财务管理-科研课题财务管理信息化模式初探.pdfVIP

【摘 要】 科研课题管理、核算是科研院所财务管理的重要组成部分，要创建将众多课题分类 管理、多层面核算，使所需数据快速高效生成，以满足不同使用者需求，通过主辅系统结合的 科研课题财务管理的新平台。笔者结合本单位的实际，对这一模式的构建与应用进行初步探讨。 【关键词】 科研课题； 财务管理； 信息化； 系统 一、引言 中国辐射防护研究院（以下简称“我院”）科研课题的管理、核算是财务管理的重要组成部 分，占全院财务工作量的40%，特别是“十一五”期间的纵向课题，各课题不仅实行分类与单独 双重核算，而且要进行长期跟踪与管理。不论是纵向课题、横向课题还是其他课题，每个课题 涉及八个成本项，其中纵向课题还有二十七个费用明细项。在日常核算中，各课题负责人要知 道每个课题的收入、支出、结余情况，每年年底95%的课题要进行结算，30%的课题有水电费、 管理费等分摊，最后将各课题结转成本，收入与支出相抵，结余为下年收入，重新开始新一年 的核算。如此庞大的数据运作，不仅要求数据正确，而且要求在短时间内完成，否则将影响后 续工作，特别是年底决算工作的正常运行。 要解决上述问题，只靠现成的商业软件－“用友ERP-U8”系统（以下简称用友系统）只能完 成一半的工作，而且数据分散在不同的表中，给数据的分析、查询、利用造成一定的困难，不 能及时准确地了解各课题的全部情况。为此，需要在此基础上重新构建满足我院科研课题财务 管理需求的管理系统，以满足会计信息使用者多样化的需求，满足我院科研管理发展的需求。 二、科研课题核算、管理的基本流程 研究院的科研课题分为纵向课题、横向课题、其他课题三类。每一类按课题分别在不同的 收入与支出科目核算，收入类总账科目为：拨入科研费、预收账款、其他业务收入；支出类总 账科目为：科研成本、技术成本、其他业务成本；每个课题的收入按科目、部门核算（三栏式 账簿），支出按科目、部门、项目核算（多栏式账簿）。 由上面会计核算可知，要想得知某一课题的收入与支出情况，在用友系统下，财会人员要 查询收入科目、支出科目及相应的辅助核算，至少要操作五步，才能得知该课题的基本情况。 基本流程如图1所示。 如果需查询纵向课题的二十七个费用明细项需到管理会计的项目管理中才可查询，而且每 年的数据在当年的账套中，其工作量之大可想而知。 为了解决用友系统在科研课题核算、管理中存在的上述问题，实时查询各课题的收入、支 出、结余情况及其他相关情况，必须将涉及科研课题核算的科目、辅助核算项目、代码通过接 口系统导出到“科研课题管理系统”，通过重新计算、分类汇总、多重关联等功能，实现科研课 题的集中核算与管理。 三、科研课题管理系统的构建原则 （一）从各系统接口导出、导入的数据正确可靠 系统基础数据来自用友系统，收入科目是按部门核算的，支出科目是按项目、部门核算的， 两者唯一的共同点是收入科目与支出项目中的课题号相同。由于用友系统对会计数据的采集、 编辑、加工都是通过编码进行的，只要编码不同就可视为不同的科目、不同的项目，实际操作 中难免出现同一课题号重复出现的情况。为此在系统的设计过程中，应保证数据的正确性、完 整性。 （二）确保系统稳定运行 系统的数据通过导出、导入、建立关联、进行分析计算等过程，最后导入凭证库，每个细 节紧密相连，环环相扣，若有一步出错，可能导致整个过程失败，出现数据错误，需要重新开 始。这就要求系统设计尽可能稳定可靠，保证多次的数据导入、导出不发生错误。 （三）操作简单、减少人工干预 在用友系统众多复杂核算的基础上利用基础数据构建满足我院要求的科研课题管理系统。 这就要求操作简单、方便、直观，避免操作人员对数据的修改，减少人工干预，保证数据的正 确性和有效性。 （四）多向交流功能 财务信息的传递和交流是一种双向、甚至多向交流模式，系统的报表数据应能够生成不同 类型的数据格式，根据使用者的不同分别生成SQL、VFP、ACCESS、EXCEL等数据格式，以 满足不同用户的需求。 （五）系统的可扩充性良好 系统的设计应层次分明，具有良好的可扩充性，以适应业务迅速发展、系统功能不断扩展 的要求。 四、科研课题管理系统的构建 作为研究院会计信息系统中不可缺少的辅助核算系统，实行主辅系统相结合的方式和构架， 既能适应日常会计核算的需要，又能满足管理者对各科研课题管理信息的需求，全面反映科研 课题的收入、支出基本情况。系统基本流程如图2所示。 （一）数据导出