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2015年3月 中 国 管 理 信 息 化 Mar．，2015 第 l8卷第 5期 ChinaManagementInformationization Vo1．18，No．5 论文书档案电子化管理 何 萍 (厦门夏商农产品集团有限公司，福建 厦门 361000) 喃 要]本文从文书档案电子化的基础理论入手，分析文书档案电子化管理的收集、归档、存储等办法，进而提出文书档案 电子化的发展趋势。 [关键词]文书档案；电子化；管理 doi：10．3969／j．issn．1673—0194．2015．05．119 [中图分类号]G275 汶献标识硼 A 陂章编号]1673—0194(20l5)05--0246-02 文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国 件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的 家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相 电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。 沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历 (2)文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被 史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在 销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体 办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接 运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整 在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的 个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一 重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网 种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽 络化的方向发展。为适应文书档案数量的与 日俱增以及档案载 象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段 ，即现行阶 体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。 段、暂行保存阶段和永久保存阶段。 1 文书档案电子化的理论基础 (3)前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原 (1)文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案 则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要 管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变， 求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公 管理方式以办公系统的计算机 自动化和网络为依托，以电子文 系统 (OA系统)和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进 [收稿 日期]2014—12—21 行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对 高速公路信息中心档案管理网络建设，使档案管理从实体管理 从用户出发，研究用户的需求，开展有针对性的服务。这就为档 向网络管理转变，实现 目标化、信息化管理。 案工作确定了操作性强的目标和主线，也是转变观念的一个基 (2)依法制定档案信息化建设的标准和制度。档案信息化建 点。 设工作已引起国家有关部门的重视和关注，相关的法律、法规正 (4)加强管理，提高网络安全。计算机网络系统建设是现代信 逐步健全和完善。在信息技术飞速发展的今天，档案载体也呈现 息资源建设的基础条件，在硬件建设中，存储设备和备份设备应 多样性，高速公路信息应根据国家的有关法律、法规，结合其实 采用服务分离、互为备用方式，～台作为数据库服务器，一台作为 际情况，制定标准和制度，建立和完善档案管理体系。① 电子档 应用服务器。这样两台服务器不仅可以任务分担，分别提供不同 案的鉴定和原始属性的确认及电子文件的形成、保管、利用 ，都 的服务，以提高服务器的利用率，避免资源浪费。而且服务器系 应制订相应的标准和办法，使其规范化；②加强档案信息开发的 统还可以互相监视，一旦发现对方出现故障，另一方将接管故障 制度建设，随着 电子文件、电子档案的出现，适时制订相应的标 服务器上的服务，保证系统的安全性、可靠性。因此，要加强网络 准规范体系，修订档案信息管理工作标准、格式。以健全档案信 安全管理，严格遵守