信息时代电子和纸质档案并存的必然性分析.pdfVIP

芜湖职业技术学院学报2008年第 10卷第3期 信息时代电子和纸质档案并存的必然性分析 解颖娴 (宿州职业技术学院，安徽宿州，234101) 摘 要：随着现代信息技术的不断发展，电子档案因具有利用简便、传递快捷、信息共享、存储量大等优点而越来越多地活 跃在人们的工作、生活中。但它与纸质档案相比，叉具有信息保存不稳定、信息利用依赖性高、易于泄密、易受计算机病毒 感染等弱点，不象纸质档案那样具有信息稳定、耐久保存、便于阅读等优点。电子档案与纸质档案各有千秋，将在一个相当 长的时期内并行存在，共同效力于人们的工作和生活。同时重视电子档案与纸质档案管理，有利于二者各展其长，互避弱点， 相得益彰。 关键词：信息时代； 电子档案； 纸质档案； 长期并存 中图分类号：G273；文献标识码：A；文章编号：1009．1114(2008)03．0095．03 TheInevitableCoexistenceofElectronicRecordsandPaperRecordsintheInformationEra XieYingxian Abstract：Withthedevelopmentofmoderninformmiontechnology,hteelectronicfilesplayamoreandmoreactiveroleinpeopleS lifeandworkwithsuchcharacteristicsaSconvenientuse，fastdelivery,informationsharingandgreatcapacityetc．OnhteconrtmT htepaperfilesalsohavesomeadvna tageoverit,forexample：long-temr satbility,convenientofrreading，uninfluencedbyvirusetc． Havinghteirdistinctadvanatges，elecrtonicfilesandpaperfileswillbecoexistentinaveu tongperiod．Valuingthemanagementof hteelectronicfilesandthepaperfilesinhtemeantimewillnotonly advna tagenadbenefitwiht eachohterbutalsoavoidme weakness． KeyW ords：Infomr ationage；Elecrtonicfiles；Paperfiles；long—temr coexistence 收稿 日期： 2008．04．14 作者简介：解颖娴 (1967一)，女，安徽灵璧人，档案馆员。 随着信息化的深入发展，计算机在党和政府工作中得到 球范围内广泛传播，其传递时间都以秒为单位，显示了它无 广泛应用，磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列等载体文件相继出 与伦比的优势。相比之下，纸质档案处理同类：=[作要落后许 现，多种介质的电予档案也应运而生。电子文件己成为各单 多，工作效率降低数倍甚至更多。 位新生文件的主体，它的长久保存、集中管理和有效利用已 1．2．电子档案具有信息共享性 经成为国家档案工作的重要组成部分。如何处理好电子档案 互联网的普使全球联为一体，资源共享。电子档案在同 和纸质档案的关系，抓好电子档案和纸质档案配套管理，是 一 时间、同一地点可以被许多不同用户共同阅读和使用，不 档案管理工作中的重要课题。我们认为，在信息社会里，电 受时空限制，具有信息共享性；而传统的纸质档案，在同一 子档案和纸质档案各有优势，两者缺一不可。那种单纯认为 时问、同一地点只允许一入使用 具有信息的独占性I1。 用 电孑档菜 口j翟代纸质档案或纸质档案可替代电子档案的 l-3．电子档案信息具有高密度性 说法都是 jl三确出勺，电子档案与纸质档案将长期并存，并且 信息技术和通信技术飞速发展，信息量 日益增多，具有 互动发展。