计算机电子档案管理的应用与发展.pdfVIP

第 5卷 第 5期 黑龙江科学 Vo1．5 No5 2014年 5月 HEILONG-JlANGSCIENCE Mav 2014 计算机电子档案管理的应用与发展 陶 亮 (沈阳市消防局，沈阳 110013) 摘要 ：信息技术 的推广与使用，给档案管理工作 的发展带来 了前所未有 的机遇 ，研究计算机在档案管理 中的应用具有十分重要 的现实意义。本文以档案管理为切入点 ，探讨 了计算机在档案管理 中的应用策略 以及在档案管理 中应用的重要性。 关键词 ：计算机 ：电子档案 ：应用；发展 ；分析 中图分类号 ：G271 文献标志码 ：A 文章编号：1674—8646(2014)05—0245—01 电子档案在全国各个企事业单位都 已经得到 了普遍应用 ， 3．1 计算机档案应用范围不断扩展 且许 多单位 已经将 电子档案的应用扩展到各个领域。电子档案 计算机档案从 出现至今 ，已经扩展到各个领域，其 中包括各 的应用 ，为档案管理工作提供 了许多便利 ，但 同时，电子档案也 个企事业单位。在许 多单位 中，计算机档案甚至是在逐步取代传 存在一定 的弊端 ，需要在应用计算机 电子档案的同时加以注意。 统档案 的应用。计算机档案以其操作简单、速度快、查找方便、易 1 应用计算机的作用 于携带等特点，为广大使用者所偏爱。与此同时，在 当今 ，计算机 档案管理 中应用计算机具有重要 的作用 ，主要表现在3个 电子档案亦是科学技术不断发展 的必然产物 ，各个单位如果不 方面 ，即 ：方便 单位档 案及 时归档、拓宽档案管理服务范 围、延长 使用计算机 电子档案 ，就意味着落后 ，甚至是被淘汰。因此，将计 档案原件 使用期限。 算机 电子档案管理工作落实到位 ，是 当前各个单位所关注 的，也 1．1 方便 档案及时 归档 是 必须 实施的。 在档案管理工作 中，传统 的档案管理模式 需要大量 的人力、 3．2 计算机档案管理工作操作更加规范 物力为支撑，计算机 的应用 ，较好地解决 了这一 问题 ，使档案管 受计算机档案各种弊端 的启示 ，我 国在计算机档案管理工 理工作更为系统化 ，大大提高了档案管理工作 的效率 ，因此，对 作 中也做 以相应的改变和调整 ，有针对性地对和计算机档案管 档案 的及时归档提供 了方便。 理有关的人和事进行调整 。首先，从人的角度来说，进行计算机 1_2 拓宽档案管理服务范 围 档案管理工作 的工作人 员的素质是计 算机档 案管理 工作 首要保 和以往相 比，计算机在档案管理 中的应用 ，在服 务范 围上更 障。我 国已经对计算机档案管理 的工作人员进行 了相应 的培训 ， 为广泛。由于信息传播不受时间和空间的束缚 ，档案管理 的服务 以提高他们在操作和管理 中的专业 能力和综合素质 ，这在人为 范围辐射 面积 更广。档案部门充分利用企事业单位 的网站，制作 这关 ，确 保了 电子档 案管理 的规范化。同时，制定规范 统一的管 自己的网页，积极组织上网数据和信 息 ，使档案管理服务系统联 理格式。在档案传输或是转化的时候，使用统一 的格式 易于操作 上企事业单位 网站，实现档案信息 的网上检索 ，可 以为用户提供 和管理 ，能够有效地避免信息的丢失和篡 改。将档案管理工作 的 更好 的服 务。 规范化 ，作为 电子档案管理工作发展趋势 ，更 易于 电子档案的管 1．3 延长档案原件 使用期 限