计算机技术在档案管理中应用的必要性.pdfVIP

第 5卷 第 6期 黑龙江科学 V01．5No．6 2014年 6月 HEILONGJIANGSCIENCE June2014 计算机技术在档案管理中应用的必要性 吴 丹 (齐齐哈尔市龙江县鲁河乡文化站，黑龙江 齐齐哈尔 161100) 摘要：随着计算机网络技术的普及，信息化技术已经深入到人们的工作及生活之中，在档案管理的过程中使用计算机技术 已经 成为必然的发展趋势。把档案管理工作纳入社会信息化的总格局中，推动计算机技术在档案管理中的应用，是档案部门的重要任务， 也是档案工作向现代化迈进的必经之路。本研究讨论了计算机技术在档案管理中应用的现状，分析了计算机管理档案的特点及优势， 并阐述 了利用计算机管理档案时需要注意的问题 。 关键词：计算机技术：档案管理：必要性 中图分类号：TP311 文献标志码 ：A 文章编号：1674—8646(2014)06—0073—01 档案是人类对客观世界的认识和记录，档案中传承着人类 以及分类 目录等。总地来说 ，档案的信息化建设可以提高档案工 的文明历史，关系到人类社会生活的各个方面，对经济发展和科 作 的现代化水平 ，也可以确立网络环境 中档案管理与服务 的阶 技创新发挥着越来越重要的作用。随着科学技术的进步，人类 已 段性的 目标。在编制档案检索工具的时候，要对档案文件进行主 经进入到信息化时代 ，计算机技术也应取代传统的档案管理模 题的标引，依据档案主题的标引规则进行，否则会使计算机因等 式，建立起信息化 的进程。 待输入数据而无法顺利的运行。 1 计算机技术在档案管理中应用的现状 2．3 利用计算机技术来进行档案信息的检索 1．1 忽视档案资源标准化的建设 通过计算机技术，按照档案著录项 目中的内容特征来检索 在现阶段 ，我国的很多档案部门在应用计算机技术时，只重 出符合不同需要者所要求的档案 目录及其原件。档案的检索全 视采用先进的通信设备，并购买了高档的计算机系统，却忽视了 过程包括档案信息的存贮 以及检索两个方面。档案检索通过利 档案信息资源标准化的建设工作，进而造成巨额资金的设备闲 用检索工具和检索系统来查找所需要的档案，因此，当存贮各种 置，而建成的档案信息系统无法为人们提供有效的服务。有关档 档案信息时，档案工作人员要把档案文件的主题 内容和概念提 案管理的计算机软件的开发工作缺乏整体的规划性，使各种软 炼，然后纳入检索工具以及档案的检索系统。当检索档案时，检 件在实用性方面存在一定的不足。 索人员先对检索进行主题分析 ，并把概念转换成主题词，在检索 1．2 档案 的数据库信息保护措施需要完善 工具和检索系统中查找，从而找到所需要的档案文件。 随着科技的进步，我国的数据安全保障系统也在不断地升 3 利用计算机技术管理档案时需要注意的问题 级，因此档案管理工作中要利用计算机技术对各种档案信息进 第一，计算机技术在档案管理中的重要性。充分利用计算机 行密码和防火墙 的设置 ，进而为档案信息提供全面的保护。在飞 技术 ，可以给档案管理工作带来显而易见的效果。计算机技术是 速变化的信息环境下，从网络数据库系统本身而言，数据库的保 档案管理实现 自动化、实时化以及网络化的基础，档案的检索与 护方案也需要与时俱进，否则如果保护技术跟不上发展 的步伐 ， 查询也要通过计算机才能实现即时的查询。同时，还可以为查询 就会导致计算机存储 的信息被他人盗用。 者提供时间和空间上的方便。此外，档案的管理人员可以利用计 1．3 档案工作人员计算机水平亟待提高