过程性文件管理探讨 杨 茹 中国核动力研究设计院四川 成都 摘要项目过程性文件存在以下特点和问题项目多数量大内容杂与技术文件关系密切等与技术文件没有关联 过程性文件之间的关联不够信息化技术应用不够因此建议采用集成管理模式具体内容包括过程性文件和技术 文件集成管理信息系统的集成优化文档管理部门的职能权限服务集成在集成管理的视角下提出了一些措施来 提高项目过程性文件管理的水平 关键词过程性文件项目集成管理 过程性文件是指项目运行中产生的针对某一技术或管理主题的记录过程性文件管理对于保证 项目质量有重要的作用过程性文件有很多涉及技术管理信息本身含有很多质量信息其科学管 理有利于保证各项技术管理活动的正常顺利进行提高各项业务活动的质量目标从而对于整个项 目的正常运行具有重要的作用 过程性文件管理的特点及存在的问题 特点 项目过程文件的特点如下 种类多项目实施过程中存在的过程性文件种类众多如技术资料传递单备忘录会议纪 要设计审查意见单接口信息单技术变更单通知等以传真或邮件形式传递的非成品类技术文件 内容多过程性文件可能涉及技术信息和管理信息等各个方面技术信息技术参数技术 变更单等管理信息合同通信渠道等 文件来源广泛核电项目建设过程中涉及的国内外单位很多如设计院采购商制造商建 筑商监理单位电厂等几十家文件的责任单位也就众多格式也多种多样 文件语种较多重大项目建设过程中涉及设备的外购或者内外相互协作有相当一部分文件 都是英文版或者其他语种如相互联系的函件有英文法文日文等外文设备说明书使用手册等外 文文件 数量大由于各类业务活动较多相互联系的函件数量比较多尤其对于项目多联系渠道多 的企业来往的过程性文件在所有文件中占了很大的比例 某些类别的过程性文件与技术文件的关系密切技术资料传递单设计审查意见单接口信 息单技术变更单等类文件记录的大多是针对具体文件的技术信息与相应的技术文件管理密切与 业务活动也就密不可分 存在问题 目前企业过程性文件管理主要存在如下问题 与技术文件没有关联 目前有些企业过程性文件与技术文件是分属不同的管理部门由于 职能权限的不同和管理侧重点的不一致导致过程性文件与技术文件没有关联或者关联项很少这 作者简介杨茹 女河南南阳人馆员 年毕业于中国人民大学信息资源管理学院管理学硕士从事信 息资源管理工作 样就有可能导致部分技术信息不能反映在技术文件上技术文件上也没有关联具体的过程性文件这 样可能导致某些技术信息的缺失给业务工作潜在造成一定难度 过程性文件之间的关联不够部分过程性文件之间是需要在一定时间内答复的实际的管理 现状不能及时满足这种及时性关联性 信息化技术应用不够 目前大部分企业信息技术侧重对图纸报告说明书等最终成品类文 件的管理忽视对过程性文件的管理导致后期的查询利用工作难以顺利快速进行有些项目过程 性文件都是纸质版保存的数量巨大如需查询当时的合同相关技术参数等来往函件需要花费很大 的时间同时由于传统的纸质管理方式存在很多缺陷不能保证过程性文件管理的完整性 过程性文件管理模式探讨 集成管理 鉴于过程文件管理的特点和存在的问题笔者建议采用集成管理模式具体内容包括过程性文 件和技